Facility/Property management blog

    

A létesítménygazdák kötéltánca a változó munkahelyi környezetben

A létesítménygazdáknak egyensúlyt kell teremteniük a helyiségek területkihasználásával a változó munkavállalói munkavégzési szokások közepette. Az adatvezérelt döntéshozatal, a flexibilis munkahelyek létrehozása, a kollaboratív terek kialakítása, a technológiai fejlesztések és a fenntarthatóság mind hozzájárulnak az optimális területkihasználáshoz. A költségek, a munkavállalói elégedettség, a vállalati kultúra és a jogi követelmények figyelembevételével a létesítménygazdák hatékonyan alkalmazkodhatnak a modern munkakörnyezet kihívásaihoz. Ez a feladat azonban nem könnyű, a property- és a facility managereknek időnként valóságos kötéltáncot kell járniuk, hogy egyszerre feleljenek meg az új igényeknek és a tulajdonosok elvárásainak.

Pár nappal ezelőtt vált – néhány adatunk megadása után – a Facilities Management Journal egyik oldalán a „The great balancing act of the Facilities and Workplace Manager” (kb. A létesítmény- és munkahelyi menedzserek nagyszerű egyensúlyteremtése) című útmutató, amely saját bevallása szerint a sikerhez szükséges ismereteket és eszközöket nyújt, akár a kiszámíthatatlan kihasználtság-kezelésről, akár a fenntarthatóságra való törekvésről, akár az új munkamódszerekhez való alkalmazkodásról van szó.

A munkahelyi elemzésekre specializálódott Matrix Booking fehér könyve a következőkkel foglalkozik:

– A létesítménygazdák változó szerepe a hibrid munka világában.
– Hogyan optimalizálhatják az adatvezérelt stratégiák a munkaterület-használatot és javíthatják a hatékonyságot.
– Praktikus eszközök a munkavállalói igények és a szervezeti célok összehangolásához.

Nézzük át ezt a kérdést erre a 11 oldalas dokumentumra támaszkodva, de kicsit részletesebben! Úgy tűnik, hogy a létesítménygazdálkodásban dolgozók néhány évente új kihívások elé kerülnek. A fenntarthatóság egyre nagyobb hangsúlyozásától kezdve a távoli- és hibrid munkamodellek felé történő gyors elmozdulásig ez egy olyan szerepkör, amely agilis és alkalmazkodó munkaterületi stratégiákat követel meg.

A rugalmas munkamegosztásra való törekvés lehetőségeket és kihívásokat is jelent a létesítmények és a munkahelyek vezetői számára. Sok helyen a vezetők az irodába való visszatérést szorgalmazzák, a személyes interakciók értékére és a vállalati kultúra kialakításában betöltött szerepére hivatkozva. Ez a dinamika egy kényes egyensúlyozás középpontjába helyezte a létesítménygazdákat. A Facilities Management Journal egy másik cikke szerint a hibrid modell az FM-szakemberek számára olyan összetett kihívások kezelését jelenti, amelyekkel egyedül nem képesek és nem is lehetséges megbirkózni. A HR-rel, az IT-vel és a pénzügyekkel való együttműködés csak a kezdet. A rugalmas munkavégzés és az ehhez szükséges munkahelyi átalakítás a részlegeken átívelő partnerséget igényel, az üzemeltetéstől a beszerzésig és azon túl. Az FM-szakembereknek alkalmazkodóképesnek kell maradniuk, hogy az érdekeltek széles körével együtt tudjanak dolgozni az emberek és a helyek kezelésének összetett problémái között.

Különösen így van ez – mint egy kutatásból kiderült – akkor, amikor a vállalatok több mint 70%-a számolt be arról, hogy a hibrid munkamodellek miatt felesleges irodaterületekkel rendelkeznek. Az üres asztalok és a kihasználatlan helyiségek nem csupán helypazarlást jelentenek, hanem a pénzügyi eredményt is rontják.

Felmerül a kérdés: Hogyan tudják a létesítmények és a munkahelyek vezetői hatékonyan kezelni a tereket, hogy a különböző munkastílusoknak – a teljesen távoli munkavégzéstől a hibrideken át az irodai munkavégzésig – megfeleljenek, miközben a szervezeti célokhoz is igazodnak?

Kötéltánc a változó munkahelyen

A hibrid munka térhódítása dinamikus terekké változtatta, változtatja az irodai környezetet, a vezetők pedig változó munkamódszerekkel és a munkavállalók és a szervezetek növekvő elvárásaival kell, hogy megbirkózzanak. Mivel a munkavállalók egyre inkább és egyre több helyen maguk választják meg, hogy mikor és hogyan dolgozzanak, egyre gyakoribbá váltak a tervezett és a tényleges munkaterület-használat közötti eltérések. A facility managerek azzal szembesülnek, hogy egymással versengő igények között kell egyensúlyozniuk: a szervezetek az irodába való visszatérést szorgalmazzák, a munkavállalók pedig ellenállnak, nagyobb rugalmasságot és jobb munkahelyi élményt keresnek.

