Facility/Property management blog

Mikor jöhet el az ideje a facility management cég lecserélésének? I. rész

Egy épület-tulajdonosnak vagy property managernek, amikor kiválasztja és szerződést köt egy facility management (FM) céggel, az a célja, hogy hosszú távon is hatékony és zökkenőmentes üzemeltetést biztosítson az adott ingatlanban. Az FM cég felelős a létesítmények takarításáért, karbantartásáért, őrzéséért (stb.) és ezen folyamatok optimalizálásáért. Azonban előfordulhat, hogy bizonyos problémák megoldásában a megbízó nem vagy nem kellőképpen támaszkodhat a megbízott vállalatra, és felmerülhet az FM cég lecserélésének szükségessége.

A létesítménygazdálkodás, amely egyebek között magában foglalja a kereskedelmi takarítást is, többet jelent, mint egy szemeteskosár éjszakai ürítését. Az általa biztosított előnyök túlmutatnak azon, amit az első pillantásra láthatunk (bár egy éppen kitakarított irodában jobb dolgozni, mint egy koszosban). Vajon az Ön által megbízott FM cég megvédi Önt az olyan problémáktól, amelyek a nyereség csökkenéséhez, személyi problémákhoz vagy a hírnév romlásához vezethetnek? Ezt a kérdést feszegeti a Mcmorrowreports.com közelmúltban megjelent cikke, s mindjárt fel is sorol 5 olyan nehézséget, amelytől, ha nem óvja meg Önt a szerződéses partnere, akkor elképzelhető, hogy eljött az ideje a változtatásnak. Ebben a blogbejegyzésben az írás szerzőjének, a többek között a Pepsi-nek is szolgáltató OpenWorks-nek a főként tisztítás-központú gondolatmenetét követve (dőlt betűvel), de annál kicsit szélesebb perspektívával nézzük át a kérdéskört.

Milyen problémáktól kell megvédeni Önt a facility management cégének az OpenWorks szerint?

 

1. A munkaerőt vonzó képességének csökkenése
A munkavállalók mind szabadabban dönthetnek arról, hogy hol, milyen körülmények között akarnak dolgozni. Választhatnak hibrid, online vagy „hagyományos” irodát, és ha nincs meg az, amit keresnek, habozás nélkül tovább állnak. Számos tanulmány foglalkozik azzal, hogyan lehet vonzani az ifjú tehetséget, az egyik ilyen tényező a tiszta és rendezett iroda lehet, amely nemcsak új munkatársakat vonz, hanem az alkalmazottakat is segíti abban, hogy jól érezzék magukat, miközben a feladatukra is tudnak összpontosítani. Emellett a megfelelő tisztítási és karbantartási protokollok betartása csökkenti a sérülések és betegségek kockázatát azáltal, hogy eltávolítja a káros baktériumokat és megszünteti a csúszós felületeket. Ez az eljárás magában foglalja a padlók professzionális tisztításának folyamatát is.

Véleményünk szerint ez ennél azért komplexebb folyamat. Egy FM cég számos módon támogathatja megbízóját abban, hogy vonzóbbá tegye a munkahelyet a meglévő és a potenciális munkavállalók számára. Például:

 – Munkakörnyezet és munkavégzési feltételek optimalizálása
Az FM cég felelős az épület üzemeltetéséért, így lehetősége van a munkakörnyezet kialakítására és a munkavégzési feltételek javítására. Ez magában foglalhatja az ergonómikus irodai bútorok biztosítását, a megfelelő megvilágítást, akusztikát az egészséges beltéri levegőminőség fenntartását és egyéb kényelmi szolgáltatásokat, például étkezési lehetőségeket vagy sportlétesítmények elérhetőségét. Az FM cégnek lehetősége van az épületnek környezetbarát és fenntartható megoldásokkal történő felszerelésére is, ami vonzó lehet a környezettudatos munkavállalók számára.

– Rendszeres karbantartás és hibaelhárítás
Az FM cég gondoskodik az épület rendszeres karbantartásáról és hibaelhárításáról. Ez magában foglalja az elektromos, víz-, fűtés- és légtechnikai rendszerek karbantartását, valamint az esetleges meghibásodások gyors és hatékony kezelését. Az épületben zajló folyamatos működési problémák vagy kényelmetlenségek negatívan befolyásolhatják a dolgozók elégedettségét és motivációját. Az FM cég időbeni és hatékony reakciója a karbantartási igényekre javítja a munkavégzés zavartalan folyamatát és hozzájárul a munkahely pozitív megítéléséhez.

 – Rugalmas munkahelyi megoldások támogatása
Az FM cég segítheti a munkaerő megtartását azzal, hogy támogatja a rugalmas munkahelyi megoldásokat. Ez magában foglalhatja a távmunka lehetőségét, a coworking terek kialakítását vagy akár olyan koncepciók bevezetését, mint az aktivitás-alapú munkavégzés vagy a flexibilis munkaidő bevezetése. Az FM cég feladata, hogy olyan infrastruktúrát és szolgáltatásokat biztosítson, amelyek lehetővé teszik a dolgozók számára a rugalmas munkavégzést. Ez azzal járhat, hogy megfelelő távmunka helyiségeket alakítanak ki, stabil és gyors internetkapcsolatot valamint megfelelő technikai eszközöket, például laptopokat vagy mobiltelefonokat biztosítanak. Rugalmas munkahelyi megoldásokat kínálva az FM cég segíthet a munkavállalóknak jobban egyensúlyba hozni a munkát és a magánéletet, ami vonzó lehet az alkalmazottak számára.

