Facility/Property management blog
Munkaerőhiány és létszámszint a takarításban
Napjainkban a hazai létesítménygazdálkodási cégek közel 60%-a munkaerőhiánnyal küzd, amely akár a további növekedés gátjává is válhat A munkaerő toborzása és megtartása mellett kiemelkedő fontosságú a meglévő állomány munkaterhelésének hatékony menedzselése. Ennek egyik eszköze a létszámszint (staffing level) meghatározása a takarítóiparban, mivel közvetlen hatással van a szolgáltatás minőségére, hatékonyságára és az üzleti sikerességre. Egy megfelelően meghatározott létszám lehetővé teszi, hogy a cégek korrekt ajánlatokat tudjanak adni, fenntarthassák a tisztasági standardokat, kezelni tudják az ügyfelek igényeit és minimalizálják a költségeket.
A Létesítménygazdálkodási és Épületüzemeltetési Szolgáltatók Országos Szövetsége (LEO) legújabb hangulatjelentése egy robosztus erősödést vetít előre 2024 harmadik negyedévére. Hosszú idő után ez az első olyan kutatás, amikor az üzemeltetési vezetőknek nem az egymás után jelentkező válságok hatásait kell kezelniük, hanem a megrendelésállomány növekedése miatt a munkaerőhiány megoldása vált kulcstényezővé – írta még szeptemberi cikkében a Realista.ingatlan.com. A munkaerőhiány és a magas infláció együttes hatásaként erős bérnyomás jellemzi a facility menedzsment (FM) iparágat. A cégek közel 60%-a munkaerőhiánnyal küzd, amely több esetben a további növekedés gátjává válhat.
A kevés fizikai munkavállalóval és képzett szakemberrel kapcsolatos kérdések kiemelt figyelmet kaptak a XX. Property Investment Forum konferencia egyik szekciójában is. Erre ráerősít a Cleaning & Maintenance Management (CMM) magazin minden évben az épületszolgáltatási szolgáltatók (BSC-k) körében végzett felmérése, amelynek segítségével megismerhetjük a sikereiket, az üzleti prioritásaikat és a munkaerő, a bevétel, az ellátási lánc és más működési kihívások leküzdésére szolgáló módszereiket. Az idei szerint már legalább harmadik éve a munkaerő-toborzást és -megtartást jelölték meg a legnagyobb üzleti kihívásként. Németországban minden második vállalat 10 százalékot elérő létszámhiánnyal küzd, minden tizedik pedig 30 százalékot elérővel.
A szervezetekre egyre nagyobb nyomás nehezedik a költségek ellenőrzésére és csökkentésére, miközben fenn kell tartaniuk a szolgáltatások magas szintjét. A növekvő munkamegrendelések, a szűkülő költségvetések és a szakképzett munkaerő hiánya miatt a facility managerek az automatizálás és az innovatív technológia felé fordulnak a folyamatok racionalizálása és a termelékenység növelése érdekében – derül ki a JLL „The State of Facilities Management Technology 2024” című jelentéséből.
Ugyanakkor messze van még az idő, amikor az emberek helyét a gépek veszik át, így nem csoda, hogy napjainkban még inkább előtérbe kerül a rendelkezésre álló munkaerővel való gazdálkodás, amely a HR szempontjából számos területet érint:
– Munkaerő-stratégia kialakítása
– Teljesítményértékelés és fejlesztés
– Motiváció és elkötelezettség növelése
– Változáskezelés
– Vállalati kultúra és vezetés fejlesztése
A létesítménygazdálkodási vezetők többsége már felismerte azt is, hogy a munkaterhelés – a meglévő dolgozók feladatainak hatékony kiosztása egy létesítmény takarítása során – menedzselése a sikeres működés kulcsa. A szükséges dolgozók és órák száma a munkaterülettől függ, amely idővel az igények alapján módosítható. A témakör áttekintéséhez segítségül hívjuk a Cmmonline.com egyik cikkét.
