Facility/Property management blog

Természeti katasztrófa és property management

Ezen a nyáron is számos meteorológiai rekord dőlt meg a világon és Magyarországon. Nap mint nap kerültek be a hírekbe olyan tudósítások, amelyek szélsőséges szárazságról, megnövekedett számú bozót- és erdőtűzről vagy éppen hatalmas zivatarokról számoltak be. Mindezt már nem lehet valamiféle kilengésnek tekinteni, hanem egy hosszú távú trendnek, ami ma még szélsőséges jelenségnek tűnik, az a jövőben általánossá válhat. A változásokra fel kell készülni az ingatlanok tulajdonosainak, property- és facility managereinek is.

A Danfos cég és a The Pennsylvania State University’s Architectural Engineering Department 2019-es közös tanulmánya szerint 2050-re a világ népességének közel 70%-a városokban fog élni, amelyre viszont nem vagyunk felkészülve. Hagyományosan az épített környezetet úgy tervezték, hogy „hibamentes” legyen. A jelentés azonban azt állítja, hogy a katasztrófák intenzívebbé és gyakoribbá válásával a „hibamentesség” már nem lehetséges; az infrastruktúrát ehelyett úgy kell megtervezni, hogy „üzembiztos legyen” (safe-to-fail) – az infrastrukturális stratégia újradefiniálása a fenntarthatóság elemeinek és a nagyteljesítményű épületek új koncepciójának integrálása érdekében. Például a megfelelően megtervezett épületek és a hatékony ellenőrzések segíthetnek a megfelelő épülethőmérséklet határozatlan, akár nagyon hosszú ideig történő fenntartásában, annak ellenére, hogy az áramszünetek – bármilyen okból – elhúzódhatnak.

2022-ben csak az USA-ban 18 klímával összefüggő, közel 500 halálos áldozatot követelő katasztrófa történt, amelyek mintegy 175,2 milliárd dollár kárt okoztak. 2013 januárja és 2023 januárja között az Egyesült Államok megyéinek 88,5%-a jelentett legalább egyszer természeti katasztrófát. Érdekesség, hogy a klímaváltozás elméletét James Croll, egy (egykori) egyetemi takarító alapozta meg.

A létesítménygazdáknak mindig szükségük van, lesz egy tervre, hogy segítsék ügyfeleiket a természeti katasztrófák elviselésében. Legyen szó zivatarról, hurrikánról vagy erdőtűzről, természeti katasztrófákból nincs hiány. És ezek megzavarhatják az ingatlanok működését – ezt már az Fmlink.com egyik közelmúltban megjelent cikke fogalmazta meg, amely szerint az OpenWorks három módszert azonosított, amelyekkel a létesítménygazdák segíthetnek az ügyfeleiknek a természeti katasztrófák „elviselésében”.

1. Azonosítsa a gyengeségeit!

Vizsgálja meg a gyenge pontjait! Legyen szó elavult rendszerekről, tapasztalatlan személyzetről vagy strukturális problémákról, szánjon időt a gyenge pontok azonosítására! Kutatások, felmérések, tesztelés és egyéb módszerek segítségével fontolja meg egy kockázatértékelés elvégzését, hogy segítsen megérteni és azonosítani:

– a potenciális fenyegetéseket
– a felkészültség jelenlegi szintjét
– és azt, hogy hol van szükség fejlesztésekre.

A sebezhetőségek és következmények azonosítása után fontos, hogy dokumentálja és jelentse a kockázatértékelés megállapításait, és ajánlásokat tegyen e potenciális veszélyek és kockázatok kezelésére.

2. Legyen felkészülve!

A tervek megléte minimalizálja a fizikai eszközökben keletkező károkat, és életeket menthet meg vészhelyzet esetén. Azt is biztosítja, hogy katasztrófa esetén a szervezet vészhelyzeti személyzete a lehető legjobb választ tudja adni.

A legjobb gyakorlatok közé tartoznak:
– evakuálási útvonalak kidolgozása;
– óvóhelyi tervek készítése
– tűz-, szélvihar- és áramszüneti gyakorlatok tartása.

