Facility/Property management blog

Insourcing vagy outsourcing?

Az üzleti világ gyorsan változik és a vállalkozások számára egyre inkább kritikus kérdéssé válik, hogy mely tevékenységeket érdemes saját erőforrásokkal elvégezni, és melyeket kellene inkább külső szolgáltatókra bízni. Nincs ez másként a facility managementben sem. Egy nemrégiben megjelent fehér könyv szerint azok a vezetők, akik nem vizsgálják meg alaposan a takarítási vagy létesítménygazdálkodási feladatokkal kapcsolatos insourcing koncepciójukat, kockázatnak teszik ki cégeiket. Ebben a blogbejegyzésben az outsourcing és insourcing kritikus aspektusait a döntéshozók szemszögéből vizsgáljuk meg, miközben az üzleti szempontok mellett figyelembe vesszük a szervezeti kultúrát, a rugalmasságot és a kockázatkezelést is.

Nemrégiben, a facility management cég lecserélésével foglalkozó blogbejegyzésünk kapcsán megemlítettük a többek között a Pepsi-nek is szolgáltató OpenWorks céget is. A facility management vállalat most egy új fehér könyvvel (white paper) jelentkezett, amely rávilágít az FM-szolgáltatások házon belül tartásának kockázataira. E heti cikkünket e dokumentum és a McMorrow Reports bemutatója alapján ennek a témának szenteljük.

Míg a létesítményi szolgáltatások viszonylag kis, 2-5%-os részt képviselnek a cégek és intézmények költségvetésében, mögöttük több millió dolláros működési kockázat húzódik meg, amelyet a pénzügyi, üzemeltetési és létesítményvezetők gyakran nem vesznek figyelembe, amikor úgy döntenek, hogy a feladatokat házon belül oldják meg (insourcing), s nem a kereskedelmi takarítást választják (outsourcing). A házon belüli takarítók és más épületüzemeltetők nem takarítanak meg pénzt a vállalatnak.

Ehelyett különféle kockázatoknak teszik ki a műveleteket:

– A sikertelen hatósági auditok több millió dolláros bírsághoz vezethetnek, ami rossz hatással van az eredményre és a haszonkulcsra.

– Az alkalmazottak betegségei, sérülései és lemorzsolódása hatással vannak a munka termelékenységére.

A munkahelyi balesetek és megbetegedések 77%-áért a közlekedés, az egészségügyi szolgáltatások és a feldolgozóipar felelős. Az Egyesült Államokban pedig átlagosan évi 3600 dollárjába kerül a munkaadóknak a letöltött órák után fizetett alkalmazottak távolléte.

– A leromlott munkateljesítmény csökkenti az üzem termelését, a készletek forgási idejét, az ügyfélszolgálat minőségét és a teljesítménymutatókat, beleértve az egy alkalmazottra jutó profitot is.

Egy 2019-es tanulmány megállapította, hogy az alkalmazottak elégedettsége lényeges pozitív korrelációt mutat az ügyfelek lojalitásával, és jelentős negatív korrelációt a személyzet fluktuációjával. A termelékenységgel való kapcsolat is erős volt, ami az üzletágak magasabb jövedelmezőségében is megmutatkozott.

– Az ügyfelek frusztrációja vagy kényelmetlensége negatívan befolyásolja a márka-affinitást és az ügyfelek elégedettségét.

A fogyasztók 92%-a számára a tisztaság fontosabb, mint a nyújtott szolgáltatás vagy az Ön alkalmazottai, amikor eldöntik, hogy visszatérő vásárlók lesznek-e. Emellett gyakran rejtett költségek is keletkeznek, beleértve az alkalmazottak fluktuációját, a gyakori munkaerő-felvételt, a folyamatos képzést, a munkavállalói követeléseket és a létesítményekben keletkezett károkat.

A forráson túllépve:

Az outsourcing egy külső vállalkozás felvétele olyan munka elvégzésére, amelyet korábban az Ön alkalmazottai végeztek el. Jellemzően a kiszervezett munkák olyan munkák, amelyek a vállalat működtetéséhez s nem az alaptevékenységéhez kapcsolódnak. A humánerőforrás, az informatika, az adatfeldolgozás, a biztonság és a takarítási szolgáltatások mind olyan munkák példái, amelyeket a vállalatok egyre inkább kiszerveznek. A szervezet működése és döntései feletti ellenőrzése eltérő lesz attól függően, hogy a vállalat outsourcing-et vagy insourcing-et alkalmaz-e.

