Facility/Property management blog

   

A társasházak facility managementje, fókuszban a takarítással

A társasházak létesítménygazdálkodása, különösen, ha a közös képviselő egyben egy facility management cég munkatársa is, számos előnyt kínálhat, de komoly kihívásokkal is jár. Az ilyen típusú menedzsment átfogóbb és professzionálisabb megközelítést biztosít a társasházak üzemeltetésében, ami hosszú távon növelheti az ingatlan értékét, a lakók és a tulajdonosok elégedettségét. A siker kulcsa az emberközpontú kommunikációban és a „megbízók” igényeinek megértésen és megfelelő kezelésében rejlik, amely időnként megterhelő feladat is lehet.

Az utóbbi időben több megkeresés is érkezett hozzánk, hogy vállaljuk-e, vállalnánk-e egyes társasházak létesítménygazdálkodási, különösen tisztítási, takarítási feladatainak ellátását. Jóllehet első ránézésre az ilyen feladatok ellátása nem sokban különbözik egy „átlagos” irodaház facility managementjétől, a BIG-HAUSE Kft. vezetése mégis úgy gondolja, hogy stratégiai döntést igényel egy ilyen üzletág létrehozása, ami tágabb értelemben akár a lakossági piacra történő kilépést is jelentheti. Az erről való közös gondolkodásunk eredményeit mutatjuk be most egy blogbejegyzés formájában. 

Egy társasház életében a közös képviselő kulcsszereplő, akinek a feladata a közös tulajdonban lévő ingatlanrészek kezelése és a társasház lakóinak érdekképviselete. A közös képviselő szerepe összetett és sokrétű, mivel számos adminisztratív, jogi és operatív feladatot kell ellátnia annak érdekében, hogy a társasház megfelelően működjön. 

A közös képviselő lehet az egyik tulajdonos, vagy felkérhetnek erre a feladatra egy külső vállalkozót is. A terület másik szereplője a társasházkezelő, aki a hosszabb távú fejlesztéseket – például a kazán- vagy liftfelújítást – tervezteti meg a szolgáltatókkal, majd versenyezteti, pályáztatja a vállalkozókat. Mi úgy véljük, hogy az ideális az, ha ezt a két feladatkört egy személy (cég) látja el, így a továbbiakban erre koncentrálunk a blogbejegyzésünkben.

A közös képviselő szerepe és feladatai

A társasházkezelés az utóbbi években, évtizedekben szakmává fejlődött, sőt inkább bonyolódott. Sok szerteágazó területet kell összefogni jó menedzserként, ugyanakkor a közös képviselőnek is tisztában kell lennie a saját határaival. A régi, tíz hónapos OKJ-s képzés nem készített fel arra, hogy valaki egyedül, építésvezetőként minden műszaki feladatot lemenedzseljen. 

Milyen területeken kell az igényes megbízókat kiszolgálni?

– Képviselet és érdekvédelem
– Pénzügyi irányítás
– Közgyűlések szervezése és levezetése
– Szerződések és jogi ügyek intézése
– Kommunikáció és tájékoztatás
és végül, de nem utolsó sorban a
– Közös tulajdon kezelése 

Természetesen a feladatmegosztás, a közös képviselő „szabadságfoka” társasházanként eltérő lehet. 

Miben különbözik a társasházak facility managementje (FM) az általános létesítménygazdálkodástól, milyen sajátos kihívásokkal kell szembenézniük a társasházakban dolgozó szolgáltatóknak? Az ingatlanok mindennapi fenntartása, a közös területek karbantartása, az energiafelhasználás optimalizálása, valamint a lakók komfortérzetének biztosítása mind-mind olyan feladatok, amelyek megkövetelik a professzionális hozzáállást. Az utóbbi években egyre gyakoribb, hogy a társasházak közös képviselői szerepét olyan cégek töltik be, amelyek már régóta facility managementtel foglalkoznak. Ez a tendencia jelentős változásokat hozott, hoz és hozhat a társasházak kezelésében, és számos előnnyel járhat mind a lakók, mind a tulajdonosok számára.