A munkaterjedelem meghatározása
A munka terjedelme (scope of work) azokra a feladatokra és felelősségi körökre utal, amelyeket az Ön alkalmazottainak az ügyfél telephelyén el kell végezniük. E feladatok meghatározásához először el kell végezni a projekt igényeinek felmérésével járó nehéz munkát. A felmérés magában foglalja a következőket:
– A szolgáltatás gyakorisága, például napi, heti vagy havi rendszerességgel.
– A tisztítandó helyek és felületek, beleértve az ablakokat, bútorokat, padlót és mellékhelyiségeket, valamint a szükséges tisztítás típusa és mélysége, például portalanítás, fertőtlenítés, fertőtlenítés, súrolás vagy a padló újrabevonása.
– A szükséges takarítási módszerek és eszközök (pl. HEPA-szűrős porszívó, mop és vödör, permetező- és porszívó berendezés) és a feladat nehézsége.
– A tisztítás eredményére vonatkozó szabványok és elvárások, mint például megjelenés, szag, biztonság, egészség és fenntarthatóság.
– A problémák megoldásához és a fejlesztési javaslatok megtételéhez szükséges jelentések és kommunikáció.
Foglalja bele az elvégzendő munka minél pontosabb leírását a vállalkozása és az ügyfele közötti írásbeli megállapodásba! Biztosítsa, hogy ez egy „élő dokumentum” legyen, amelyet az idővel változó igények és a megszerzett tudás alapján módosíthat és javíthat.
Nyerjen teljes képet!
Mielőtt az alkalmazottai munkához látnának, világos képet kell kapniuk arról, hogyan fog kinézni a létesítmény, és hogyan fog működni a megfelelő „beavatkozás” után. Mivel a takarítás minőségét leggyakrabban a megjelenés alapján ítélik meg, a legjobb dolgozóival tisztíttassa meg a területet, majd okostelefonja kamerájával rögzítse az eredményeket! Jobb eredményeket fognak elérni, ha a feladatuk elvégzését úgy kezdik, hogy a végeredmény képe a „szemük előtt lebeg”.
Természetesen minden egyes munka „képe” más és más lesz a takarítandó létesítmény egyedi sajátosságai és igényei alapján, az irodáktól és iskoláktól kezdve a kórházakig és kiskereskedelmi üzletekig. Egyes megbízók tisztasági ellenőrzéseket írhatnak elő olyan mérésekkel, mint az adenozin-trifoszfát (ATP) vizsgálat vagy a pormintavétel. Ezek a követelmények nemcsak létesítményenként, hanem területenként is eltérőek. Például egy kórházi váróteremnek más eredmény-igényei vannak, mint egy műtőnek.
A munka terjedelmét rögzítő dokumentumnak a létesítménytisztítás eredményeinek meghatározásán kívül többféle felhasználási módja is van. Használhatja felvételi és képzési dokumentumként is a megfelelő munkavállalók vonzása, felépítése és megtartása, a fluktuáció csökkentése, a morál növelése, a teljesítmény növelése és szabványosítása, valamint az ügyfélpanaszok csökkentése érdekében.
A létszámszint meghatározása
A megfelelő létszámszint az egyik legfontosabb tényező a tisztasági sztenderdek biztosításában. Ha egy cég túl kevés dolgozót alkalmaz, azzal azt kockáztatja, hogy a szolgáltatások minősége romlik, hiszen a kevesebb munkaerő nem képes minden feladatot hatékonyan és alaposan elvégezni. Ezzel szemben, ha túl sok alkalmazottat tartanak, az erőforrás-pazarláshoz vezethet, ami növeli az üzemeltetési költségeket. A létszámnak tehát pontosan kell igazodnia a takarítási igényekhez, hogy a tisztaság színvonala folyamatosan megfelelő maradjon.