Adott esetben felkészülhet a szervezetén kívüli kulcsfontosságú szereplőkkel együttműködve kidolgozott irányelvek, eljárások és protokollok kidolgozásával is, mint például:

– rendészeti szervek
– orvosi szolgálatok
– közegészségügy
– tűzoltóság.

Ügyeljen arra, hogy előzetesen ismertesse és tudatosítsa a szervezetében a vészhelyzetre való felkészültséggel kapcsolatos információkat!

3. Legyen válasz- és helyreállítási terve!

Minden vészhelyzetben elengedhetetlen a világos kommunikáció, hogy a létesítményben mindenkivel közölni lehessen a kialakult helyzetet és a szükséges intézkedéseket. A vészhelyzeti reagálási terveknek inkább közös erőfeszítésnek kell lenniük, semmint egyetlen személy vagy csoport által kidolgozottnak. Kezdje azzal, hogy a különböző részlegek szakértőiből álló csoportot állít össze a vészhelyzeti intézkedési tervek meghatározására! Évente vizsgálja felül ezt a reagálási tervet, és a legfontosabb változásokat közölje a szervezetével! A terv részeként szükség lehet alternatív létesítmények, csereberendezések, ellátási források stb. felállítására is.

A vészhelyzetekre való felkészültség manapság minden létesítményvezető alapvető kompetenciájává vált. A fenntarthatósághoz hasonlóan ez is olyan alapvető kompetencia, amely a létesítménygazdálkodás szinte minden aspektusát érinti. A létesítményvezetőknek minden egyes intézkedésnél, minden egyes megvásárolt új berendezésnél és bevezetett folyamatnál vagy irányelvnél figyelembe kell venniük, hogy az hogyan javítja a létesítmény katasztrófavédelmi és helyreállítási képességét.

Az amerikai Federal Emergency Management Agency (Szövetségi Vészhelyzet-kezelési Ügynökség) a vészhelyzet-kezelés négy szakaszát jelölte ki, s útmutatást és tippeket ad arra vonatkozóan, hogy a létesítménygazdáknak hogyan kell az egyes szakaszokat a vészhelyzeti felkészültség kialakításának keretrendszereként használniuk. A négy fázis a következő: mérséklés, felkészültség, reagálás és helyreállítás.

1. Mérséklés

Egy katasztrófa lehetséges hatásainak mérséklése érdekében tett minden lehetséges lépés leginkább az épületek fizikai fejlesztését jelenti, hogy azok jobban ellenálljanak a szélsőséges időjárási viszonyoknak. Az enyhítés a kockázatértékeléssel kezdődik, hogy megértsük, melyek lehetnek a legvalószínűbb vészhelyzetek. Majd ezen információk felhasználásával alkalmazni kell azokat az Ön épületére. Vannak fák az ablakok közelében? Régi a tető, és nagy szél esetén problémák adódhatnak? A kritikus berendezéseket olyan helyen tárolják, ahol könnyen elöntheti a víz? Az ilyen és ehhez hasonló kockázatértékelésnek folyamatosan meg kell történnie.

Ezután a létesítménygazdáknak – szó szerint a tetőtől a pincéig – minden lehetséges lépést meg kell tenniük az épületük megerősítése érdekében, hogy mérsékeljék a katasztrófák veszélyét.

2. Felkészültség

A vészhelyzeti felkészültség vitathatatlanul legfontosabb lépése az, hogy felkészültnek kell lenni. Ez magában foglalja az összes olyan irányelvet és eljárást, amelyet úgy hoztak létre, hogy ideális esetben a létesítménye szervezetében mindenki tudja, mit kell tennie vészhelyzet esetén. A másik fontos aspektus a képzés – annak biztosítása, hogy a személyzet és a bérlők megértsék szerepüket és felelősségüket katasztrófa esetén. Gondoskodjon arról, hogy szerződést kössön a beszállítókkal – például a generátorok üzemanyagára vonatkozóan –, hogy áramkimaradás esetén legyen terve arra, hogy szükség esetén legalább a kritikus rendszerek hosszabb ideig működhessenek!