A Technavio legutóbbi tanulmánya szerint Észak-Amerikában a létesítménygazdálkodási szolgáltatások piacának mérete 2022-ről 2027-re 7,69%-os összetett éves növekedési ráta (CAGR) mellett 114,36 milliárd dollárral nő. A piac növekedését az infrastruktúra-fejlesztés növekedése, a biztonság iránti igény növekedése valamint az épületfelügyeleti outsourcing tevékenység erősödése határozza meg. Az outsourcing során egy cég vagy maga nyújtja a szolgáltatásokat, vagy koordinálja több speciális szolgáltató (például takarítás, portaszolgálat, kertészet, HVAC stb.) munkáját.

Egy korábbi blogbejegyzésünkben már hivatkoztunk a CBRE egyik idén megjelent felmérésére, amelyben a válaszadók

– 58%-a nyilatkozott úgy, hogy kiszervezi (stratégiai szövetséget köt külső szolgáltatókkal) a létesítménygazdálkodási szolgáltatásokat,

– míg negyede csak bizonyos taktikai szerepkörben alkalmaz cégeket, például csak karbantartási vagy csak takarítási feladatra (ez az „out-task”),

– a fennmaradó 15% pedig saját maga végzi el a szükséges feladatokat.

Milyen kockázatot jelent, ha egy vállalat házon belül oldja meg a facility management feladatokat, s nem szervezi ki azokat?

1. Magasabb költségek

A házon belüli megoldás általában magasabb költségeket jelenthet a vállalat számára. A létesítménygazdálkodáshoz szükséges munkaerő, eszközök, anyagok és tréning költségei magasabbak lehetnek, mint egy külső szolgáltató esetében.

2. Szakértelem hiánya

A facility management feladatokat nem egyszerű szakszerűen elvégezni. Ha nincsenek megfelelően képzett munkatársai, akkor nem tudják biztosítani a hatékony és minőségi munkavégzést. Ez a kockázat a műszaki vagy speciális szolgáltatások igénybevételénél is jelentkezhet. 

3. Elvonja az erőforrásokat

A facility management feladatok elvégzése házon belül elvonhatja a vállalat erőforrásait a fő tevékenységektől és a magasabb hozzáadott értéket nyújtó munkától. Ez a figyelemelterelés a vállalat fő üzleti tevékenységét is negatívan érintheti. 

4. Alacsony rugalmasság

Az FM-igények az idő múlásával változhatnak. Ha a vállalat házon belül oldja meg ezeket a feladatokat, akkor nehezebben tud alkalmazkodni az újonnan keletkező igényekhez és elvárásokhoz, ami lehetetlenné teheti az optimális erőforrásfelhasználást. 

5. Felelősség és kockázat

A facility management tevékenységekhez kapcsolódó felelősség és kockázatok azokra a cégre háríthatóak, amelyeknek kiszervezték ezeket a feladatokat. Ha a vállalat belső erőforrásai végzik el a munkát, akkor az esetleges balesetek, károk vagy minőségi problémák miatt ők maguk viselik ezeket a következményeket.

Milyen előnyt jelent, ha egy vállalat kiszervezi facility management feladatokat, s nem házon belül oldja meg azokat?

1. Költséghatékonyság

A külső szolgáltatók általában több tapasztalattal és szakértelemmel rendelkeznek a facility management terén. A kiszervezés révén a vállalatok csökkenthetik a munkaerőre, eszközökre és anyagokra fordított költségeket, valamint elkerülhetik a munkaerőt felvétellel és képzéssel járó kiadásokat. 

2. Szakértelem és minőség

A kiszervezett szolgáltatók szakemberei általában magas szintű szakértelmet és szaktudást hoznak magukkal, aminek eredményeként magasabb minőségű szolgáltatást nyújtanak a vállalatnak. Azok a szolgáltatók, akik a létesítménygazdálkodásra specializálódtak, jobban ismerik a legjobb gyakorlatokat és technikákat. 

3. Rugalmasabb munkaidők

A kiszervezett szolgáltatók gyakran rugalmasabb munkaidőket kínálnak, amelyek jobban illeszkedhetnek a vállalat igényeihez és ütemtervéhez. Ez lehetővé teszi a cég számára, hogy az erőforrásait hatékonyabban és rugalmasabban használja fel. 