A Verdantix egyik 2022-es felmérésének eredményei tovább erősítik ezeket a feszültségeket, mivel a vállalati létesítményekkel és az ingatlantechnológiával kapcsolatosan döntést hozók 23%-a az ingatlanköltségek csökkentését jelölte meg elsődleges prioritásként, amit szorosan követ a bent tartózkodók jóllétének javítása 22%-kal.

Ez a változó dinamika kiszámíthatatlan irodakihasználtsághoz vezet, ahol a terek egyik nap csendesek, másnap pedig túlzsúfoltak lehetnek. Az, hogy nem világos, hogy ki lesz az irodában egy adott napon, még nehezebbé teszi az erőforrások elosztását, ami gyakran a helyiségek nem hatékony kihasználásához vezet. Ha ezt olyan trendekkel kombináljuk, mint a „coffee badging” – amikor az alkalmazottak rövid időre, egy kávé elfogyasztása erejéig ellátogatnak az irodába, hogy teljesítsék a bent tartózkodási elvárásokat, mielőtt hazamennek, hogy távolról dolgozzanak – tovább bonyolítja a kérdést.

Ilyenkor a jelenlét-követő eszközökre, például a kártyaszkennelésre való hagyatkozás nem nyújt valódi betekintést az alkalmazottak elkötelezettségébe vagy a helyiségek optimalizálásába, így a property- és a facility managerek csak találgatnak a tényleges helyiséghasználatról. A létesítmények és a munkahelyek vezetői ezért kényes helyzetben vannak. Megbízható adatok nélkül szinte lehetetlen feladattá válik annak megértése, hogy nem csak az irodában tartózkodók száma, hanem az is, hogy mennyi ideig tartózkodnak az irodában, és hogyan használják ténylegesen a helyiségeket. Ráadásul az emelkedő kamatlábak és irodabérleti díjak miatt sok vállalat kénytelen megfontolni a tervezett korszerűsítések és karbantartások elhalasztását, ami nagyobb szervezeti kockázathoz vezethet.

Emellett a fenntarthatóságra vonatkozó előírások és belső igények tovább bonyolítják ezt a szerepet, mivel a vállalatok kevesebb mint egyharmada tudja, hogy mennyire energiahatékonyak az irodái. Ez a tudáshiány kiemeli, hogy sürgősen szükség van „előrejelző” ismeretekre, hogy a cégek optimalizálni tudják a helyiségeket és csökkenteni tudják a pazarlást.

E kihívások hagyományos irodavezetési módszerekkel történő kezelése gyakran nem felel meg a mai munkamódszerek árnyalatainak. Ahhoz, hogy sikeres legyen a kötéltáncuk, a managereknek megfelelő eszközökre és stratégiákra van szükségük, amelyek segítenek nekik az erőforrások hatékony kezelésében és a munkahelyek változó igényeihez való alkalmazkodásban.

Adatok: támaszok a kiegyensúlyozatlanság idején

A sokféle munkastílus sikeres kezelésének és a munkahelyi kihívások kezelésének kulcsa az adat. A Jones Lang LaSalle (JLL) egyik elemzése szerint a válaszadó szervezetek 87%-a valamilyen hibrid munkamodellel dolgozik. A JLL a 2024-es globális helyfoglalás-tervezési összehasonlító jelentés összeállítása során több mint 85 szervezet adatait gyűjtötte össze, amelyek világszerte 12 iparágban közel 625 millió négyzetmétert képviselnek. A felmérésben résztvevők közel 50%-a szándékozik kiterjeszteni hibrid munkamódszerét a következő három évben. A jelentés szerint a hibrid programok mögött meghúzódó motivációk eltérőek lehetnek, a helykihasználás optimalizálásától (a válaszadók 79%-a) a munkavállalói élmény javításáig (60%) vagy a megváltozott munkastílusok támogatásáig (59%). A JLL kutatása azt is megállapította, hogy egyre több vállalat használja ki az adatokat a munkahelytervezéshez: a vállalatok 77%-a követi a kihasználtsági adatokat, szemben a 2017-es 55%-kal és a 2022-es 67%-kal.

A Verdantix egy másik, tavaly novemberben megjelent jelentése szerint pedig az EMEA-régióban (Európa, Közel-Kelet és Afrika) a szervezetek 35%-a helyezte előtérbe – a létesítményeket és a munkahelyi folyamatokat támogató kereskedelmi szoftverek használata révén – helykihasználás nyomon követését, 40%-uk pedig a helytervezésre összpontosít a változó munkahelyi igényekhez való alkalmazkodás érdekében. Ez jól mutatja az adatvezérelt stratégiák és eszközök növekvő jelentőségét az ingadozó kihasználtsági szintek kezelésében.

