Facility/Property management blog

Néhány érv az épületek éjszakai felülvizsgálata mellett – és néhány ellene

Az épületek időszakos felülvizsgálata és az azt követő karbantartás alapvető fontosságú a biztonságos, hatékony és fenntartható működés szempontjából. Ezek az „auditok” lehetővé teszik egyebek mellett az épületek anyagának és berendezéseinek megfelelő karbantartását, a régi technológiák és rendszerek frissítését, valamint az épületbiztonsági előírásoknak való megfelelést. Éjszakai elvégzésüknek sok előnye van, de néhány szempont akár ellene is szólhat. A tulajdonosok és a létesítménygazdák megfelelő döntésének meghozatalában szeretnénk segíteni a mostani blogbejegyzéssel.

Egy ritka témaválasztású cikk jelent meg május 8-án a Cmmonline.com-on. A Cleaning & Maintenance Management magazin online oldala a Stratus Unlimited létesítményi szolgáltató cég egyik posztjára alapozva azt tekintette át, hogy miért lehet okos lépés a létesítmények normál munkaidő utáni felmérése és felülvizsgálata. Az írás alkalmat ad arra, hogy eheti blogbejegyzésünkben egy kicsit alaposabban járjuk körül ezt a témát.

A létesítmények időszakos felmérése lehetővé teszi, hogy az ingatlanok tulajdonosai és property managerei megvizsgálják és értékeljék azok fizikai szerkezetét, funkcionalitását és működését annak érdekében, hogy biztosítsák a biztonságosságot és az eljárások betartását, valamint megvizsgálják az adott létesítmény általános javításának szükségességét és módjait. Ebből a szempontból a kereskedelmi és intézményi épületek különösen fontosak, mivel ezekben nagyszámú ember dolgozik és látogat el.

Miért célszerű ezeket a vizsgálatokat időnként elvégez(tet)ni?

1. Az épületek anyagai, berendezései és szerkezetei idővel elhasználódnak. Az idő múlásával az épületek különböző alkatrészei sérülhetnek, és a külső hatásoknak kitett felületek kopásnak indulnak. A falak, padlók és tetők szerkezetei is idővel gyengülnek, ami rontja az épület stabilitását és biztonságosságát. Az időszakos felülvizsgálatok során az épületek karbantartását és javítását azelőtt lehet átgondolni vagy végrehajtani, mielőtt súlyos problémák jelentkeznek.

2. Az újabb technológiák és szabványok szüntelenül fejlődnek. Az épületekben használt berendezések, eszközök és anyagok folyamatosan javulnak és fejlődnek, ami lehetővé teszi az épületek hatékonyabbá, biztonságosabbá és kényelmesebbé tételét. Az időszakos felülvizsgálatok során lehetőség nyílik a régi eszközök és rendszerek frissítésére, cseréjére olyanokra, amelyek jobban illeszkednek a jelen körülményeihez.

3. A hatósági és az épületbiztonsági előírások is folyamatosan változnak. Az épületek (pl. tűzvédelmi-, elektromos-, vízellátási és szennyvízkezelési-, légkondicionálási és fűtési-, lift-) biztonsági előírásai és szabványai folyamatosan frissülnek, s ezeknek megfelelően kell az épületeket karbantartani és javítani. Az időszakos felülvizsgálatok során lehetőség nyílik arra, hogy ellenőrizzük az épület biztonsági szempontjait és megfelelőségét a legújabb előírásoknak és szabványoknak. Például az épületeknek biztosítaniuk kell a megfelelő tűzvédelmi eszközöket, mint például tűzriasztó és tűzoltó rendszereket, valamint megfelelő menekülési lehetőségeket. Az időszakos felülvizsgálatok során az épületért felelősök és a karbantartók ellenőrizhetik, ellenőrizhetjük, hogy az adott épület megfelel-e ezeknek az előírásoknak, és megfelelő-e a biztonsági kockázatok szempontjából.

A napközbeni felmérések azonban fennakadásokat okozhatnak a munkában és más tevékenységekben vagy eseményekben, amelyek általában ilyenkor zajlanak az épületekben. A munkaidőn kívüli, különösen az éjszakai auditok és az esetleges azonnali karbantartások során a létesítménygazdáknak és az FM-szakembereknek is könnyebb dolguk van, mivel az épületben dolgozók száma minimális. Ugyanakkor léteznek olyan ingatlanok is, amelyek folyamatosan üzemelnek, ilyenek például a kórházak, pályaudvarok, repülőterek, szállodák, gyártóüzemek, raktárak stb. Ezeknél az e blogbejegyzésben leírtak természetesen csak megszorításokkal értelmezhetők.