A facility management és a közös képviselői szerep összefonódása

Általánosságban a létesítménygazdálkodás egy olyan összetett tevékenység, amely magában foglalja a létesítmények üzemeltetésének, karbantartásának és kezelésének tervezését, szervezését és végrehajtását. A vonatkozó törvényben előírtak szerint a közös képviselőnek egyéves tervet kell készítenie. A létesítménygazdálkodás alatt a takarítási, épületüzemeltetési, őrzés-védelmi, kertészeti, étkeztetési, flottakezelési és (dokumentum) archiválási feladatok és mindezek adminisztrációs feladatainak elvégzését értjük. A társasházak facility managementje ezen belül egy speciális tevékenység, amelyek szűkebb területet ölelnek fel, ugyanakkor feladatai és kihívásai jelentősen eltérnek az általános facility managementtől.  Amikor egy társasház közös képviselője egy FM cég, akkor a hagyományos közös képviseleti feladatok mellett egy olyan integrált szolgáltatást nyújt, amely átfogóan kezeli a társasház minden igényét.

Különbségek az általános létesítménygazdálkodáshoz képest

Az általános létesítménygazdálkodás során a facility management cégek többnyire nagyobb léptékű ingatlanok, például irodaházak, bevásárlóközpontok, ipari, közlekedési létesítmények kezelésére szakosodnak. Ezek az ingatlanok sok esetben egyetlen tulajdonos kezében vannak, ami leegyszerűsíti a döntéshozatali folyamatokat és a működtetéshez kapcsolódó feladatokat. Egy társasház esetében azonban az ingatlan több, adott esetben sok-sok tulajdonos kezében van, ami bonyolultabbá teszi a menedzsmentet, hiszen minden fontos döntésnél figyelembe kell venni minden egyes tulajdonosok és lakó érdekét és véleményét is. 

Az egyik legfontosabb különbség, hogy a társasházak facility managementje során a hangsúly sokkal inkább az emberek közötti kommunikáción és az igények koordinálásán van. A facility management cégnek, mint közös képviselőnek, közvetlen kapcsolatot kell fenntartania a tulajdonosokkal, azok „bizottságaival”, rendszeresen tájékoztatnia kell őket a folyamatban lévő projektekről, és kezelnie kell az esetleges, a gyakorlatban nem ritka konfliktusokat. Ezzel szemben az általános facility managementnél a kommunikáció sokkal inkább céges ügyfelekkel (tulajdonosokkal vagy property managerekkel) történik, és kevésbé közvetlen az érintkezés az épület használóival.

Előnyök és kihívások

Egy FM cég bevonása a közös képviselői szerepkörbe számos előnnyel járhat. A cég szakmai háttere és erőforrásai lehetővé teszik a magas szintű szolgáltatások biztosítását, legyen szó a karbantartási feladatok gyors és hatékony elvégzéséről, az energiafelhasználás optimalizálásáról, a biztonságtechnikai rendszerek fejlesztéséről, de akár egy kieső munkavállaló pótlását is. Emellett egy ilyen vállalat általában hozzáfér olyan technológiai megoldásokhoz is, amelyek növelik a tulajdonosok vagy a bérlők kényelmét, például online ügyintézési platformokat, amelyek megkönnyítik a lakókkal való kommunikációt és a közös ügyek kezelését. 

Ugyanakkor kihívásokat is tartogat ez a megoldás. Az egyik legnagyobb kihívás a lakástulajdonosok bizalmának megszerzése és megtartása. Hosszú távú megtartása. A tulajdonosok sokszor idegenkednek attól, hogy egy cég intézze a társasház ügyeit, és nem mindig érzik úgy, hogy az ő érdekeik az elsődlegesek. Ezért a facility management vállalatnak különösen nagy hangsúlyt kell fektetnie a velük történő megfelelő kommunikációra és az átláthatóságra.

Milyen takarítási, tisztítási feladatokat kell elvégezni az év során egy társasház esetében?

Egy társasház területén a takarítást magának a társasháznak kell biztosítania. Ezt elvégezhetik maguk a tulajdonosok, de megbízhatnak vele egy-egy vállalkozást is. A takarítás rendjéről és módszeréről – főleg, ha azt külső takarító látja el vállalkozási díj fejében–, a közösségnek kell döntenie. Érdemes ezt írásos formában, házirendként vagy takarítási rendként rögzíteni. Fontos kiemelni, hogy amennyiben a társasház nem dönt a takarításról és nem áll fenn egészségügyi vészhelyzet, a házat semmi nem kötelezheti, hogy takarítson a saját területén. 

