Facility/Property management blog

 

A beszerzés jövője

Az elmúlt években a beszerzés back-office funkcióból stratégiai hajtóerővé vált. Ahogy a globális ellátási láncok egyre összetettebbé válnak, és a vállalkozások nagyobb hatékonyságra, fenntarthatóságra és agilitásra törekszenek, a beszerzés jövője még drámaibb változás előtt áll. A technológiai innovációk, az adatvezérelt felismerések és a prioritások megváltozása átformálja a szervezetek beszerzési és beszállítói kapcsolatainak kezelését. Mindez kihatással van a facility management szolgáltatások (minőségalapú) beszerzésére is.

Az elmúlt időszak kétségtelenül legjelentősebb, a facility management témaköréhez is részben kapcsolódó eseménye a dunai árvíz, illetve az azt követő takarítás és fertőtlenítés volt. Indokolt lenne tehát, hogy a mostani blogbejegyzésünket ennek a témának szenteljük. Ugyanakkor majdnem pontosan egy évvel ezelőtt már foglalkoztunk a természeti katasztrófák property managementjével, s úgy éreztük, nem sok új ismerettel tudnánk szolgálni ebben a témában. Viszont szeptember 26-án a Workplaceinsight.net-en megjelent egy érdekes szakmai cikk a beszerzés (procurement) jövőjéről, amelynek szerzője azokra a trendekre, technológiákra és stratégiákra összpontosít, amelyek az elkövetkező években meghatározzák ezt a kritikus üzleti funkciót. Úgy véljük, időszerű főként erre az írásra alapozva, de a horizontot kitágítva nekünk is górcső alá venni ezt a területet.

Beszerzés

Azt a folyamatot amivel a vállalati logisztika általában foglalkozik három részre oszthatjuk: beszerzési-, termelési-, és értékesítési logisztika. A beszerzés fogalmára rákeresve a Google első találatként a Boxy Blog meghatározását tünteti fel:

„A beszerzés a termelési és értékesítési folyamatokhoz szükséges anyagok, termékek és szolgáltatások megvásárlása, a fogalom magában foglalja az ehhez szükséges elemzési, szervezési és tervezési folyamatokat is. Tágabb értelemben minden olyan kiadást jelentő vásárlási tétel, ami hozzájárul a vállalkozás működéséhez.”

Egy átlagos iparvállalat bevételének 55%-85%-át költi ezekre, így e feladat minél gazdaságosabb és megbízhatóbb ellátása létkérdés.

A beszerző feladatai közé tartozik a beszállítók felkutatása, minősítése, versenyeztetése és értékelése.

A beszerzés nemzetközi trendjei

1. A digitális beszerzés felemelkedése

A beszerzés jövőjét alakító egyik legjelentősebb trend a digitális átalakulás. A hagyományos beszerzési folyamatokat, amelyek gyakran kézi vezérlésűek és időigényesek voltak, automatizált, digitális megoldások váltják fel. Az olyan technológiák, mint a mesterséges intelligencia (MI), a gépi tanulás, a robotizált folyamatautomatizálás (RPA) racionalizálják a beszerzési munkafolyamatokat, növelik az átláthatóságot és javítják a döntéshozatalt.

Az MI és a folyamatok összehangolása átalakítja a beszerzést azáltal, hogy egyszerűsíti az összetett feladatokat és javítja az általános hatékonyságot. Az MI kiküszöbölheti az olyan időigényes manuális munkát, mint a jóváhagyások kezelése, az érdekelt felek üldözése és a komplex rendszerekben való navigálás. A mesterséges intelligenciával támogatott eszközrendszer használata lehetővé teszi a beszerzők számára a rendszerek egységesítését, a rutinfeladatok automatizálását és az együttműködés megkönnyítését. Ez gyorsabb ciklusidőket, jobb folyamatátvételt és több időt eredményez a nagy értékű stratégiai munkára, ami végső soron a beszerzést kulcsfontosságú „üzleti partnerként” pozícionálja.

E digitális átalakulás kulcsfontosságú területei:

– A rutinfeladatok automatizálása: ezáltal a beszerzési szakemberek a stratégiai kezdeményezésekre összpontosíthatnak.