Milyen előnyei vannak az éjszakai felmérésnek?

1. Minimalizálja a nappali üzemzavarokat

Néhány tevékenység, amit az ellenőröknek el kell végezniük felmérés során – például a fűtési és hűtési rendszerek funkcióinak, a zajproblémáknak vagy a világításnak a tesztelése – zavarhatják a létesítményen belüli folyamatokat, és befolyásolhatják az éppen ott tartózkodók kényelmét. Az éjszakai felülvizsgálatra való átállással ezek a rendszerek elérhetők és értékelhetők anélkül, hogy az épületben dolgozókat vagy a látogatókat megzavarná. Kisebb az esélye annak is, hogy az alkalmazottak vagy ügyfelek akadályozzák az ellenőrzést végzőket felügyelőknek, miközben áttekintik a létesítményt. Ugyanakkor az amerikai Bureau of Labor Statistics (BLS) 2020-as adatai szerint az adminisztratív és kisegítő dolgozóknak körülbelül 11%-a dolgozott esti műszakban és körülbelül 3%-a éjszaka. (Természetesen ezek a számok ágazatonként eltérőek.)

2. Növeli a felhasználói elégedettséget

A létesítmény használói elvárják, hogy az zökkenőmentesen és hatékonyan működjön. A „rendes” munkaidőben a karbantartási felülvizsgálatok által okozott fennakadások mind az ügyfeleket, mind az alkalmazottakat frusztrálhatják. Az esti felmérések biztosíthatják, hogy a létesítmény elvégezhesse a szükséges értékeléseket anélkül, hogy rontaná az azt használók napközbeni tapasztalatait, „ügyfélélményét”, ami nagyobb elégedettséghez és hűséghez vezet.

3. Pénz takarítható meg

A nappali felülvizsgálat és karbantartás számos kulcsfontosságú művelet leállítását teheti szükségessé, beleértve azokat is, amelyek bevételt termelnek a létesítmény számára. A Stratus cég szerint ez a nappali tevékenység potenciálisan további személyzetet is igényelhet, és túlórabérre is szükség lehet. Amennyiben viszont e felülvizsgálatokat a normál üzemidő utánra ütemezzük, elkerülhetjük a leállásokat és a munkaidő-kiesést, valamint a kapcsolódó költségeket.

4. Javítja a biztonságot

A karbantartási felülvizsgálatok akár veszélyesek lehetnek, különösen akkor, ha valahová fel kell mászni, vagy nehéz felszerelést szükséges használni. Mivel éjszaka kevesebben tartózkodnak az épületben, a munkaidő utáni felülvizsgálatok csökkenthetik mások sérülésének kockázatát.

5. Hatékonyabb felmérés készíthető

A létesítmény nappali forgalmának nyüzsgése nélkül az éjszakai felméréssel megfelelőbben lehet elérni a területeket, felmérni a létesítmény általános állapotát és igényeit, valamint azonosítani azokat a területeket, amelyek különleges figyelmet igényelhetnek.

A Stratus cég posztja viszont véleményünk szerint meglehetősen egyoldalúan tartja „egyedül üdvözítőnek” az éjszakai ellenőrzéseket.

Mik lehetnek az éjszakai felülvizsgálatok árnyoldalai?

 

1. Magasabb költségek

Az éjszakai audit és karbantartás általában magasabb költségekkel jár, mivel az éjszakai munkavégzéshez speciális felszerelésekre, berendezésekre és anyagokra lehet szükség. Emellett az éjszakai munkaidőre fizetett bér is magasabb lehet a nappali munkaidőben szokásoshoz képest.

2. Zaj

Az éjszakai épület-felülvizsgálatok zajjal járhatnak, ami zavarhatja kisebb részben a mégis az épületben tartózkodókat, nagyobb részben a pihenni vágyó környékbelieket. Amennyiben az épület lakóövezetben található, az éjszakai zaj okozta panaszok akár konfliktussá is fajulhatnak.

