Facility/Property management blog

 

Költségcsökkentés a facility managementben

A (külső) facility management szolgáltatóknak több lehetőségük is van a költségek csökkentésére, beleértve az erőforrásallokáció optimalizálását, a technológia és innováció alkalmazását, a szolgáltatások standardizálását és skálázhatóságát, a hosszú távú partnerségek kiépítését és a teljesítmény monitorozását. Ezek az intézkedések piaci körülmények között hozzájárulhatnak a vállalatok versenyképességének növeléséhez és hosszú távú sikeréhez. Ugyanakkor bár maga a pénzmegtakarítás logikus megoldásnak tűnhet, de bizonyos esetekben a költségek csökkentése költséges hibává válhat.

Költséghatékonyságot vár a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság attól, hogy 2024-re már 81 hazai kórház üzemeltetési feladatait látja el. A KEF már fel is mérte azokat a területeket, ahol azonnali intézkedésekre van szükség, és azt is, hol szükséges energiahatékonysági beruházásokat végezni – írta december 7-én az Infostart.hu. A jelenlegi üzleti légkörben az épületszolgáltatási vállalkozók (BSC-k) a „szappan-menedzsmenttel” kapcsolatos kérdések miatt vannak felháborodva. Az egekbe szökő költségek és az ügyfelek nyomása a kiadások visszafogására néhány BSC-t arra késztet, hogy a megtakarítások maximalizálása érdekében a mosdóhelyiségek fogyóeszközeit vegye célba – mindezt a kézhigiénia feláldozása nélkül. A BSC-k számára ez egy újabb front a hatékonyság és eredményesség egyensúlyának megteremtéséért folytatott folyamatos küzdelemben – jelent meg néhány nappal korábban a Cleanlink.com-on. 

E két cikk (is) arra irányítja a figyelmet, hogy a tulajdonosok és a property managerek tulajdonképpen mindig is jelen lévő költségoptimalizálási, sőt egyenes „spórolási” elvárásai és a szolgáltatók nyereségességi megfontolásai talán még sohasem voltak annyira hangsúlyosak, mint a jelenlegi inflációs környezetben, így különösen aktuális, hogy ezeket a kérdéseket helyezzük eheti blogbejegyzésünk fókuszába. 

Pedig a „nagyvilágban” ezzel ellentétes tendenciák is látszanak. Amellett, hogy a szolgáltatások beszerzésénél nem csak és kizárólag az ár, hanem a legjobb ár/minőség arányon alapuló kiválasztásra került a hangsúly, a különböző méretű létesítmények felkarolják a fenntartható és környezetbarát programok iránti igényt, hogy csökkentsék szénlábnyomukat, elősegítsék a környezeti felelősségvállalás kultúráját, és igazodjanak a vállalati értékekhez. Például az RICS 2023-ra szóló globális fenntarthatósági jelentése (RICS Global Sustainability Report for 2023) szerint az APAC (ázsiai-csendes-óceáni) régióban a tudatosság növelése és az ezzel járó magasabb költségek ellenére egyre nagyobb a kereslet a zöld ingatlanok iránt (A kiadvány felvázolja a világ zöld- és fenntartható ingatlanjainak helyzetét, valamint a befektetők érdeklődését a zöld ingatlanok megszerzése és fejlesztése iránt.) 

Pénz pedig az országhatárainkon túl sem áll korlátlanul rendelkezésre. Nem találtunk ilyen irányú statisztikát, de például még a NASA létesítményekkel és ingatlanokkal foglalkozó részlegének igazgatója is úgy véli, hogy a karbantartási és építési költségvetésük „teljesen alulfinanszírozott”. Erik Weiser szerint az űrkutatási hivatal legóvatosabb becslése alapján a létesítmények karbantartásához vagy korszerűsítéséhez szükséges összeg és az ügynökség által erre a célra fordított összegek között évente 259 millió dollárnyi a különbség, vagy több mint 600 millió dollár, ha a NASA a kereskedelmi ágazat karbantartási gyakorlatát követné. A hivatal létesítményeinek 83%-a túl van a tervezett élettartamán. 