– Többletszolgáltatások és közösségi terek biztosítása
Az FM cég fejlesztheti a munkahelyi tapasztalatot olyan többletszolgáltatásokkal és közösségi terekkel, amelyek segítik a munkavállalók kötetlen interakcióit és a munkahelyi közösségépítést. Ez lehet például kávézó vagy étterem a munkahelyen, sőt fitneszterem, társalgók vagy közös pihenőhelyiségek is. Ezek a helyszínek lehetőséget nyújtanak a dolgozóknak a kapcsolatépítésre, az informális megbeszélésekre és a kikapcsolódásra akár a munkaidő alatt is. Az ilyen környezet és szolgáltatások hozzájárulhatnak a munkahelyi elégedettséghez és motivációhoz.

– Fenntarthatóság és környezeti tudatosság előtérbe helyezése
Az FM cégnek lehetősége van arra, hogy előmozdítsa a fenntarthatóságot és a környezeti tudatosságot a munkahelyen. Ez magában foglalhatja az energiahatékonysági intézkedések bevezetését, a hulladékkezelési programok kidolgozását, a környezetbarát irodai anyagok használatát és a zöld beszerzést. A munkavállalók egyre inkább értékelik az olyan vállalatokat, amelyek elkötelezettek a fenntarthatóság iránt, és szívesen dolgoznak olyan helyen, ahol tudják, hogy a környezetre való odafigyelés része a vállalati kultúrának.

Természetesen minden szolgáltatási hely egyedi igényekkel rendelkezik, és az FM cégnek alkalmazkodnia kell ezekhez az igényekhez. Az együttműködés és a folyamatos kommunikáció a megbízóval elengedhetetlen ahhoz, hogy az FM cég hatékonyan hozzá tudjon járulni a munkaerő megtartásához és vonzásához.

2. Az előírásoknak való megfelelés és a kedvező márkaimázs fenntartása
Bármilyen létesítménynek a tulajdonosa vagy property managere is Ön, egészen bizonyos, hogy számos általános és speciális szabály vonatkozik annak a működtetésére. Egy professzionális létesítménygazdálkodó cég ismeri ezeket az előírásokat, és csökkenti a jogsértés esélyét.

Néhány fő terület, ahol a facility management szolgáltatások kulcsfontosságúak lehetnek:

– Ingatlanüzemeltetés
Az FM cég feladata az ingatlan mindennapi üzemeltetése és karbantartása. Ez magában foglalja a biztonsági előírások betartását és betartatását, az épületek és berendezések rendszeres ellenőrzését és karbantartását. Az üzemeltetőnek pontosan ismernie kell az aktuális előírásokat és szabályozásokat, és biztosítania kell, hogy az ingatlan megfeleljen ezeknek az előírásoknak.

 – Biztonság és kockázatkezelés
Az FM cég segíthet az ingatlan tulajdonosának a biztonsági előírások betartásában. Ez magában foglalhatja a tűzvédelmi intézkedések, a kamerarendszerek telepítését és karbantartását, a beléptető rendszerek kezelését és a vészhelyzeti tervek kidolgozását. A megfelelő biztonsági intézkedések nemcsak az ingatlan védelmét szolgálják, hanem a tulajdonosok és a bérlők biztonságát is.

– Fenntarthatóság és környezetvédelem
A fenntarthatóság egyre fontosabbá válik a mi területünkön is. Egy FM cég segíthet az ingatlan tulajdonosának fenntartható működési gyakorlatok kidolgozásában és végrehajtásában. Ez magában foglalhatja az energiahatékonysági intézkedések bevezetését, a víz- és hulladékkezelést, a zöld beszerzést és az ökológiai lábnyom csökkentését. Egy fenntartható üzemeltetés pozitív hatással lehet az ingatlan tulajdonosának márkaimázsára és hozzájárulhat a környezetvédelemhez.

– Ügyfélkapcsolatok és kommunikáció
A facility management cég fontos szerepet játszhat az ingatlan tulajdonosa, property managere és a bérlők közötti kommunikációban. Ez magában foglalhatja az ügyfélkapcsolati menedzsmentet, az elégedettségmérést és a panaszkezelést. (A panaszkezelésről angolul például itt olvashatunk bővebben). A cég rendelkezhet ügyfélkapcsolati munkatársakkal, akik a bérlőkkel folyamatosan kapcsolatban állnak, válaszolnak a kérdéseikre és megoldást kínálnak az esetleges problémákra. Ez segít fenntartani a jó viszonyt a bérlőkkel, ami pozitívan hat a márkaimázsra.

– Szolgáltatások koordinálása
Egy FM cég koordinálja az összes szükséges szolgáltatást az ingatlanban. Ez magában foglalhatja a takarítást, karbantartást, biztonsági szolgálatot, munkahelyi étkezést stb. Az ilyen szolgáltatások minőségének biztosítása és hatékony koordinálása hozzájárul az ingatlan pozitív megjelenéséhez, a bérlők elégedettségéhez és a márkaimázs fenntartásához.

 – Pénzügyi és műszaki elemzések
A facility management cég rendelkezhet olyan szakértőkkel, akik elemzik az ingatlan üzemeltetésével kapcsolatos pénzügyi és műszaki adatokat. Ezek az elemzések segíthetnek az ingatlan tulajdonosának a költségek csökkentésében, a hatékonyság javításában és a fenntartható üzemeltetési stratégiák kidolgozásában.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. június 13.

When is the time to replace the facility management company?

When a building owner or property manager selects and enters into a contract with a facility management (FM) company, the goal is to ensure efficient and smooth operation of the given property in the long term. The FM company is responsible for the cleaning, maintenance, guarding (etc.) of the facilities and the optimization of these processes. However, it may happen that the owners cannot rely on the commissioned company or not sufficiently to solve certain problems, and the need to replace the FM company may arise.