Facility/Property management blog

A bérlők irodafenntartási feladatai

Egy iroda bérlőjének számos kötelezettsége van az ingatlan tulajdonosával szemben. Ezek a kötelezettségek általában a bérleti szerződésben kerülnek rögzítésre, és eltérhetnek az adott helyzet és a szabályzók szerint. Melyik az az öt létfontosságú irodafenntartási feladat, amelyeket a bérbeadó karbantartási kötelezettségei mellett a bérlők vállalhatnak a bérelt helyiségek minőségének megőrzése érdekében?

Valószínűleg örökre elmúlt az, hogy az irodai alkalmazottak heti öt napot a kijelölt asztaluknál dolgoznak, és minden megbeszélést konferenciateremben tartanak. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a vállalatok ne ismernék fel annak szükségességét, hogy időnként lemondjanak az online megbeszélésekről, és hetente néhányszor összehozzák az alkalmazottakat. Mivel sok cég már nem rendelkezik nagy irodai területekkel vagy épületekkel, a kisebb bérelt irodaterületek, tárgyalótermekkel kiegészítve népszerű választási lehetőséggé váltak. A vállalatok ingatlanokkal kapcsolatos döntései egyre szorosabban fonódnak össze a munkavállalókkal kapcsolatos stratégiával.

Míg a COVID-19 világjárvány véget ért, a tisztaság és az egészség(esség) iránti fokozott tudatosság megmaradt. Ez azt jelenti, hogy az irodaterület kiváló állapotának megőrzése – függetlenül attól, hogy a vállalatnak a tulajdonában van-e vagy bérelt terület – elengedhetetlen. Az irodahelyiségek karbantartása többről szól, mint a kukák kiürítése és a világítás lekapcsolása, amikor az alkalmazottak este hazamennek. Például a szőnyegápolás és a „szagszabályozás” jelentősen hozzájárul a tiszta, kellemes munkaterülethez. A bérbeadó karbantartási kötelezettségei mellett a bérlők öt létfontosságú irodafenntartási feladatot vállalhatnak a bérelt helyiségek minőségének megőrzése érdekében – erről szól a Cmmonline.com egyik augusztusi 2-i cikke. A továbbiakban erre az írásra alapozva, de annál szélesebb horizonton vizsgáljuk át ezt a kérdéskört.

A bérlők irodafenntartási feladatai a bérelt helyiségek minőségének megőrzése érdekében:

1. A tiszta és biztonságos környezete biztosítása.
2. Az összes építési és elhelyezési szabály betartása.
3. A felelősség megértése.
4. Az ólomalapú festékek lehetséges veszélyeinek kezelése.
5. Az ingatlan tiszteletben tartása.

Ezeket a tulajdonosok és a property managerek akár elvárásként is fogalmazhatják meg a (leendő) bérlőikkel szemben. De nézzük meg ezeket közelebbről! 

1. A tiszta és biztonságos környezete biztosítása

A tiszta és biztonságos környezet a jól karbantartott iroda alapja. Ennek elérése érdekében haladéktalanul gondoskodni kell a keletkező szemétről, ügyelni az általános tisztaságra, hogy megakadályozza a kártevők elszaporodását. Rendszeresen ellenőrizni kell a teret potenciális veszélyek, például meglazult kábelek, zsúfolt járdák és elzárt kijáratok szempontjából. Előnyben kell részesíteni a kemény padlók és a szőnyegek gondozását azáltal, hogy a törmeléktől mentesen tartja őket, és azonnal kezeli a foltokat vagy, ha valami kiömlik. A tisztaság fenntartása azonban túlmutat a látszaton; magában foglalja a hatékony „szagszabályozást” is. A kellemetlen szagok nemcsak megzavarják az alkalmazottakat, hanem a látogatókban is negatív benyomást keltenek.