3. Biztonság

Az éjszakai munkaidőben az épület biztonsága kockázatot jelenthet, mivel az éjszaka sötétebb és a biztonsági intézkedések kevésbé hatékonyak. Az ingatlan tulajdonosainak biztosítaniuk kell, hogy az éjszakai audit és karbantartás során is megfelelőek legyenek a biztonsági körülmények.

4. Egészségügyi kockázatok

Az éjszakai munkavégzés során előforduló stressz és az alváshiány egészségügyi kockázatokat jelenthetnek az éjszakai műszakban dolgozók számára. Ez egy-egy alkalommal nem jelenthet problémát, de amennyiben a szolgáltató cég munkatársai például rendszeresen végzik ezt a tevékenységet a különböző megbízóiknál, akkor az éjszakai munkavégzés hosszú távon negatívan befolyásolhatja az alvás minőségét és a szervezet biológiai órája is felborulhat.

Mindazonáltal az árnyoldalak nem jelentenek kizáró okot az éjszakai karbantartás és audit elvégzésére, mindössze figyelembe kell venni azokat a vonatkozó döntés meghozatalakor. Az épületek tulajdonosainak, property managereinek és az FM-szakembereknek meg kell tenni a megfelelő intézkedéseket a fent említett kockázatok minimalizálása érdekében.

Mint ahogy vannak olyan intézkedések, amelyeket a létesítménygazdáknak meg kell tenniük, vagy legalábbis ajánlatos, hogy megtegyenek annak érdekében, hogy minimalizálják az éjszakai tevékenység okozta kellemetlenségeket.

Mit lehet tenni az elégedettség növelése érdekében?

 

1. Kommunikáció

Az épület tulajdonosainak és üzemeltetőinek előzetesen tájékoztatniuk kell a bérlőket az éjszakai felülvizsgálatról és esetleges karbantartásról. Az értesítést időben kell elvégezni, és informálni kell a bérlőket az elvégzett munkáról, hogy azok tisztában legyenek az épületben történt változásokkal.

2. Rugalmasság

A létesítménygazdák igyekezhetnek rugalmasan hozzáállni és reagálni a bérlők igényeire, például a tevékenység kezdetét és végét illetően. Nem minden cég munkaideje igazodik az általánosan megszokotthoz.

3. Zajszint minimalizálása

Meg kell tenni a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy minimalizálják az éjszakai zajszintet, például a zajszintet csökkentő függönyök vagy zárt ajtók használatával.

4. Biztonság

Biztosítani kell, hogy az éjszakai felülvizsgálati és esetleges karbantartási munka során a bérlők és a bérlemények biztonsága ne sérüljön. Az ingatlan biztonsági rendszereit és kameráit folyamatosan figyelni kell, és megfelelő biztonsági intézkedéseket kell tenni az éjszakai munkavégzés során.

5. Rend és tisztaság

Biztosítani kell, hogy az esetleges éjszakai karbantartási munka során a bérlők munkakörnyezete rendben és tisztán maradjon. Az épületet ki kell takarítani az éjszakai munkavégzés után, hogy az irodák és a közös helyiségek készen álljanak a következő munkanapra.

6. Kényelem

Meg kell tenni a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a bérlők kényelmesen tudjanak dolgozni akár az éjszakai felülvizsgálat és karbantartási munka ideje alatt is. Az épületen belül ekkor is teljeskörűen, de mindenképpen a lehető leghosszabb ideig biztosítani kell a megfelelő világítást, hőmérsékletet és szellőzést.

7. Kártérítés

Amennyiben az éjszakai karbantartási munka vagy felülvizsgálat miatt a bérlők valamilyen kárt szenvednek, azt meg kell téríteni.

Az előzőekben az épületek és azok berendezéseinek éjszakai felülvizsgálatának témakörével foglalkoztunk. A hétköznapokban azonban gyakran előfordul, hogy a megbízó a szolgáltatók munkájának a minőségét kívánja munkaidőn kívül (rendszeresen) ellenőrizni. A témára még minden bizonnyal visszatérünk.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. május 16.

Some arguments for surveying your facility at night – and some against

Periodic review of buildings and subsequent maintenance is essential for safe, efficient and sustainable operation. These „audits” allow, among other things, proper maintenance of building materials and equipment, updating of old technologies and systems, and compliance with building safety regulations. There are many advantages to doing them at night, but some aspects can even speak against it. With this blog post, we want to help owners and facility managers make the right decision.