– MI által vezérelt betekintés: az MI hatalmas mennyiségű adatot képes elemezni a trendek azonosítása, a kereslet előrejelzése és a kockázatok értékelése érdekében, ami megalapozottabb döntéshozatalt tesz lehetővé.

Hatása:

A digitális technológiák bevezetése gyorsabb beszerzési ciklusokat, kevesebb hibát és jelentős költségmegtakarítást eredményez. A beszerzési szakembereknek alkalmazkodniuk kell az új eszközökhöz és készségekhez, például az adatelemzéshez és az MI-alapú döntéshozatalhoz, hogy versenyképesek maradjanak.

2. Adatvezérelt döntéshozatal

A különböző csatornákon – szállítói adatok, piaci trendek és teljesítményelemzés – keresztül elérhető hatalmas mennyiségű adatnak köszönhetően a beszerzési csapatoknak lehetőségük van/lesz arra, hogy stratégiai döntéseket hozzanak. A fejlett analitikai eszközök lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy a nyers adatokból használható meglátásokat alakítsanak ki, optimalizálva a beszerzési stratégiákat a költségcsökkentés, a kockázatkezelés és a beszállítói teljesítmény érdekében.

Hogyan hatnak az adatok a beszerzésre?

– Beszállítói kapcsolatok kezelése: Az adatelemzés segíthet a beszerzési csapatoknak értékelni a beszállítók teljesítményét, azonosítani a kulcsfontosságú fejlesztési területeket és elősegíteni az erősebb, együttműködőbb kapcsolatokat.

– Kockázatcsökkentés: A prediktív analitika előre jelezheti a lehetséges ellátási lánc zavarokat, lehetővé téve a szervezetek számára, hogy proaktívan kezeljék az olyan kockázatokat, mint a beszállítói csődök, a geopolitikai instabilitás vagy a természeti katasztrófák.

– Költségoptimalizálás: A beszerzési minták és a piaci trendek elemzésével a beszerzési szakemberek jobb szerződésekről tárgyalhatnak, csökkenthetik a szokatlan (maverick) kiadásokat, és biztosíthatják a költségmegtakarítást az egész vállalaton belül.

Hatása:

Az adatok hasznosításának és elemzésének képessége kulcsfontosságú lesz a beszerzés jövője szempontjából. Azok a szervezetek, amelyek az adatokat felhasználják a döntések meghozatalához, rugalmasabb és költséghatékonyabb ellátási láncokat lesznek képesek kiépíteni.

3. Fenntarthatóság és etikus beszerzés

Mivel a fogyasztók, a befektetők és a szabályozó hatóságok egyre inkább a fenntarthatóságot helyezik előtérbe, a beszerzőknek igazodniuk kell a vállalati társadalmi felelősségvállalás (CSR), valamint a környezetvédelmi, társadalmi és irányítási (ESG) célokhoz. Ez az elmozdulás azt jelenti, hogy a beszerzés központi szerepet fog játszani annak biztosításában, hogy a vállalkozások az árukat és szolgáltatásokat környezetileg és etikailag felelős beszállítóktól szerezzék be.

A legfontosabb területek:

– Fenntartható beszerzés: A beszerzőknek biztosítaniuk kell, hogy a beszállítók környezetbarát gyakorlatokat kövessenek, például csökkentsék a szén-dioxid-kibocsátást és minimalizálják a hulladék mennyiségét.

– Etikus munkaügyi gyakorlatok: Prioritássá válik annak biztosítása, hogy a beszállítók betartsák a munkaügyi törvényeket, megakadályozzák az emberi jogokkal való visszaéléseket és elősegítsék a tisztességes munkakörülményeket.

– Körforgásos gazdaság: A beszerzés egyre inkább az újrahasznosítható, újrafelhasználható vagy újrahasznosított termékek beszerzésére fog összpontosítani, hozzájárulva ezzel a „körforgásosabb” gazdasághoz.

Hatása:

A fenntarthatóság többé nem lesz opcionális a beszerzők számára. Ahhoz, hogy versenyképesek és megfelelőek maradjanak, a szakembereknek a beszerzési stratégiáikban az etikus és fenntartható gyakorlatokat kell előtérbe helyezniük.

