Facility/Property management blog

   

     

Létesítménygazdálkodási szolgáltatások beszerzése

A beszerzési tevékenység – különösen a facility management szolgáltatások terén – gyorsan változó, komplex és stratégiai jelentőségű terület. A digitalizáció, a mesterséges intelligencia, a fenntarthatóság és a stakeholder-elvárások új készségeket és szemléletet követelnek meg. Magyarországon a beszerzési szakma előtt álló kihívások csak akkor kezelhetők, ha a beszerzők láthatóvá teszik értékteremtő szerepüket, és stratégiai partnerré válnak. A létesítménygazdálkodási szolgáltatások beszerzése ebben különösen fontos terep, hiszen itt a szolgáltatás minősége közvetlenül hat a munkakörnyezetre, a biztonságra és a fenntarthatóságra. 

A beszerzési tevékenység az elmúlt évtizedben jelentős átalakuláson ment keresztül, különösen a szolgáltatások – így a facility management – terén. A globalizáció, a digitalizáció, a fenntarthatósági elvárások és a mesterséges intelligencia térnyerése új kihívások elé állította a beszerzési szakmát. A létesítménygazdálkodási szolgáltatások beszerzése különösen érzékeny terület, hiszen közvetlen hatással van a munkakörnyezet minőségére, a dolgozók biztonságára és a vállalat működési hatékonyságára is. 

A 21. század második és harmadik évtizedei során a beszerzés (procurement) már nem egyszerű háttérfunkcióként működik, hanem stratégiai funkcióvá lépett elő a vállalati működésben. A globalizáció, a technológiai ugrások, az ellátási lánc komplexitásának növekedése, valamint a fenntarthatósági elvárások mind-mind hozzájárultak ahhoz, hogy a beszerzés új súlyt kapjon a döntéshozatali folyamatokban. 

Ma már, hogy egy vállalat versenyképes maradhasson, nem elég „legolcsóbban beszerezni” – értéket kell teremteni (kockázatcsökkentés, innováció, rugalmasság, fenntarthatóság). A beszerzésnek képesnek kell lennie arra, hogy bevonódjon a stratégiai tervezésbe, előre jelezze a piacmozgásokat, kezelje a beszállítói kockázatokat és katalizátora legyen a digitális átalakulásnak. 

Ezzel párhuzamosan az elvárások is nőnek: mind a belső ügyfelek, mind a felsővezetés részéről elvárás, hogy a beszerzés mérhető teljesítményt nyújtson – költségcsökkentés, beszerzési megtérülés (procurement ROI), fenntarthatósági célok elérése stb. 

Ezen a dinamikusan változó háttéren rajzolódik ki a beszerzési tevékenység mai állapota és jövője, különösen, ha egy olyan sokrétű és szolgáltatás-intenzív terület, mint a facility management felől közelítünk.

 

A beszerzés jelenlegi kihívásai és trendjei

Néhány kulcstendencia és kihívás, ami a  beszerzés változásait hajtja: 

1. Digitalizáció, automatizáció, adatvezéreltség

Az RPA (folyamatautomatizáció), az AI / gépi tanulás, a beszerzési szoftverek (Procure-to-Pay platformok), valamint az analitika és prediktív modellek bevetése lehetővé teszi a „többet kevesebb erőforrással” működést.

A „Next-Generation Digital Procurement Workspace” („Következő generációs digitális beszerzési munkaterület”) megközelítés arra törekszik, hogy a beszerzés integrált információs felületté váljon, ahol a fenntarthatósági mutatók és a beszállítói adatok egyaránt kezelhetők. 

Viszont a digitalizáció bevezetése nem automatikus, a szervezeti kultúra, a kompetenciák, az adatminőség, az IT-infrastruktúra (stb.) mind korlátok lehetnek.

2. Kockázatkezelés és reziliencia az ellátási láncban

Az utóbbi évek globális bizonytalanságai (járvány, geopolitikai feszültségek, infláció, ellátási lánc-zavarok) rámutattak arra, hogy a beszerzésnek proaktív módon kell kezelnie a kockázatokat. Alternatív beszállítók, készlettartalékolás, regionális tartalékok, több régió – mind eszközei ennek a stratégiának. 

Ahogy az a Beszerzés.hu egyik cikkében olvasható, a beszerzőknek ma már nem elég a közvetlen beszállítók szintjén gondolkodni, hanem a lánc mélyebb rétegeit is ismerniük kell.

 

3. Outsourcing, insourcing és hibrid modellek

Sok szervezet átgondolja, hogy mely beszerzési feladatokat tartson meg „in-house”, és melyeket érdemes külső szolgáltatókhoz szervezni. Az FM terület különösen „kiszervezés-barát”, hiszen sok speciális, operatív szolgáltatás (takarítás, karbantartás, őrzés, üzemeltetés) már nem feltétlenül „magas hozzáadott értékű” core tevékenységnek számít.

A McKinsey szerint hat olyan trend rajzolódik ki az FM beszerzésben, amely lehetőséget hordoz akár költségmegtakarításra, akár hatékonyságnövekedésre.

