Facility/Property management blog

 

Mi kell ahhoz, hogy az Ön vállalatáé legyen a nyertes tisztítási ajánlat?

A közbeszerzési és egyéb pályázati rendszerek Magyarországon a tisztítási szolgáltatások területén is lehetőséget kínálnak a vállalkozások számára. A piaci verseny azonban rendkívül kiélezett: egy nyertes ajánlat jó (ideális?) esetben nem csupán az árról szól, hanem sokkal inkább a professzionalizmus, a hitelesség és a stratégiai gondolkodás kombinációjáról. Ahhoz, hogy egy takarító cég sikeresen pályázzon, elengedhetetlen a részletes előkészület, a szabályok pontos ismerete, valamint az ajánlat minden elemének precíz és átgondolt megfogalmazása. Emellett egy nyertes ajánlat feltétele az ajánlatkérő felkészültsége és pártatlansága is.

A Cleaning & Maintenance Management magazin 2025. március/áprilisi számában érdekes tippek jelentek meg azzal a minden bizonnyal széleskörű érdeklődésre számot tartó témával kapcsolatban, hogy hogyan lehet „nyertes” ajánlatot kidolgozni a takarítóiparban. Amellett, hogy a BIG-HAUSE Kft-ben is aktívan használjuk már ezeket az ötleteket, úgy gondoltuk, hogy önzetlenül megosztjuk Önnel is a vonatkozó – a cikknél azért szélesebbkörű – ismereteinket.

Előljáróban azért meg kell jegyeznünk, hogy A „7 Steps for Winning the Bid” cikk amerikai piacra íródott, ahol az ajánlatkérés és -adás kultúrája, a verseny dinamikája, valamint a jogi-üzleti környezet is eltér a magyar viszonyoktól. Ugyanakkor a takarítási piac Magyarországon is a legtöbb szegmensben piacgazdasági alapokon működik, így a javaslatok nagy része adaptálható, de bizonyos sajátosságokat azért érdemes figyelembe venni.

Ajánlatkérés

A Tender-ertesito.hu szerint a hazai „takarítási ágazatban a közbeszerzési kiírások hosszabb időre akár több évre is szólhatnak. A leggyakoribb az 1 éves megrendelés. A közbeszerzések sok esetben több teljesítési helyre vonatkoznak. Gyakran hirdetnek tendereket az Önkormányzatok a helyi intézményeik takarítására de a közbeszerzéseken túl gyakori az értékhatár alatti, vagy magán finanszírozású megrendelés is kisebb épülettakarítások rendszeres ellátására. Előzetes piaci konzultáció nem jellemző a területen.”

Érdemes előre bocsájtani, hogy a jó ajánlatkérés (vagy tenderkiírás) alapvetően meghatározza, hogy milyen lesz a beérkező ajánlatok minősége és relevanciája, így közvetlenül befolyásolja a nyertes ajánlat esélyeit is. Mire van szükség (röviden)?

1. Világos és részletes igényekre
2. Reális követelményekre és bírálati szempontokra
3. A formai és adminisztratív követelmények világos megadására
4. Kommunikációs lehetőségre

Egy jól kidolgozott, esetleg szakértő bevonásával elkészített felhívás minőségi alapot teremt a pályázóknak, hogy részletes, átgondolt és versenyképes ajánlatot készítsenek. Ha a tenderkiírás világos, reális és teljes körű, az megkönnyíti a jó ajánlat elkészítését, így növeli a siker esélyét, mind a megrendelő, mind az ajánlattevő oldalán. A jó ajánlatkérés és a jó ajánlat tehát szorosan összefügg, és egymást erősítve hozzák létre a sikeres közbeszerzési vagy egyéb pályázati folyamatot.

Ajánlat

Az ajánlatkérésekre (amelyre az angol nyelvű cikkekben rendre az RFP rövidítést használják) való válaszadás kritikus lépés a professzionális (angol terminológiával: kereskedelmi) takarítással kapcsolatos új megbízások megszerzésében vagy a régiek meghosszabbításában.

A beszerzési folyamat lehetővé teszi a vállalkozások, intézmények, és kormányzati szervek számára, hogy kiválasszák a legjobb, az igényeiknek megfelelő szállítót az árak, a képességek, és a szolgáltatás minőségének összehasonlításával. Egy jól kidolgozott ajánlat lehetővé teszi a takarító cégek számára, hogy értéket, szakértelmet és hatékonyságot mutassanak fel.