Milyen lehetőségei vannak egy külső facility management szolgáltatónak a költségcsökkentésre? 

A létesítménygazdálkodási szolgáltatások kiszervezése a tulajdonos vagy egy vállalat életében olyan stratégiai döntés lehet, amely számos előnnyel járhat, beleértve a költségcsökkentési lehetőségeket is. Az egyik legfontosabb tényező a hatékony forrásallokáció és az optimalizált munkafolyamatok kialakítása. A külső facility management szolgáltatóknak széleskörű tapasztalataik vannak az adott területen, és azáltal, hogy több ügyfelet szolgálnak ki, nagyobb tapasztalataik vannak a hatékony erőforrás-felhasználás terén is. Ez lehetővé teszi számukra, hogy a szükséges erőforrásokat optimálisan használják fel, minimalizálva ezzel a felesleges költségeket. 

A mesterséges intelligencián alapuló technológia képes megváltoztatni a rutinfeladatok megközelítését és végrehajtását – gyorsabbá, hatékonyabbá és költséghatékonyabbá téve azokat. Az AI vagy MI ahelyett, hogy felváltaná az emberi dolgozókat, bővítheti készségeiket, lehetővé téve számukra, hogy olyan értéknövelő feladatokra összpontosítsanak, mint a stratégiafejlesztés, problémamegoldás és ügyfélkapcsolat-kezelés. Az MI alkalmazásának 8 előnyével, a Facilitiesnet.com egyik cikkéből kiindulva a szeptember 12-i blogbejegyzésünkben foglalkoztunk részletesen, ezért itt csak a főbb területeket idézzük fel:

1. Adatvezérelt ismeretek
2. Proaktív facility management
3. Az erőforrások elosztásának egyszerűsítése
4. MI és IoT integráció
5. A generatív mesterséges intelligencia felszabadítja a kreativitást és az innovációt
6. Prediktív területtervezés
7. A karbantartási munkafolyamatok javítása
8. MI-vezérelt vészhelyzeti reagálás

A második kulcsfontosságú tényező az innováció és a technológia alkalmazása. Ma már sok megrendelő kéri is az ilyen megoldásokat a pályázatában. A facility management területén egyre több digitális megoldás és automatizációs eszköz válik elérhetővé. A külső szolgáltatók, akik alkalmazzák, sőt esetleg fejlesztik is ezeket az új technológiákat, képesek hatékonyabbá tenni a folyamatokat és csökkenteni az emberi erőforrások iránti szükségletet. Az automatizálás és a robotika fokozottabb használata, ami javítja a hatékonyságot, az ismételhetőséget és csökkenti a munkaerőköltségeket. A robotporszívók, ablaktisztítók és padlósúrológépek, az intelligens mosdótechnológia (stb.) hozzáférhetőbbé váltak, és egyre szélesebb körben kezdik alkalmazni őket. Az intelligens technológiák és a felhőalapú szoftverek alkalmazása a takarítási műveletek távoli felügyeletére és irányítására lehetővé teszi a takarítási tevékenységek, ütemezések és a berendezések karbantartásának valós idejű nyomon követését. Az akkumulátortechnológia a tisztítószerek széles skáláján fejlődött, különösen a lítiumos megoldásokra való áttérés, amely növeli az akkumulátorcellák üzemidejét és élettartamát. A szolgáltató robotok és az intelligens technológiák teljes körű integrálása a létesítményfelügyeleti rendszerbe növelheti a termelékenységet, csökkentheti a költségeket, és jobb hozzáadott értéket képviselő információhoz lehet jutni általa. Az okos épületmenedzsment rendszerek segítenek az energiafelhasználás optimalizálásában és az üzemeltetési költségek csökkentésében is. Mindez persze megnöveli a kiberbűnözéssel okozható kár mértékét is. A kiberbiztonságra fordított összegek komoly kiadást jelenthetnek, de már egy támadás esetén is megtérülnek. 