4. Beszállítói együttműködés és innováció

A jövőben a beszerzés a tranzakciós funkcióból az együttműködésre és az innovációra összpontosító funkcióvá válik. Ahelyett, hogy egyszerűen csak irányítanák a beszállítókat, a beszerzők szorosabban együttműködnek majd velük az értékteremtés és az innováció ösztönzése érdekében. Ez a váltás új megközelítést igényel a beszállítói kapcsolatokban, amely a bizalmat, az átláthatóságot és a kölcsönös előnyöket hangsúlyozza.

Kulcsfontosságú változások:

– Beszállítói együttműködés: Ahelyett, hogy a beszállítókat csak beszállítóknak tekintenék, a beszerzők partnerként kezelik majd őket az innovációban. Ez az együttműködés új termékek kifejlesztéséhez, jobb folyamatokhoz és közös hatékonysághoz vezethet.

– Hosszú távú kapcsolatok: A beszerzés a beszállítókkal való hosszú távú, stratégiai partnerségek kialakítására fog összpontosítani, biztosítva, hogy mindkét fél együtt tudjon innoválni és növekedni.

– Innovációs központok: Egyes szervezetek innovációs központokat vagy programokat hozhatnak létre, ahol a beszerzési csapatok és a beszállítók együttműködnek a kutatás és fejlesztés terén, így gyorsabban jutnak piacra élvonalbeli termékek és szolgáltatások.

Hatása:

A beszállítókkal való együttműködés versenyelőnnyé válik, lehetővé téve a szervezetek számára az innovációt, a piaci változásokhoz való alkalmazkodást és a vevők számára nagyobb értéket nyújtva.

5. A beszerzés stratégiai szerepe

A beszerzés fejlődése során a szervezeten belüli szerepe egyre inkább stratégiai jellegűvé válik. Ahelyett, hogy költségtakarékossági funkcióként tekintenének rá, a beszerzés egyre inkább hozzá fog járulni a vállalat növekedéséhez, az innovációhoz és a rugalmassághoz. Ez az eltolódás megköveteli, hogy a beszerzési szakemberek új készségeket és képességeket fejlesszenek ki, mint például a stratégiai gondolkodás, a funkcióközi együttműködés és a vezetés.

A stratégiai fókusz kulcsfontosságú területei:

– A beszerzés mint értékteremtő: A beszerzés a költségcsökkentésen túl az innováció, a kockázatkezelés és a fenntarthatóság révén értéket teremt.

– Funkcióközi együttműködés: A beszerzők szorosabban együttműködnek más részlegekkel, például a K+F, a marketing és a pénzügyekkel, hogy a beszerzési stratégiákat összehangolják a szélesebb körű üzleti célkitűzésekkel.

– Vezetés és befolyásolás: A beszerzési vezetőknek befolyásolniuk kell a kulcsfontosságú érdekelt feleket (stakeholdereket), és hozzá kell járulniuk a vezetői szintű stratégiai döntéshozatalhoz.

Hatása:

A beszerzés stratégiai felemelése nagyobb befolyást eredményez a szervezeteken belül, lehetővé téve a beszerzési szakemberek számára, hogy az innováció, az ellenálló képesség és a fenntarthatóság révén előmozdítsák az üzleti sikert.

Facility management szolgáltatások beszerzése

A létesítménygazdálkodásban a beszerzés az a stratégiai folyamat, amelyen keresztül a vezetőség kiválasztja és megvásárolja az épület (vagy épületek) hatékony üzemeltetéséhez és karbantartásához szükséges árukat és szolgáltatásokat. E folyamat célja, hogy a létesítménygazdák olyan szolgáltatót (vagy szolgáltatókat) válasszanak, amely(ek) megbízhatóan, meghatározott ideig, ésszerű áron és kedvező feltételekkel képes(ek) kielégíteni igényeiket.

E cél eléréséhez a facility managementnek alaposan meg kell értenie, hogy mit kell megvalósítania, és hogy a lehetséges szolgáltatások milyen sajátosságokkal rendelkeznek. Ennek megértése teszi lehetővé teszi, hogy megalapozottabb döntést hozzanak a szolgáltatók kiválasztásakor.