A szagok elleni küzdelem érdekében rendszeresen szellőztesse ki a munkaterületet, és haladéktalanul dobja ki a hulladékot, hogy elkerülje a tartós szagok kialakulását! Kerülje továbbá az olyan tevékenységeket, amelyek erős szagokat okozhatnak, mint például a csípős ételek főzése az irodában vagy az erősen illatosított tisztítószerek használata!

A biztonsági intézkedések ugyanolyan fontosak: alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy a vészkijáratok mindig hozzáférhetőek legyenek, és soha ne manipulálják a szén-dioxid- vagy füstérzékelőket. Mindig megfelelően tartsa karban ezeket az életmentő berendezéseket, például az elemek rendszeres tesztelésével és cseréjével! 

2. Az összes építési és elhelyezési szabály betartása

A bérelt irodaterületek kezelésének kötelező része az építési és más szabályzatok betartása. Minden ország és város rendelkezik építési szabályzattal, amely biztosítja a helyiséget használók biztonságát és jóllétét. Ezek az előírások jellemzően a különféle épületelemekre vonatkoznak, a tűzbiztonsági intézkedésektől a víz- és elektromos rendszerekig. Ismerkedjen meg ezekkel az előírásokkal, hogy mindenkor biztosítani tudja az azoknak való megfelelőséget! A tudatlanság vagy hanyagság ezekben az ügyekben tetemes bírságokhoz vagy akár jogi lépésekhez is vezethet. Fontos a bérlőt és a feladatot terhelő feladatok pontos, előre, lehetőség szerint írásban történő meghatározása. Természetesen a gyakorlatban előfordulhat, hogy a legkörültekintőbb előkészítés ellenére egyes dolgok kimaradnak a megállapodásból. 

3. A felelősség megértése

A bérleti szerződés megkötésekor mind a bérbeadónak, mind a bérlőnek felelőssége van a karbantartással és a javítással kapcsolatban. Ezek a felelősségek gyakran szerepelnek a bérleti szerződésben, és létfontosságú szerepet játszanak a jól karbantartott munkaterület biztosításában.

Általánosságban elmondhatjuk, hogy a bérlő felelős

– az ingatlanon belüli tárgyak szokásos javításáért

– az ingatlan belsejének karbantartásáért.

Minél kevesebb bérlő van egy kereskedelmi ingatlanban, annál valószínűbb, hogy a bérlők veszik át a kulcsfontosságú feladatokat. Azokban az épületekben, amelyekben nagyszámú bérlő van, valószínűbb, hogy a tulajdonos/üzemeltető megtartja az olyan feladatokat, mint a rendszerkarbantartás, a takarítás és a külső épületkezelés.

A legfontosabb tanács, amit adhatunk, ha kereskedelmi ingatlan bérbeadásán gondolkodik, az az, hogy legyen egy jó ügyvédje, olyan, aki jól ismeri a bérleti tárgyalások kényesebb pontjait, a kereskedelmi ingatlanokat és a bérbeadó és bérlő viszonyát szabályozó összes jogszabályt.

Jó, ha egy bérleti szerződés tartalmazza az alábbiakat:

– A bérbeadó felelős azért a takarításért és javításokért, amelyek nem kapcsolódnak a bérlő helyiséghasználatához, beleértve a főbb szerkezeti vonatkozásokat és az épületrendszereket.

– A bérlők általában kötelesek a bérelt helyiségeiket tisztán és rendben tartani, és az általuk okozott nem szerkezeti problémákat kijavítani.

– A bérlőknek tilos olyan cselekményeket végezni, amelyekkel szándékos kárt okoznak vagy zavarják a többi bérlőt.

– A bérbeadók általában a főbb épületrendszerek karbantartását végzik, míg a bérlők felelősek a nem szerkezeti elemekért, például a szőnyegekért, a világításért és a berendezési tárgyakért.

– Bár a bérlők tárgyalhatnak a karbantartással és javítással kapcsolatos felelősségekről, mérlegelniük kell saját képességeiket, valamint az esetleges költségeket és kockázatokat, mielőtt további feladatokat vállalnának.