Az elmúlt években a szén-dioxid-kibocsátás csökkentése érdekében egyre nagyobb tendencia volt a kereskedelmi ingatlanok „villamosítása”. A villamosítás számos kihívást jelent – a rendelkezésre álló hálózati kapacitás, a hűtőközeg fokozott felhasználása és a meglévő eszközök átalakítása, hogy csak néhányat említsünk. Tágabb értelemben véve idetartozik a világítás területén való megtakarítás is, hiszen például jelenleg ez az egyesült államokbeli kereskedelmi épületek összes villamosenergia-fogyasztásának 17%-át (a fűtés-hűtés a 38%-át) teszi ki, így a technológiailag fejlett világításra való frissítés jelentős fenntarthatósági és költséghatékonysági előnyökkel jár. 

Ezen technológiák elterjedésének persze megvannak az akadályai is, például egy másik korábbi blogbejegyzésben már bemutattuk a CloroxPro 2023 Clean Index című jelentését, amelynek most azt az aspektusát emeljük ki, hogy a takarító szakemberek 78%-a a környezettudatos tisztítószerekre való átállással kapcsolatos legfőbb aggályai között említi meg a bevezetésükkel kapcsolatos költségeket. 

A szűkös költségvetés miatt sok létesítménynek kreatívan kell gondolkodnia azon, hogy kevesebbel többet érjen el. Ez azt jelentheti, hogy el kell halasztani a kritikusnál kevésbé fontos igényeket, például a régi, leromlott padlóburkolat cseréjét vagy akár a nem kötelező és nem létfontosságúnak tűnő karbantartások elhalasztását. Ugyanakkor napjainkban már költséghatékony szervizprogramok támogathatják a gépek javítását, karbantartását és újrafelhasználását, hogy meghosszabbítsák a gépek élettartamát, és biztosítsák, hogy ne kerüljenek idő előtt a hulladéklerakóba. A kondíció-alapú karbantartás (conditioned-based maintenance) lehetővé teszi, hogy a megfelelő karbantartást a megfelelő időben végezzük el, s hatékony illetve költséghatékony erőforrás-felhasználást jelent. 

A harmadik fontos tényező a szolgáltatások standardizálása és skálázhatósága. A megfelelően kiválasztott külső FM-szolgáltatók széles körű tapasztalattal rendelkeznek az ügyfelek kiszolgálásában, így képesek standard szolgáltatásokat kínálni, amelyek könnyen alkalmazhatók és skálázhatók az ügyfél igényeinek megfelelően. Ezáltal a szolgáltatók hatékonyabban és költséghatékonyabban tudnak működni. 

A negyedik tényező a hosszú távú partnerségek kialakítása és a stratégiai tervezés. A külső facility management szolgáltatóknak érdekük, hogy hosszú távú és kölcsönösen előnyös kapcsolatokat alakítsanak ki ügyfeleikkel. Ennek eredményeként olyan szerződéseket köthetnek, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy hosszú távú költségcsökkentési stratégiákat alkalmazzanak, például azáltal, hogy az erőforrásokat előre tervezik és optimalizálják. Az egyéves megbízásról szóló tender-kiírások nem segítenek ebben. 

Emellett az eszközök és a folyamatok monitorozása és értékelése rendkívül fontos a költségek csökkentése érdekében. A külső szolgáltatóknak gyakran jobb eszközeik és rendszereik vannak a teljesítmény monitorozására és az eredmények értékelésére. Ez lehetővé teszi számukra, hogy időben felismerjék a hatékonyság növelésének vagy a költségek csökkentésének a lehetőségét. 

Az amerikai MRI cég honlapján megtalálható egyik cikk a fentiekkel nagyjából megegyezően 6 hatékony módját sorolja fel a költségek csökkentésének:

1. Prediktív karbantartás-tervezés
2. Optimalizált helygazdálkodás
3. Időrabló feladatok automatizálása
4. Fokozott energiamegtakarítás
5. A munkavállalók maradásra való ösztönzése
6. Szigorúbb projektkövetés

A CloudApper egyenesen 20 ötlettel szolgál nekünk, Önnek:

1. Gondolkodjon hosszú távon!
2. Törekedjen a folyamatos fejlődésre!
3. Figyelje a beltéri levegő minőségét (IAQ)… sok pénzt takaríthat meg!
4. Hozzon létre megismételhető karbantartási eljárásokat (és szüntesse meg a feleslegeseket)!
5. Állítson fel preventív karbantartási tervet (PMP) a működési hatékonyság érdekében!
6. Vezessen be foglaltsági alapú szellőztetési ütemtervet!
7. Alkalmazzon olyan szoftvereket, amelyek megkönnyítik és produktívabbá teszik a munkáját!
8. Újítsa meg a meglévő épületrendszereket!
9. Használjon dolgok internete (IoT)-képes felügyeleti rendszert a számítógépes karbantartás-irányítási rendszerével (CMMS) együtt!
10. Tekintsen úgy az energiahatékonyságra mint befektetési stratégiára!
11. Elemezze a jelenlegi energiafogyasztását!
12. Bontsa részekre épületének energiafelhasználását!
13. Keressen stabil, hosszú távú energiaköltségeket!
14. Korszerűsítse a világítást, méghozzá tegnap!
15. Vonja össze több létesítmény költségeit!
16. Használjon frekvenciaváltót a berendezésein!
17. Monitorozza nagyon-nagyon gondosan a HVAC-rendszerét!
18. Zárja le a csatornákat!
19. Képezze megfelelően alkalmazottait és technikusait!
20. Biztosítsa a biztonságos munkavégzést!

A FieldCircle állítólag bevált taktikái a létesítmények fenntartási költségeinek csökkentésére: 

Rövid távú kezdeményezések és gyors sikerek

1. Hozzon létre egy olyan csapatot, amely megoldja a feladatokat!
2. Egyensúlyozza a készleteit, hogy megőrizze a vagyonát!
3. Csináljon épület-energetikai átalakítást!

Közép- és hosszú távú kezdeményezések

4. A rest kétszer fárad!
5. Hagyja, hogy az adatok beszéljenek!
6. Bízza a profikra!
7. Kerülje el a költséges kerülőutakat és a váratlan meghibásodásokat!
8. Alakítson ki erős partnerségeket!
9. Tűzzön ki célokat és érje is el azokat!

A vállalkozások általában keresik a költségek visszafogásának módját. A pénzmegtakarítás logikus megoldásnak tűnhet, de bizonyos esetekben a költségek csökkentése költséges hibává válhat. Sok cég számára a létesítményi szolgáltatások viszonylag kis, 2-5%-os költségvetési tételköltséget jelentenek. Erről a megtévesztően csekély arányú költségről sok vállalat úgy véli, hogy csökkenthető – gyakran a felelősségek házon belüli átvállalásával. E látszólag körültekintő költségvetés-csökkentési döntés mögött jelentős működési kockázat húzódik meg, amelyet a pénzügyi, üzemeltetési és létesítményi vezetők sokszor nem ismerek fel, amikor a belső forrású megoldást választják.

Nem könnyű feladat 2023-ban magyar létesítménygazdálkodási vezetőként dolgozni. A mai vezetőnek kényes egyensúlyt kell fenntartania; a kiváló ügyfélkiszolgálástól kezdve az épület használóinak igényeire és a munkavállalókkal kapcsolatos problémákra való reagálásig úgy kell tevékenykednie, hogy a többnyire karcsú működési költségvetésen belül kell zsonglőrködnie. E kihívásokhoz kapcsolódóan a menedzserek továbbra is igen erős piaci versennyel küzdenek, miközben a csak alig-alig rendelkezésre álló műszaki-, takarító-, értékesítési (stb.) munkavállalók mind szélesebb körének bevonzására és megtartására tesznek kísérletet.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. december 12.

Cost reduction in facility management

The (external, outsourced) facility management service providers have a number of options to reduce costs, including optimising resource allocation, using technology and innovation, standardising and scalability of services, building long-term partnerships and monitoring performance. These measures can contribute to the competitiveness and long-term success of companies in market conditions. At the same time, while saving money may seem a logical solution in itself, in some cases cost reduction can become a costly mistake.