Az EFCI ajánlásai takarítási szolgáltatások beszerzésére

A European Federation of Cleaning Industries (Európai Tisztítóipari Szövetség, EFCI) egy elismert munkáltatói szervezet és ágazati szintű európai szociális partner, amely széleskörű szakmai tapasztalattal rendelkezik a tisztítóipari (köz)beszerzések területén is. Úgy véljük, hogy az általuk kidolgozott ajánlás figyelembevétele – még akkor is, ha a hazaitól eltérő fejlettségű szinten lévő ágazati szereplők gyakorlatán is alapul – pozitív hatással lehetne a hazai ajánlatkérések és ajánlatok minőségére, hatékonyságára, átláthatóságára és fenntarthatóságára. Az első lépés ezen az úton ezen ajánlás lefordítása és közzététele. A BIG-HAUSE Kft. ezt megtette:

Az EFCI ajánlásai a tisztítási szolgáltatások minőségalapú beszerzésére

Az „EFCI’s Recommendations for Quality-based Procurement of Cleaning Services” dokumentum fordítása

A takarítási és létesítményi szolgáltatások szektora Európa egyik legnagyobb szolgáltató ágazata, amely több mint 290.000 vállalatból áll, s amelyek több mint 4,2 millió embert foglalkoztatnak. A foglalkoztatás folyamatos növekedésével (+14,8% a 2013-2018-as időszakban) az ágazat közvetlenül hozzájárul Európa gazdasági és társadalmi növekedéséhez.

Szektorunk alapvető szolgáltatásokat nyújt mind az állami, mind a magán megrendelőknek, akik gyakran nyilvános pályázat útján választják ki vállalkozóikat. Ebből következően a közbeszerzésnek jelentős szerepe van a takarítási és létesítményi szolgáltatási ágazatban: egyes országokban az így odaítélt szerződések az ágazati forgalom 50%-át teszik ki.

 Az EFCI a tagszervezeteivel együtt, az EBSA-val szoros együttműködésben pártolja a:

– minőségi kritériumokra összpontosító beszerzési eljárások ösztönzését;

– a beszerzők professzionalizálását;

– a köz- és magánbeszerzések felhasználását a szolgáltatások pályáztatási minőségének javítása érdekében,

– KKV-k tendereken való részvételének elősegítését;

– az outsourcing értékének népszerűsítését a szolgáltatások minőségének biztosítása érdekében;

– a kollektív szerződések és a különböző ágazatok követelményeinek tiszteletben tartását.

I. A TISZTÍTÁSI SZOLGÁLTATÁSOK BESZERZÉSÉNEK ELŐNYEI: AZ OUTSOURCING ÉRTÉKE

A minőségi professzionális takarítási szolgáltatások kulcsfontosságúak abban, hogy az intézmények és vállalkozások eleget tudjanak tenni a törvényi kötelezettségeiknek a helyiségeik egészségének és biztonságának biztosítására, valamint létesítményeik gondozására.

A tisztítási szolgáltatások kiszervezése lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy a fő tevékenységükre összpontosítsanak, és biztosítja, hogy a speciális és képzett szakemberek magas szintű takarítási és higiéniai előírásokat tartsanak fenn helyiségeikben. A takarítócégek vannak a legjobban felkészítve arra, hogy az ügyfelek igényeihez igazodva elemezzék és megtervezzék a legjobb tisztítási rutinokat és technikákat.

Nemcsak a takarítási szabványok magasabbak valószínűleg, de az ügyfél elkerüli a személyzet toborzásának, átvizsgálásának, felvételének, képzésének és menedzselésének, valamint a tisztítószerek és berendezések beszerzésének és tárolásának jelentős költségeit is.

II. TAKARÍTÁSI SZOLGÁLTATÁSOK KIVÁLASZTÁSA MINŐSÉG ALAPJÁN: HOGYAN ÉS MIÉRT

A takarítási szolgáltató kiválasztása előtt fontos, hogy felmérje szervezete konkrét igényeit. A különböző felhasználókkal való konzultáció és a „szükséglet mögötti szükséglet” vizsgálata az első lépés a megfelelő kritériumok meghatározásához, amelyek alapján kiválasztják a szolgáltatót. Annak tisztázása, hogy műszaki és szervezeti szinten mire van szükség, létfontosságú lesz ahhoz, hogy helyesen lehessen értékelni, hogy egy adott takarítócég szakértelme megfelel-e a követelményeknek.