 

4. Fenntarthatóság, ESG és „zöld beszerzés”

A környezeti és társadalmi elvárások erősödése miatt a beszerzésnek ma már be kell építenie a fenntarthatósági kritériumokat is (pl. energiahatékonyság, újrahasznosítható anyagok, CO₂-lábnyom, társadalmi felelősség). Az FM szolgáltatásoknál különösen releváns, hogy a takarítás, a hulladékkezelés, a karbantartás működésében is megjelenjen a környezetbarát megközelítés.

5. Kompetenciák és emberi tényezők

A beszerzői szakma – különösen a magyar beszerzők esetében – szembesül a „kikopással” veszélyével, ha nem tud áttérni a stratégiai szerepre. A mostani blogbejegyzésünkhöz ötletet adó interjúban Südy György három rémálom-forgatókönyvet vet fel: az AI átveszi az operatív beszerzést; a feladatokat low-cost országokba szervezik ki; vagy mindent regionális SSC-kbe telepítenek, így a magyar beszerzők kiszorulnak.

Ugyanakkor hangsúlyozza, hogy a hazai beszerzőknek megvan a „titkos fegyverük” – a problémamegoldó képességük –, de nem elég, ha létezik: láttatni is kell a stratégiában betöltött szerepüket. Ahhoz, hogy a beszerzők ne váljanak „papírtologatókká”, önkritikára, bátorságra, kommunikációs és stakeholder-menedzsment képességekre, valamint vezetői támogatásra van szükség.

 

A facility management szolgáltatások beszerzésének sajátosságai

A facility management szolgáltatások beszerzése különleges kihívás, mivel a szolgáltatások jellege sokkal inkább folyamatos, sokszor személy- és helyspecifikus, mint csupán termékbeszerzés. Fontosabb dimenziói: 

1. Szolgáltatás-alapú beszállítók

Az FM beszerzése nem termék, hanem szolgáltatás beszerzés: takarítás, karbantartás, energiaellátás, épületüzemeltetés, beléptetés, biztonság stb. Ez azt jelenti, hogy nem elég a technikai paramétereket (milyen gép, milyen anyag), de a folyamatokat, a szolgáltatási szinteket (SLA), a rugalmasságot, a humán erőforrást, a biztosítékokat kell értékelni. 

2. SLA és teljesítménymérés

A szolgáltatások minőségét mérni kell (KPI-k, rendszeres auditok, elégedettség-mérések, riportálás). A szerződésekben vázolt SLA-k betartása kulcsfontosságú, hiszen egy rossz takarítás, késő karbantartás, üzemzavar közvetlenül érzékelhető negatív hatással van a megbízóra. 

3. Rugalmasság és skálázhatóság

A létesítménygazdálkodási igények időben változhatnak – pl. ingatlan területének átalakítása, „usages level” változások (hibrid munkavégzés), nem várt karbantartási igények stb. –, így a szerződéskor gondoskodni kell a rugalmasságról (pl. kapacitásváltozás lehetősége, variábilis díjelemek) is. 

4. Technológiai integráció és IoT

Az épületek egyre inkább „okos épületek” (smart buildings) lesznek: érzékelők, IoT-eszközök (pl. hőmérsékletszenzorok, légminőségmérők, mozgásérzékelők, érzékelőhálózatok) jellemzőek. Ezekből az adatokból lehet „okos karbantartást” és energia-optimalizálást végezni.Az FM-beszerzőnek képesnek kell lennie arra, hogy ezeket a technológiai komponenseket is integrálja a szolgáltatói ajánlatba-ajánlatkérésbe (pl. egységes platform, érzékelők, prediktív karbantartás).

5. Fenntarthatóság, zöld FM

A taktikai döntéseknél előtérbe kerülhet a környezetbarát tisztítószerek, energiatakarékos berendezések, hulladékkezelés, újrahasznosítás stb. Az FM szolgáltatáson belül ezen dimenzió beépítése már nem trend, hanem szükségszerűség. 

6. Kockázatok és pénzügyi viszonyok

A szolgáltató fizetésképtelensége, az alvállalkozói lánc, a munkaügyi és jogi kockázatok –különösen az őrzés-védelem és takarítás területén – valós veszélyt jelentenek. A beszerzésnek megfelelő garanciákat, biztosítékokat, pénzügyi stabilitási követelményeket kell támasztani.
Emellett, ha a szolgáltató nem látja el az alvállalkozókat megfelelő minőségben, az a megbízóra terhelődhet át – ilyen kockázatokra figyelni kell a szerződésben. 

7. Árképzés, díjelemek és benchmarkok

Az FM szolgáltatásoknak sokszor összetett díjszerkezete van (fix díj, volumenarányos díj, variábilis komponensek, bónusz- vagy malus-elemek). A piaci benchmarkok és összehasonlító adatok szerepe kulcsfontosságú a jó ár kialakításához. 