Amikor a vállalatok elemzik az irodai foglalásokból vagy bejelentkezésekből gyűjtött múltbeli adatokat, a foglaltsági érzékelők információival párosítva, akkor a „múltbeli képet” kapnak arról, hogyan használták a helyiségeket. Ezek az adatok megmutatják, hogy mely területek népszerűek a nap bizonyos időszakaiban, és melyek alulhasznosítottak, segítve a vezetőket a helykihelyezés optimalizálásában és a görbe ellaposításában. Azáltal, hogy azonosítják, mely munkaterületek vannak rendszeresen lefoglalva, és melyek azok, amelyek gyakran üresek, a létesítményekkel foglalkozók a jobb hatékonyság érdekében módosíthatják az elrendezést vagy átrendezhetik a területeket.

Ugyanakkor ezek a „történelmi adatok” önmagukban már nem elegendőek. A valós idejű adatok „jelenbeli képet” nyújtanak, amely segít a vezetőknek az azonnali igények kezelésében. Ezek a valós idejű ismeretek feltárhatják a javításra és hatékonyságra alkalmas területeket. Például az alulhasznosított helyiségeket ideiglenesen be lehet zárni, ami energiamegtakarítást eredményezhet. Hasonlóképpen, egy üres helyiség, amely máshol nagy kereslet ellenére üresen áll, olyan problémákat jelezhet, mint a túlzott zaj, ami arra utal, hogy hangszigetelésre vagy a terület átalakítására van szükség a helyiség használhatóbbá tétele érdekében.

Előrejelzés

A helyiséghasználaton túlmenően további rendszerek és eszközök is integrálhatók a munkavállalói élmény fokozása érdekében. Ilyenek például a környezeti érzékelők. Ezek a szenzorok valós idejű használati jelentéseket nyújtanak arról, hogy mit és hol használnak. Ezen információk birtokában a tágabb erőforrások, például a világítás vagy a fűtés kezelése csak akkor alkalmazandók, amikor szükség van azokra, ezáltal is csökkentve a költségeket és olyan adaptív környezetet teremtve, amely mindenki számára megfelelő.

A foglaltságérzékelő technológiák már régóta segítenek a szervezeteknek pénzt megtakarítani, valamint csökkenteni az energiafelhasználást és a szén-dioxid-kibocsátást. A legelterjedtebb alkalmazás a világítás, amikor a foglaltságérzékelők kikapcsolják a lámpákat, amikor senki sincs jelen. Számos épületautomatizálási rendszer (BAS) kevesebb energiával tudja fenntartani a megfelelő komfort- és hatékonysági szintet, ha pontos információval rendelkezik arról, hogy vannak-e és hányan tartózkodnak a kiszolgált területen. A Guidehouse Insights egyik jelentése szerint a foglaltságérzékelők piaca a 2024-es 6,6 milliárd dollárról 2033-ra várhatóan 10,9 milliárd dollárra nő, 5,7 százalékos összetett éves növekedési ráta (CAGR) mellett.

A predikció lehetővé teszi a vezetők számára, hogy előre lássák a jövőbeli munkaterületi trendeket, miközben biztosítják, hogy a terek egyszerre legyenek funkcionálisak és hatékonyak. Ha például az adatok azt jelzik, hogy a hét bizonyos napjain megnő az irodai látogatottság, a vezetők felkészülhetnek, s további tárgyalótermek megnyitásával vagy a takarítási ütemtervek módosításával tudnak igazodni a „nagyobb kereslethez”.

Az előrejelzési adatok továbbá támogatják a stratégiai döntéshozatalt is. Akár új munkahelyi irányelveket vizsgálnak a vállalatok, mint például a négynapos munkahét, akár irodai napokat írnak elő, akár a munkavállalók visszacsábításának módjait keresik, a munkahelyi trendek „jövőképével” a cégek a változások előtt járhatnak, optimalizálhatják az erőforrásokat és hosszú távú sikert tervezhetnek.

Végső soron az adatok és a használati szokások megértésével a létesítmények és a munkahelyek vezetői egyensúlyt teremthetnek a felszínes megfelelés helyett az értelmes irodai jelenlétet ösztönző irányelvek kialakítása között. Ami ennél is fontosabb, ez biztosítja számukra a szükséges ismereteket ahhoz, hogy sikeresen alkalmazkodjanak az esetlegesen bekövetkező változásokhoz.

A modern munkaterület-kezelő rendszerek tehát több mint egyszerű ütemezési eszközök, ezek a kulcsok a jól kezelt irodahelyiségek kialakításához. E rendszerek pontos adatainak felhasználásával a szervezetek olyan munkatereket tervezhetnek, amelyek elősegítik az együttműködést, miközben optimalizálják az erőforrásokat mind az alkalmazottak, mind pedig az eredmény szempontjából.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2025. január 21.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

Balancing facilities managers in a changing work environment

Facilities managers have to balance the use of space with the changing working patterns of employees. Data-driven decision-making, flexible workspace creation, collaborative spaces, technological advances and sustainability all contribute to optimal space utilisation. By considering costs, employee satisfaction, corporate culture and legal requirements, facility managers can effectively adapt to the challenges of the modern working environment. However, this is not an easy task, and property and facility managers sometimes have to walk a tightrope to meet new demands and owners’ expectations.