– A bérleti idő lejártakor a bérbeadók megvizsgálhatják az ingatlant, felvehetnek egy jegyzőkönyvet, amely felvázolja a szükséges javításokat.

A rendszeres ellenőrzések és a megelőző karbantartás minimálisra csökkenti a nagyobb javítások szükségességét. Javasolt a proaktív megközelítés – érdemes megvizsgálni a helyiségeket a lehetséges problémák feltárása érdekében. Megéri dokumentálni az összes elvégzett karbantartási munkát, amellyel például a „kellő gondosság” is bizonyítható. 

4. Az ólomalapú festékek lehetséges veszélyeinek kezelése

A régebbi épületek falai ólomalapú festéket tartalmazhatnak. Ez jelentős egészségügyi kockázatot jelent, különösen olyan karbantartási feladatok során, amelyek során ólompor vagy -forgács szabadul fel. Amennyiben azt gyanítja, hogy a bérelt épület ólomtartalmú festéket tartalmazhat, értesítse a tulajdonost, és kérjen engedélyt, mielőtt bármilyen karbantartási vagy javítási munkát elkezdene. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy szakcéget kell megbíznia az ilyen feladatok elvégzésével. A bérbeadón kívül a bérlő is felelős a biztonságos munkakörnyezet fenntartásáért.

Egy 2022 februári cikk egyenesen azt tanácsolja, hogy a leendő bérlő végeztesse el az ingatlan egészségügyi és biztonsági kockázatának felmérését, hogy azonosítsa és eltávolítsa (vagy kereskedelmi bérleti szerződésétől függően kérje meg a bérbeadót, hogy távolítsa el) a munkahelyen a tűzzel, gázzal, elektromos árammal vagy azbeszttel (stb.) kapcsolatos veszélyeket. 

5. Az ingatlan tiszteletben tartása

A bérlő felelőssége, hogy a bérelt helyiséget jó állapotban tartsa. Az ingatlan tiszteletben tartása és a karbantartás proaktív megközelítése elősegítheti a harmonikus kapcsolatot a tulajdonossal, és biztonságos, egészséges és kényelmes munkaterületet biztosíthat mindenki számára. A tisztaság megőrzése érdekében rendszeresen porolja le és tisztítsa meg az irodai felületeket, beleértve a padlót is, azonnal dobja ki a hulladékot, és használjon enyhe illatú tisztítószereket! A szivárgások azonnali megszüntetésével és a megfelelő szellőzés biztosításával akadályozza meg a penészgomba növekedését! El tudja kerülni a normál kopáson túli károsodást, ha például a nehéz bútorok alatt védőszőnyeget használ, és általánosságban is óvatosan kezeli az irodai berendezéseket.

A Realista.ingatlan.com egyik cikke szerint a bérlő cégek egyre inkább olyan módszereket keresnek, amelyek segítségével az alkalmazottak szívesen jönnek be a munkahelyükre, hiszen így felértékelődhet a személyes kapcsolattartás, illetve a minőségi munka mellett minőségi szabadidős tevékenységre is lehetőség nyílik, így például játszhatnak, főzhetnek, rendezvényeket szervezhetnek stb. Itt kapcsolódnak egymáshoz a bérlők, illetve az épülettulajdonosok és az üzemeltetők, hiszen utóbbiak igyekeznek segíteni abban, hogy növeljék az alkalmazottak elkötelezettségét és megtartását, másrészt, hogy a piacon megőrizzék az ingatlan versenyképességét és értékét.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. augusztus 15.

Office maintenance responsibilities of tenants

The tenant of an office has a number of obligations towards the owner of the property. These obligations are usually set out in the lease agreement and may vary according to the situation and the regulations. In addition to the landlord’s maintenance obligations, what are five vital office maintenance responsibilities that tenants can take on to maintain the quality of the leased premises?