A létszámszint (staffing level) és a munkaterhelés optimalizálása segíthet a BSC-k és a létesítmény-menedzserek számára abban, hogy:
– javítsák a takarítás minőségét és következetességét
– csökkentsék a művelet költségeit és a pazarlást
– növeljék a munkavállalók termelékenységét és hatékonyságát
– növeljék a dolgozók és az ügyfelek elégedettségét és megtartását
Mind a létszám, mind a munkaterhelés meghatározható egy alapképlet segítségével: A létszámszint egyenlő a teljes munkaterhelés és az egy alkalmazottra jutó munkaterhelés hányadosával. Más képletek is ismertek:
– A teljes munkaterhelés a létesítményben végzett összes takarítási feladat elvégzéséhez szükséges idő és az egyes feladatok gyakoriságának szorzata.
– Az egy alkalmazottra jutó munkaterhelés kiszámítható a napi átlagos munkaidő (általában 8 óra) és a nehézségi tényező szorzataként, miközben a készség, a tapasztalat, a felszerelés és a módszerek is figyelembe vehetők.
Az egy alkalmazottra jutó munkaterhelés az egy alkalmazott által egy nap alatt átlagosan ledolgozható idő, amelyet egy olyan tényezővel módosítanak, amely figyelembe veszi az alkalmazott képzettségét és tapasztalatát, az alkalmazott eszközöket és módszereket, valamint a feladatok nehézségét. A nehézségi tényező meghatározásához válasszon egy számrendszert, amely a feladatok összetettségétől és fizikai igénybevételétől függően 0,5 és 1,5 között mozoghat. Az 1,0 az átlagos nehézségi tényező, a 0,5-es nehézségi tényező azt jelenti, hogy a személyzet 50%-kal gyorsabban dolgozhat az átlagos időnél, míg az 1,5-ös nehézségi tényező azt jelenti, hogy a személyzet 50%-kal lassabban dolgozhat az átlagos időnél.
Bár a képletek hasznosak, ne feltételezze, hogy mindig egy adott képletet használhat az optimális munkaterhelés és a létszámszintek meghatározásához minden munkakörben! A legjobb, ha saját következetes módszert dolgoz ki az Ön számára működő megközelítés szabványosításához. Ne feledje, hogy a létszámszint és a munkaterhelési folyamat soha nem statikus. Az ügyfél, a személyzet és az Ön vállalkozása igényei és preferenciái szerint módosíthatja őket.
Ahogy a Runn.io weboldalán megfogalmazták:
– Kevés munkavállaló = stressz, a kiégés kockázata és gyenge teljesítmény.
– Túl sok alkalmazott = kihasználatlan erőforrások, unatkozó dolgozók és elpazarolt pénz.
– Ideális létszámszint = megfelelő számú, megfelelő készségekkel rendelkező ember a megfelelő helyen az üzleti célok elérése érdekében.
Összességében a létszámszint megfelelő meghatározása a takarítóiparban alapvetően befolyásolja a szolgáltatás minőségét, hatékonyságát, a dolgozók elégedettségét és az üzleti eredményeket. Létszámgondokkal küzdő szolgáltatási águnkban egy átgondolt létszámpolitika lehetővé teszi, hogy a cégek versenyképesek maradjanak, fenntartsák ügyfeleik elégedettségét, és hosszú távon is sikeresen működjenek. A helyes létszámtervezés tehát nemcsak az üzleti hatékonyság, hanem a munkaerő megtartása és az ügyfélkapcsolatok stabilizálása szempontjából is kulcsfontosságú.
A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2024. október 9.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!
Labour shortages and staffing levels in cleaning
Today, nearly 60% of Hungarian facilities management companies face a labour shortage, which may even become a barrier to further growth In addition to recruiting and retaining staff, it is of paramount importance to effectively manage the workload of existing staff. One of the tools for this is staffing levels in the cleaning industry, as they have a direct impact on service quality, efficiency and business success. A well-defined staffing level allows companies to offer fair quotations, maintain cleanliness standards, manage customer needs and minimise costs.
A SIKERES MUNKAHELYEK GONDOS GAZDÁJA
A hét idézete: „Minden járvány ellenszere (...) a tisztaság.” (Hindi Szabó Sándor)
A hét blogbejegyzése: A létesítmény- gazdálkodás politikai prioritásai 2025-ben
Kérje ingyenes árajánlatunkat!
24 órán belül visszajelzünk Önnek!