4. Koncentráció a főtevékenységekre

Ha az FM-feladatokat külső szolgáltatókra bízzák, a vállalat munkatársai a fő üzleti tevékenységekre koncentrálhatnak. Ez javíthatja az üzleti hatékonyságot és lehetővé teszi, hogy a vállalat fókuszáljon a magasabb hozzáadott értéket jelentő területekre. 

5. Jobb erőforrás-hasznosítás

A facility management terén szükséges erőforrásokat a vállalat kiszervezéssel könnyebben skálázhatja igényeknek megfelelően. Ha a vállalat növekszik vagy csökken a tevékenysége, akkor a kiszervezett szolgáltató könnyebben alkalmazkodhat a változó igényekhez. 

6. Kockázatcsökkentés

A kiszervezett szolgáltatók felelőssége a megfelelő szakmai engedélyek, biztosítások és előírások betartása. Ez csökkentheti a vállalat (a megrendelő) jogi és pénzügyi kockázatait, amelyek a takarítás és facility management feladatok elvégzésével járhatnak. 

7. Innováció és technológia

A kiszervezett szolgáltatók általában naprakészebb technológiát és eszközöket használnak a hatékonyabb és hatásosabb munkavégzés érdekében. Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy hozzáférjen a legújabb innovációkhoz és technológiai előnyökhöz anélkül, hogy saját erőforrásait fektetné be ezekbe. 

Jawad AlTamimi a világ legnagyobb üzleti közösségi hálózatán, a LinkedIn-en megjelent írásában felsorolja azokat a tényezőket, amikor a blogbejegyzés címében jelzett döntés meghozatalakor figyelembe kell vennie: 

1. A szolgáltatás teljes költsége

– A szükséges ismeretek, anyagok, felszerelések és képességek megszerzéséhez szükséges órák becslése.

– A költségeket növelő vagy aggodalomra okot adó tényezők azonosítása, például mérnöki kérdések, megfelelőségi követelmények, a munka minősége, a beszerzési költségek, az állásidő költségei, valamint a lehetséges hibák vagy az ismétlendő elvégzés költségei.

– Az összes elismert költségnek és aggálynak a szerződő fél szerződéses díj ellenében vállalt kötelezettségeivel történő összehasonlítása. A számoknak végső soron meg kell határozniuk a legjobb lépést.

2. Relevancia a létesítmény küldetése szempontjából
3. Kockázatátruházás vagy -megosztás
4. Vezérlési szint
5. Szakértelem szintje
6. Reakcióidő
7. Egyéb megfontolások

Ugyanő az alábbiakban látja az outsourcing előnyeit:

– Költségkontroll

– Kevesebb felelősség (jogi, biztosítási stb.)

– A legújabb technológia és eszközök

– A szolgáltatás megszüntethető

– Mélyreható specializáció

– Szinte korlátlan számú dolgozó

– Elszámolható az eredmény (SLA) és megfelelő szerződés esetén alulteljesítés miatt levonás is érvényesíthető

A teljes kép kedvéért az outsourcing hátrányai AlTamimi szerint:

– Kevesebb beleszólás

– Kisebb lojalitás

– Kevesebb helyszíni felhatalmazás

– Rosszabb személyzeti morál

– Az üzleti kultúra ismeretének hiánya

– Más időbeosztás

– Szerződéses korlátozások

Összességében tehát fontos, hogy egy vállalat alaposan mérlegelje a döntését a takarítási és facility management feladatok házon belüli megoldása vagy kiszervezése között. Mindkét megközelítésnek vannak előnyei és hátrányai, és a választás függ a vállalat igényeitől, méretétől, erőforrásaitól, szakértelmétől és más körülményektől. A helyes döntés meghozatalához célszerű részletes elemzést végezni a vállalat céljainak és jelenlegi helyzetének figyelembevételével.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. augusztus 8.

Insourcing or outsourcing?

The business world is changing rapidly and it is becoming an increasingly critical question for businesses which activities should be carried out with their own resources and which should be entrusted to external service providers. This is no different in facility management. According to a recent white paper, managers who do not thoroughly examine their insourcing concepts for cleaning or facilities management tasks are putting their companies at risk. In this blog post, we examine critical aspects of outsourcing and insourcing from a decision-maker’s perspective, while considering organizational culture, flexibility, and risk management in addition to business considerations.