Ha jól felfogott érdekükben a higiéniát választják, évről-évre számos takarítási és tisztítási feladatot kell elvégezni, elvégeztetni a közös területek megfelelő karbantartása és a lakók kényelme érdekében. Ezek a feladatok szezonálisan is változnak, de az alapvető takarítási teendők egész évben folyamatosan szükségesek. Általánosságban:

I. Napi/heti takarítási feladatok

1. Lépcsőházak, folyosók takarítása: Porszívózás, felmosás, pókhálózás, korlátok, ajtók, postaládák tisztítása.
2. Lift tisztítása: Padló felmosása, tükrök és gombok tisztítása.
3. Bejáratok és előterek takarítása: Lábtörlők tisztítása, üvegajtók, postaládák és egyéb felületek takarítása.
4. Szeméttárolók karbantartása: Szeméttárolók rendszeres kiürítése, tisztítása, fertőtlenítése.

II. Havi/negyedéves takarítási feladatok

1. Ablakok és üvegfelületek tisztítása: Lépcsőházak, bejáratok, közösségi helyiségek ablakainak megtisztítása.
2. Közösségi helyiségek alapos takarítása: Ilyenek lehetnek a közös mosókonyhák, tárolók, biciklitárolók.
3. Szellőzőrendszerek tisztítása: Ventilátorok, légcsatornák tisztítása, pormentesítése. (Az 54/2014. (XII. 5.) BM rendelet előírja, hogy a 14 méternél magasabb használati terű épületeknél minimum 3 évente kötelező a szellőző járatok, szellőzőgépek szakszerű tisztítása.)
4. Külső területek karbantartása: Parkolók, járdák, közösségi kertek tisztítása

III. Szezonális takarítási feladatok

1. Tavaszi nagytakarítás: Minden közös terület alapos tisztítása, ablaktisztítás, falak, lépcsőház festésének ellenőrzése és szükség esetén frissítése.
2. Őszi nagytakarítás: Lehullott falevelek összegyűjtése, vízelvezetők és csatornák tisztítása.
3. Nyári feladatok: Légkondicionálók tisztítása, árnyékolók, redőnyök tisztítása. Ahogy a lakók előveszik a nyári holmikat, por és törmelék kerülhet az egész épületbe, beleértve a lifteket és a folyosókat is. Azzal, hogy tisztán tartjuk az utakat ezeken a területeken, segíthetjük korlátozni azokat szennyeződéseket, amelyek esetleg mélytisztítást igényelnek.
4. Téli felkészülés: Járdák és bejáratok csúszásmentesítése, homok/só előkészítése, hólapátok ellenőrzése.

Amennyiben a társasházban edzőterem, esetleg uszoda működik, az jelentősen bővítheti az ellátandó feladatok körét. Az öltözők, a padló, a zuhanyzók, a medence, a medencebútorok és a felszerelések alapos tisztításával kell biztosítani a lehető legtökéletesebb higiéniát. 

Szintén speciális feladatokat ró a facility managementre, ha az adott társasházban a tulajdonosok nagy arányban foglalkoznak rövidtávú lakáskiadással (amelynek egyik közkedvelt formája az Airbnb).

IV. Éves vagy esedékes feladatok

1. Tető és ereszcsatornák tisztítása: Levelek, törmelékek eltávolítása, ereszcsatornák ellenőrzése és tisztítása.
2. Festési, karbantartási, kerti (stb.) munkákat, havaria-eseményt követő tisztítás

A társasház takarítás legfontosabb szabályairól például az Elonyok.hu egyik cikkében olvashat. 

A társasházak facility managementje tehát sok szempontból eltér az általános létesítménygazdálkodástól. Míg az utóbbi inkább egy szervezett, hierarchikus struktúrán alapuló folyamat, addig a társasházak esetében a lakóközösség komplex érdekei és igényei határozzák meg a facility manager feladatait. A sikeres társasházi létesítménygazdálkodás kulcsa a minden egyes tulajdonossal (és lakóval) történő megfelelő kommunikáció, a jól átgondolt pénzügyi tervezés, a karbantartási munkálatok hatékony szervezése és a jogi követelmények betartása. Az ezen a területen dolgozó szakembereknek különleges képességekkel és ismeretekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy hatékonyan és eredményesen láthassák el feladataikat a lakóközösség szolgálatában, időnként felvállalva az egyes tulajdonosokkal való konfliktust is.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2024. augusztus 27.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

Condominium facility management, with a focus on cleaning

Facilities management in condominiums, especially when the common agent is also an employee of a facility management company, can offer many benefits but also brings significant challenges. This type of management provides a more comprehensive and professional approach to condominium management, which can increase the value of the property and the satisfaction of residents and owners in the long run. The key to success lies in people-centred communication and in understanding and properly addressing the needs of the ‘clients’, which can be a demanding task at times.