 Tisztítási szolgáltatás beszerzése esetén fontos szem előtt tartani, hogy:

 – A takarítás rendkívül munkaigényes szolgáltatás, ahol a munka az összköltség mintegy 85%-át teszi ki. Ez azt jelenti, hogy az árra nehezedő nyomás közvetlen következményekkel jár a személyzetre, a csapatok tudására és szakértelmére, a többi költségre, valamint az innovációs és fenntarthatósági szempontoknak tulajdonított relevanciára.

– Emiatt elengedhetetlen, hogy a hangsúlyt az egyedüli árról a legjobb ár/minőség arányon alapuló kiválasztásra helyezzük.

Annak érdekében, hogy a pályázat kidolgozásától a szerződés odaítéléséig minőségi szolgáltatásokat válasszon, javasoljuk a jelen tájékoztatóban ismertetett elvek követését. Itt egy pillantással átláthatja a leginkább releváns alapelveket, amelyeket a Selecting Best Value Guide és az EFCI-tagok konkrét ajánlásaiból vettek át.

III. ÚTMUTATÓ A LEGJOBB ÉRTÉK KIVÁLASZTÁSÁHOZ

A Selecting Best Value Guide (Útmutató a legjobb érték kiválasztásához) egy eszköz az EU-n belül tisztítási szolgáltatásokkal kapcsolatos szerződéseket odaítélő magán- és állami szervezetek számára. A Best Value Guide-ot az UNI Europa és az EFCI közösen fejlesztette ki a European Social Dialogue (Európai Szociális Párbeszéd) keretében, és az Európai Bizottság finanszírozta. Az eredetileg 2014-ben kidolgozott útmutatót 2017-ben felülvizsgálták, és 12 nyelven érhető el a Selecting Best Value weboldalon.

Ez kiemeli a minőségi szolgáltatások beszerzési folyamatban történő kiválasztásának előnyeit:

– Annak meghatározása, hogy mit jelent a „legjobb érték” kiválasztása a tisztítási szolgáltatók kiválasztásában;

– A jelenlegi európai jogszabályi keret bemutatása;

– Technikai tanácsadás a vevőknek egy szolgáltatás költségének értékeléséhez és a pályázatok rangsorolásához (beleértve a pályázatszervező eszközt, az értékelési útmutatókat és a pályázat előkészítését szimuláló interaktív eszközt).

IV. AZ EFCI AJÁNLÁSAI A TISZTÍTÁSI SZOLGÁLTATÁSOK MINŐSÉG ALAPÚ BESZERZÉSÉHEZ

Ezekre az elvekre építve az EFCI a következő kulcsfontosságú ajánlásokat fogalmazza meg a takarítási szolgáltatások beszerzésével kapcsolatban annak érdekében, hogy a közbeszerzési eljárás minden szakaszát és lépését (a tervezéstől a kiválasztásig, az odaítélésig és a megvalósításig) a „legjobb érték” elvére alapozza a „legalacsonyabb ár” helyett. Az alábbi lépéseket minimálisan követniük kell azoknak a szervezeteknek, amelyek a legjobb ár/érték arányt kívánják alkalmazni kiválasztási eljárásaik során, és esetleg tovább akarnak menni a legjobb ár/minőség arány elérése érdekében.

Az előkészítés, mint a sikeres pályázatok és a lebonyolítás kulcsa.

Nagyon fontos, hogy a beszerzési folyamat során a takarítócégekkel partnerségben dolgozzunk, konstruktív kapcsolatokat építsünk ki, ugyanakkor az ajánlattevők között egyenlő versenyfeltételeket tartsunk fenn oly módon, hogy biztosítsuk az átláthatóság és az egyenlő bánásmód elvének betartását. Az előkészítő szakaszban ezt piacelemzéssel lehet elérni. Ezzel kapcsolatban az EFCI a következőket ajánlja:

– Piackutatás lebonyolítása az illetékes nemzeti ipari takarítószövetség megkeresésével, hogy segítséget és tanácsot kérjen egy objektív partnertől. A nemzeti szövetségek speciális szakemberekkel és útmutatókkal segítik az ajánlatkérőket a pályázatok elkészítésében (lásd az EFCI-tagok elérhetőségeit).