Az új üzlet megnyerésén túlmenően egy erős ajánlat benyújtása segít a hitelesség megteremtésében és hosszú távú ügyfélkapcsolatok kiépítésében is. Bár az RFP-folyamat látszólag egyszerűnek tűnik, igen gyakran összetett, és időigényes. Az esélyek növelése érdekében elengedhetetlen, hogy Ön is megértse az ajánlattételi felhívás folyamatának fontosságát, a közös ajánlattételi kihívások, valamint ismerje a már bevált (legjobb) gyakorlatot a nyertes ajánlat elkészítéséhez.

A pályázati kihívások megértése

Az ajánlattételi eljárásoknak is megvannak a maga kihívásai, és ezek közül a legfontosabb az, hogy megértsük az ügyfél igényeit és követelményeit. Ennek az akadálynak a leküzdése érdekében – amennyiben lehetséges – érdemes részletes megbeszéléseket folytatnia még az ajánlat benyújtása előtt, és tisztázó kérdéseket feltennie annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön ajánlata valóban megfeleljen a kiíró elvárásainak.

Az RFP-k gyakran tartalmaznak bonyolult és részletes szolgáltatási követelményeket, amelyeket az ajánlatkérőnek és a szolgáltatóknak adott esetben aprólékosan kell értelmezniük és tisztázniuk. A versenyképes árképzésnek a jövedelmezőséggel való összeegyeztetése egy másik jelentős akadály, ahogyan adott esetben az lehet a szigorú benyújtási határidők betartásának kényszere is. Minden egyes válasznak az ügyfél egyedi igényeihez való igazítása erőforrás-igényes lehet, de a siker szempontjából kulcsfontosságú.

Mit érdemes tennie?

Kövesse a legjobb ajánlattételi gyakorlatokat!

Érvényesíti cége képességeit és hírnevét, és megnyitja az ajtót új növekedési és terjeszkedési lehetőségek előtt! Egy új szerződés megkötése értékes ügyfél megnyerését, a bevételek növelését és (még) jelentősebb piaci jelenlétet jelent. A siker érzése, hogy túlszárnyalja versenytársaitól és az Ön egyedi értékjavaslatának bemutatása fokozhatja a csapat morálját és motivációját.

A pályázati felhívás sikeres megnyerése egyúttal egy egész csapat kemény munkájának és az eredményességnek is. elkötelezettségéről, elősegítve a kiválóság kultúráját és folyamatos fejlődését. Összességében az RFP megnyerése jelentős mérföldkő, amely előrelendítheti vállalkozását. a jövőbeni sikerek felé. Néhány lépés ahhoz, hogy az Ön takarító cégének a lehető legjobb esélye lehessen:

1. Az ügyfél igényeinek megértése

Alaposan elemezze az RFP dokumentációt! Azonosítsa az ügyfelének a szolgáltatás kapcsán állandóan vagy visszatérően tapasztalt problémáját (ez az úgynevezett „pain point”), és az ajánlatát úgy alakítsa ki, hogy az megfeleljen annak egyedi kihívásaira! Emelje ki az alapvető takarítási szolgáltatásokon túli megoldásait, mint például a zöld takarítás lehetőségeket, a fejlett higiéniai technológiát vagy a speciális fertőtlenítési protokollokat.

2. Emelje ki az előnyeit!

Ajánlatában világosan meg kell határoznia, hogy mi az, ami megkülönbözteti az Ön cégét. Néhány ilyen megkülönböztető tényező lehet a hasonló ügyfelekkel való bizonyított eredményesség, az innovatív tisztítási technológiák alkalmazása, valamint az erős minőségbiztosítási- és jelentési rendszer.

3. Alkalmazzon versenyképes, de nyereséges árat!

A nem fenntartható áron elnyert megbízás káros (lehet) az üzletmenetre. Végezzen költségelemzést annak biztosítására, hogy hogy árazása versenyképes, de nyereséges legyen! Amennyiben azt a kiírás megengedi, ajánlhat többszintű árképzési lehetőségeket vagy értéknövelt szolgáltatásokat, hogy megkülönböztesse ajánlatát anélkül, hogy tudatosan alákínálna a valós költségeknek.