A szolgáltató versenyképessége és fenntarthatósága is benne van abban, hogy nem lehet túl leszorítani a díjakat – a „legolcsóbb” ajánlat hosszú távon mindig rizikósabb.

A magyar viszonyok és a „Mi lesz veled, beszerzés?” tanulságai

A „Mi lesz veled, beszerzés?” című, már említett interjúban Südy György (a Hungarian Procurement Community elnöke) azt feszegeti, hogy a magyar beszerzési szakma milyen veszélyek és lehetőségek előtt áll. 

Főbb üzenetek és tanulságok Magyarország számára

1. Három rémálom-forgatókönyv

– Az AI átveszi az operatív beszerzést, és a beszerzők kiszorulnak.
– A beszerzési feladatokat olcsóbb országokba szervezik ki (low-cost outsourcing).
– A beszerzés mindenestül regionális szolgáltató központokba (SSC) kerül, például Prágába, így a hazai beszerzők néhány folyamatnál maradnak csak. Südy szerint mindhárom forgatókönyv közös következménye az lenne, hogy Magyarországon a beszerzők lassan „kikopnak”. 

2. Maradási lehetőség: a stratégiai szerep megalapozása

A magyar beszerzőknek nem elég csak megmaradni – stratégiában, értékteremtésben kell szerepet vállalniuk. Ehhez láthatóvá kell tenni a szerepüket, proaktivitást, üzleti szemléletet kell felmutatniuk. 

3. Problémamegoldó képesség – hazai erősség

A magyar beszerzők erős „üzemi” rutinban nevelkedtek: válságban, szorult helyzetben is képesek kreatív megoldásokat találni. Ez lehet az egyik versenyelőnyük. De ez nem elég – tudni kell ezt „eladni” (kommunikáció, stakeholder-menedzsment). 

4. Kihívás: a beszerzés belső állapota és elismertsége

Sok beszerző ma „alvó üzemmódban” működik: árakat hasonlítgat, de nem vállal kockázatot, nem épít partnerséget, nem keresi a mélyebb összefüggéseket, így könnyen válik „végrehajtó osztállyá”. Fontos, hogy a beszerzés belső elismertségét (a vállalaton belül) is ki kell harcolni – nem jár alanyi jogon. 

5. Kontextus: bérszint, adózás, ipari bázis

Bizonyos tényezők – mint a hazai bérszint, az adózási környezet vagy a helyi ipari beszállítói kapacitás – „hazahúzhatják” a beszerzést. De ez önmagában nem elegendő, a stratégiai szerep biztosítása is kulcs. 

6.  jövő kérdése: partnerként vagy papírtologatóként?

A kritikus kérdés már nem az, hogy marad-e beszerzés ‒ szerintünk valószínű – hanem az, hogy milyen formában. Végrehajtóként vagy stratégiai partnerként? Ezt lehet ma eldönteni, de nem egyszerűen.

Összességében a magyar beszerzési közösség előtt kettős feladat áll: egyrészt vissza kell nyerni vagy erősíteni a beszerző belső elismertségét, másrészt új kompetenciákat (digitális, analitikai, kommunikációs) kell fejleszteni ahhoz, hogy a beszerzés valódi stratégiai partnerré váljon. 

Mint láthatta, a beszerzés ma már nem pusztán operatív háttértámogatás, hanem kulcsszereplője a vállalati versenyképességnek. A beszerzés jövője abban áll, hogy milyen gyorsan és milyen minőségben tud alkalmazkodni a digitalizációhoz, az ellátási lánc zavaraihoz, a fenntarthatósági elvárásokhoz és az új kompetenciaigényekhez. 

A facility management szolgáltatások beszerzése különösen jó tükre annak, milyen sokrétű követelményekkel kell szembenézni: szolgáltatás- és folyamatorientált gondolkodás; SLA-k, mérhetőség; technológiai integráció; rugalmasság; innováció; kockázatkezelés; fenntarthatóság – mind egyszerre jelen van. A jó FM-beszerző (vagy beszerzői csapat) nem csak a költségeket csökkenti, hanem értéket ad: jobb szolgáltatási élményt, kevesebb üzemzavart, hosszabb élettartamot, környezeti előnyöket stb. 

A beszerzői szakma – különösen az FM-beszerzés dimenziójában – előtt izgalmas és komoly kihívások állnak. Azok a szervezetek és beszerzők, akik időben felismerik a változások irányát (automatizáció, adatvezéreltség, fenntarthatóság, szolgáltatás-orientáltság), és tudatosan építik a kompetenciáikat, képesek lesznek nem csak túlélni, hanem versenyelőnyt kovácsolni a változásból.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2025. október 7.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

Procurement of facility management services

Procurement – especially in the field of facility management services – is a rapidly changing, complex, and strategically important area. Digitalization, artificial intelligence, sustainability, and stakeholder expectations require new skills and approaches. In Hungary, the challenges facing the procurement profession can only be addressed if purchasers make their value-creating role visible and become strategic partners. The procurement of facility management services is a particularly important area in this regard, as the quality of these services has a direct impact on the working environment, safety, and sustainability.