– Előzetes piaci konzultáció lebonyolítása jelentkezők meghallgatásával, valamint az összes többi érintett piaci szereplővel való kapcsolatfelvétel a közbeszerzési eljárás jobb előkészítése érdekében:

  – takarító cégek tájékoztatása a tervezett beszerzésről;
– véleményük kérése a teljesítendő követelményekről, valamint azokról a kiválasztási és odaítélési kritériumokról, amelyeket a beszerzési eljárás során valószínűleg alkalmazni fognak;
– külsős véleményezés lebonyolítása az ajánlati felhívás közzététele előtt: a vevők a beszerzési dokumentáció tervezetét kiküldhetik további piaci észrevételek megszerzése érdekében.

Ár és odaítélési kritériumok

Az odaítélési kritériumok tekintetében az EFCI arra ösztönzi az ajánlatkérőket, hogy a „legjobb ár-minőség arány” megközelítésen belül térjenek át a „csak ár” kritériumokról a „MEAT” (gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat) kritériumokra. Az odaítélési szakaszban az állami vevőknek gondoskodniuk kell arról, hogy az ajánlatokat ne csak az ár alapján értékeljék, hanem más műszaki és minőségi kritériumok alapján tegyék lehetővé a versenyt. Különösen azt javasoljuk, hogy:

– az ár az ajánlat összpontszámának kevesebb mint 50%-át tegye ki;

– fordítsanak különös figyelmet a kirívóan alacsony ajánlatok (ALT) elutasítására;

– az árajánlatok értékelése az „arányos modell” és a hozzá tartozó pontozási képlet segítségével történik a pályázat rangsorolásához.

Az arányos modell alkalmazásával:

– A pontkülönbség annál kisebb, minél nagyobb az árkülönbség;

– Egyértelműbb megkülönböztetés érhető el a legalacsonyabb árnál jóval magasabb ajánlatok között (pl. a legalacsonyabbnál 100%-kal magasabb ár még mindig fele pontot ér).

Kerülje az órák számának pontozási kritériumként való alkalmazását!

Javasoljuk, hogy az ajánlatkérők ne az óraszámot használják pontozási szempontként: a takarítási szerződés eredményalapú, nem pedig tevékenységalapú szerződés (termékek és szolgáltatások megközelítés).

– Az óraszám pontozási szempontként való alkalmazása a pályázatban azt eredményezné, hogy a takarítási szolgáltatást megrendelő bizonyos helyzetekben a közvetlen munkáltatóhoz hasonló helyzetbe kerülne.

Javítsa a többi pontozási kritérium egyensúlyát!

Az EFCI azt javasolja, hogy az ajánlatkérők és a takarítási szolgáltatások vevői a következő szempontokat is vegyék figyelembe az odaítélési szempontok vagy a szerződés teljesítési feltételeinek meghatározásakor:

– A szerződés végrehajtásának megszervezése: a szerződés teljes időtartama alatti minőségellenőrzés biztosítása érdekében javasoljuk:

 – a minőségi rutinok ellenőrzésére használt módszerek és szabályzatok leírásának kérése, valamint a minőségi szabványok teljesítésének megerősítése (pl. ISO tanúsítványok), és
– a szerződéskezelésre, az üzemeltetési tervezésre és az ügyféllel való kapcsolatra vonatkozó specifikációk beépítése az ajánlatba és a szerződésbe.