A CBRE 2024 januárjában tette közzé „Facilities Management Procurement Perspectives” (kb. Létesítménygazdálkodással kapcsolatos beszerzési kilátások) című jelentését, amelyet azért dolgoztak ki, hogy betöltsék az FM-beszerzéssel kapcsolatos ismeretbeli hiányosságokat. Több mint 40 szervezet ágazati szakértőit kértek meg, hogy adjanak véleményt a kritikus témákról, amelyek az ágazatokban a legfontosabbak: a kockázat, a gazdasági stabilitás és az infláció. Az ő nézőpontjaikból megismerhetjük a létesítménygazdálkodási beszerzést napjainkban alakító legfontosabb kihívásokat és stratégiai válaszokat. Néhány a kérdések és a legjellemzőbb válaszok közül

1. Mi a három legfontosabb FM-beszerzési kockázat az Ön vállalatánál?: Az ellátási lánc zavarai (29%), Infláció (22%), Munkaerőhiány (21)
2. Mi az elsődleges stratégiája a beszállítói pénzügyi stabilitási kockázatok kezelésére?: A A beszállítók pénzügyi állapotára vonatkozó adatok fokozott láthatósága (30%), További beszállítói pénzügyi szűrés (27%), Új irányítási modell létrehozása (20%).
3. Tekintettel az olyan tényezőkre, mint a hivatalba való visszatérés tervezése és az infláció, milyen mértékben módosította az Ön szervezete a 2023-as FM működési költségvetését?: Enyhén növeli (35%), Évről évre szinten tartja (29%), Jelentősen csökkenti (12%)
4. Milyen stratégiákat alkalmaztak vagy alkalmaznak jelenleg a költségek növekedésének mérséklésére?: Kompetitív beszerzés vagy közvetlen tárgyalások (20%), Szolgáltatás-szintű optimalizálás (15%), Alternatív termékek vagy szolgáltatások (12%)

A facility management szolgáltatások beszerzésével kapcsolatban a Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) egy 62 oldalas dokumentumot (.pdf) jelentetett meg 2020 végén „Procurement of facility management” címen. Szabványuk a létesítménygazdálkodási (FM) beszerzési folyamatban részt vevő szakembereknek szól. Ide tartoznak a property managerek, a vagyonkezelési igazgatók, az FM-vezetők, a tanácsadók, a bérbeadó nevében eljáró, RICS által szabályozott cégek és az alvállalkozóktól szolgáltatásokat beszerző FM-szállítók, de az FM-szolgáltatásokat nyújtó és a házon belüli csapatokat irányítók is hasznosnak találhatják a tartalom egy részét. Méltán tart igényt a szakemberek figyelmére!

A témakör tárgyalásakor nem lehet figyelmen kívül hagyni Az Európai Tisztítóipari Szövetség ajánlásait a takarítási szolgáltatások beszerzésére. A BIG-HAUSE Kft. honlapjának minden egyes oldaláról elérhető dokumentum javasolja a beszerzőknek, hogy a pályázat kidolgozásától a szerződés odaítéléséig minőségi szolgáltatásokat válasszanak, valamint, hogy kövessék azokat a leginkább releváns alapelveket, amelyeket a Selecting Best Value Guide (Útmutató a legjobb érték kiválasztásához) és az EFCI-tagok konkrét ajánlásaiból vettek át.

Összefoglalásként megállapíthatjuk, hogy a digitális technológiák, az adatvezérelt döntéshozatal, a fenntarthatóság és a beszállítói együttműködés várhatóan át fogja formálni a beszerzést, az e területen dolgozó szakembereknek alkalmazkodniuk kell, és új készségeket és stratégiákat kell elsajátítaniuk. Ezzel nemcsak a beszerzési folyamatokat optimalizálják, hanem hozzájárulnak szervezetük hosszú távú sikeréhez is. A beszerzés már nem csupán a legjobb alku megkötéséről szól, hanem arról is, hogy a beszerzők rugalmas, etikus és innovatív ellátási láncokat építsenek ki, amelyek az egész vállalatot mozdítják elő. És akkor még a beszerzések egyik speciális formáját a közbeszerzéseket meg sem említettük.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2024. október 1.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

The future of procurement

In recent years, procurement has evolved from a back-office function to a strategic driver. As global supply chains become more complex and businesses strive for greater efficiency, sustainability and agility, the future of procurement is set to change even more dramatically. Technological innovations, data-driven insights and changing priorities will transform the way organisations manage their sourcing and supplier relationships. This has implications for the (quality-based) procurement of facility management services.