4. Fogalmazzon meg világos és tömör ajánlatot!

 Amit a jól felépített ajánlatnak tartalmaznia kell:

– Összefoglaló: készítsen rövid áttekintést arról, hogy miért az Ön vállalata a legalkalmasabb!
– Vállalati háttér: Emelje ki az Ön vállalatának tapasztalatát, szakértelmét és iparági hírnevét!
– Szolgáltatások köre: Mutassa be tömören és világosan az Ön által nyújtandó takarítási szolgáltatásokat!
– Minőségellenőrzési intézkedések: Mutassa be, hogyan biztosítja a következetes, magas színvonalú szolgáltatást!
– Árképzés és fizetési feltételek: Adjon meg egy átlátható és részletes költség-lebontást, kínáljon a szokásosnál egy kicsit jobb fizetési feltételeket!
– Referenciák és esettanulmányok: A referencia-listáját egészítse ki az ügyfelektől kapott ajánlásokkal és sikertörténetekkel!

5. Kövesse aprólékosan a benyújtási előírásokat!

A benyújtási követelmények be nem tartása miatt kizárhatják az ajánlatát. Győződjön meg arról, hogy minden szükséges dokumentumot, igazolást és referenciát összegyűjtött! Formázza az ajánlatot az ügyfél előírásai szerint, és nyújtsa be a határidő lejárta előtt!

6. Fektessen be ajánlatíró eszközökbe és a szakértelembe!

Fontolja meg célszoftver használatát az ajánlatírási folyamat egyszerűsítése érdekében! Amennyiben a csapata nem rendelkezik erős ajánlatíró vénával, egy profi tanácsadóval javíttathatja az ajánlat és mellékletei minőségét.

7. Visszajelzések nyomon követése

Még ha nem is nyeri meg a tendert, a nyomon követés, az ügyféllel való kapcsolattartás értékes információkkal szolgálhat. Kérjen visszajelzést ajánlatának erősségeiről és a javítanivalókról! Ez az információ segíthet finomítani a jövőbeni ajánlatait, és növelheti az esélyeit a sikerre.

További javaslatok

További javaslatok a nyerési esélyek növelésére, és arra, hogy egyáltalán felkérjék az ajánlattételre:

1. Építsen kapcsolati hálót!

Vegyen részt iparági eseményeken, helyi vállalkozói klubokban, lépj kapcsolatba ingatlanüzemeltetőkkel, beszerzőkkel és azok szakmai szervezeteivel!

2. Növelje az online jelenlétét és hírnevét!

Legyen professzionális honlapja, gyűjtsön véleményeket, készítsen esettanulmányokat.

3. Ajánljon próbacsomagot vagy teszttisztítást!

Kínáljon fel kis volumenű, kedvezményes vagy díjmentes próbamunkát a leendő ügyfeleknek!

4. Mutassa meg a fenntarthatóság iránti elkötelezettségét!

Egyre több intézmény keresi a környezetbarát szolgáltatókat. A zöld tanúsítványok, az energiatakarékos eszközök, a vegyszermentes tisztítás mind pluszpontot érhetnek.

5. Alkalmazzon modern technológiát, és mutassa be azt az ügyfélnek is!

Például időkövető applikáció, digitális takarítási napló, ATP-mérések – ezek hitelességet és profizmust mutatnak.

6. Legyen ütős vizuális anyaga!

Egy jól megszerkesztett, képekkel és infografikákkal ellátott ajánlat kiemeli Önt a mezőnyből. Fontos a vizuális benyomás.

7. Reagáljon gyorsan és profin minden kommunikációra!

A gyors válaszidő, az udvariasság, a pontosság már önmagában is a szolgáltatása színvonalának egyfajta „próbája”.

8. Kínáljon garanciát!

Ígérjen (díjmentes) újratakarítást vagy visszatérítést, ha az ügyfél nem elégedett! Ez növeli a bizalmat.

Egy tender megnyeréséhez többre van szükség, mint az ajánlat benyújtására; stratégiai megközelítést igényel, figyelni kell a részletekre és egyértelműen be kell mutatni az értékeket. A bejegyzésben bemutatott legjobb gyakorlatok alkalmazásával az Ön takarító cége feljavíthatja az ajánlatát, kitűnhet a versenytársak közül és több szerződést szerezhet meg. Kezdje el finomítani az ajánlattételi folyamatát minél előbb!

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2025. május 20.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

What does it take for your company to win the cleaning bid?

Public procurement and other tendering systems in Hungary also offer opportunities for businesses in the cleaning services sector. However, competition in the market is extremely fierce: a winning proposal is (ideally?) not just about price, but more about a combination of professionalism, credibility and strategic thinking. For a cleaning company to bid successfully, it is essential to have detailed preparation, a good knowledge of the rules and a precise and well thought-out formulation of all the elements of the proposal. In addition, a winning bid must be based on the expertise and impartiality of the contracting authority.