– A személyzet képzettsége és tapasztalata: az ajánlatban hivatkozni kellene a kért takarítási szolgáltatásokat végző személyzet tapasztalatára és képzettségére (beleértve a képzésre és/vagy készségekre való hivatkozásokat);

– A szolgáltatás környezeti fenntarthatósága: a pályázatok hivatkozhatnak környezetirányítási rendszerekre (nemzeti, európai vagy nemzetközi, pl. ISO 14001 vagy azzal egyenértékű), felhasznált anyagokra és termékekre (környezetvédelmi vagy más azzal egyenértékű tanúsítvány kérése, a természeti erőforrások hatékony felhasználásának biztosítása, valamint a vegyszerek és fertőtlenítőszerek csökkentett használata, ahol lehetséges), a személyzet oktatása környezetbarát gesztusokra és egyebekre, valamint a személyzet, a tisztítóanyagok és a termékek szállításának hatásaira.

– GPP-kritériumok: az ajánlatkérők konkrét kikötéseket alkalmazhatnak a stratégiai környezetvédelmi célok, például a zöld közbeszerzés (GPP) megvalósítása érdekében. Az EFCI a következő rendelkezések beépítését javasolja:

   – csak akkor, ha az ár az összpontszám 50%-ánál kevesebbet jelent (a „legjobb ár-minőség arány” megközelítésen belül);
– a szerződés végrehajtásának módjával kapcsolatos feltételekben (végrehajtási szempontok) és horizontális kötelezettségként minden ajánlattevő számára;
– ajánlatok értékelése révén, amelyet kizárólag a 2014-es irányelvben meghatározott, az ajánlatokban meghatározott kritériumok alapján végeznek, nem pedig a szerződő társaságok általános CSR-politikájához kapcsolódó külső elemek alapján (azaz szerepel-e az ajánlatban, vagy egyáltalán nem veszik figyelembe)

– Innovatív működési megoldások a szolgáltatási ajánlatban (vagy „szervezeti innováció”): az EFCI a takarítási szolgáltatások innovációjának értékelését javasolja a választott pontozási képletnek az árazott mennyiségi jegyzékhez (franciául DQE: détail quantitatif estimatif) történő hozzáigazításával.

   Ehhez a következőket kell figyelembe venni: (i) nappali takarítás, (ii) műszaki innováció (pl. új anyagok, gépek, tisztítási technikák, érzékelők), (iii) környezetvédelmi innováció (pl. új termékek, szállítási módok, beavatkozási idők az energiahatékonyság szerint, (iv) kommunikáció és digitális innováció (digitális platformok, ügyfélkapcsolatok, szolgáltatásfigyelés stb.).

A nappali takarítás beépítése a végrehajtási kritériumok közé

A nappali takarításnak a végrehajtási kritériumok között való megtartása azonnali pozitív következményekkel járna a takarítók munka és magánélet közötti egyensúlyára, valamint a szolgáltatások általános elismertségére azok részéről, akik azokban a helyiségekben dolgoznak vagy azokat használják, amelyekben a takarítási szolgáltatást végzik. Pontosabban:

 – a nappali takarítás növelése a részórák csökkenését (azaz a nem felosztott munkaidőt) eredményezi;

– szerződés megújítása esetén előzetes vizsgálatot kell végezni annak értékelésére, hogy az új helyszíni konfigurációknak megfelelően lehet-e megvalósítani a nappali takarítást.

Vállalkozások átruházása (TUPE)

A tisztítási szerződésekre a vállalkozási jogszabály vonatkozik, amely előírja, hogy vállalkozóváltás esetén a belépő cégnek át kell vennie a távozó cég személyzetét. Következésképpen,

– Tekintettel arra, hogy a munkaerőköltség átlagosan a takarítócégek ajánlatában szereplő ár 80%-át teszi ki, alapvető fontosságú, hogy a pályázati kiírás tartalmazza a vállalkozásátadás esetén átveendő személyzetre vonatkozó információkat (munkaerőköltség, ill. óradíjat);

– ez egy jogi kötelezettség, amelyet az állami megrendelők gyakran nem tartanak be. Az EFCI úgy véli, hogy a megrendelőknek figyelembe kell venniük az ebből a kötelezettségből eredő összes követelményt a pályázat munkaügyi záradékának megfogalmazásakor, különös tekintettel a társadalmi integrációra.

A címlapkép forrása: EFCI
Közzététel: 2023. május 23.