A felkészülés egy folyamatos, soha be nem fejeződő feladat. A változás állandó – mind a létesítmény használata, a bentlévők összetétele, a személyzet, mind pedig a kockázat és a lehetséges katasztrófák tekintetében. A facility managereknek tehát folyamatosan naprakészen kell tartaniuk a felkészülési terveket és irányelveket, hogy azok naprakészek, relevánsak és hatékonyak legyenek. A Cleanlink.com egyik cikkének szerzője a nagy, egész napos lehetséges forgatókönyv-szimulációk helyett kisebb, gyakoribb eseményeket javasol, amelyek mérete és terjedelme kezelhető.

3. Válasz

A legjobb tervek, a legjobb enyhítési erőfeszítések és a legjobb szándékok ellenére is előfordulhatnak katasztrófák. A reagálás legfontosabb szempontja annak biztosítása, hogy az épületben tartózkodók biztonságban legyenek. A facility managereknek gyorsan fel kell mérniük a károkat és egyéb hatásokat, hogy megpróbálják megelőzni a másodlagos károkat, és rövid távon biztosítani az emberek (és állatok) egészségét és biztonságát.

Például, ha elment az áram, győződjön meg arról, hogy a tartalékrendszerek működnek és teljesen feltöltöttek, és képesek ellátni a kritikus rendszereket! Amennyiben az ivóvíz szennyeződött, gondoskodjon arról, hogy a víz el legyen zárva a további értékelés és vizsgálat elvégzéséig! Ha az épület egyes részei megsérültek és nem biztonságosak, korlátozza a hozzáférést ezekhez a területekhez az átvizsgálásig és a javításig! Ne felejtkezzen el a biztonsági rendszerek áttekintéséről, a szükséges ideiglenes intézkedések meghozataláról sem!

4. Helyreállítás

Egy katasztrófa után a szervezetben minden ember azon lesz, hogy a dolgok visszatérjenek a normális kerékvágásba. A normális állapot helyreállítása azonban valószínűleg nem lesz olyan egyszerű, mint egy kapcsoló átkapcsolása. A katasztrófa jellegétől és súlyosságától függően a helyreállítás időt és pénzt vesz igénybe. Rövid távon a helyreállítás egyszerűen azt jelenti, hogy a szervezetet a lehető legrövidebb időn belül talpra kell állítani. A legtöbb vállalkozás számára az idő pénz, ezért a helyreállítási szakaszban az üzletmenet folyamatossága a legfontosabb prioritás. A helyreállítási fázisban fontos a vészhelyzeti felkészültség első három fázisának értékelése is, hogy azonosítani lehessen a tervek hibáit, és meg lehessen határozni, hogy vannak-e olyan fejlesztések, amelyekkel a jövőbeni katasztrófák enyhíthetők. Ez segíthet a gyorsabb helyreállítási idő biztosításában, amikor a következő katasztrófa bekövetkezik.

Az amerikai National Fire Protection Association (Nemzeti Tűzvédelmi Szövetség) például kiadott egy ellenőrző listát, amely segítséget nyújt az elektromos rendszerek katasztrófa utáni felmérésében. Az ellenőrzőlista tartalmazza a különböző berendezések értékelésének lépéseit, egy prioritásértékelési táblázatot, valamint a cserét vagy javítást igénylő tényezők azonosítását segítő lépéseket. Például a középfeszültségű berendezések, beleértve az elosztó transzformátorokat is, a legmagasabb prioritású értékelendő berendezésnek számítanak, míg a víz alá került villanymotorok értékelése a harmadik a prioritási listán. A javítás vagy csere kérdését befolyásoló tényezők némelyike csak az esemény után vehető figyelembe, más információkat azonban a katasztrófa bekövetkezése előtt érdemes összegyűjteni. A vészhelyzetre való felkészültség előzetes tervezése során a létesítményvezetők olyan kérdéseknek járhatnak utána például, hogy a gyártó még mindig működik-e, vagy hogy az illetékes hatóság engedélyezi-e egyáltalán a cserét.

A rutinproblémáktól a nagy válságokig, időről időre bekövetkeznek váratlan események. Előfordul, hogy egy gépen vagy rendszeren olyan kisebb javítás szükséges, amely várhat másnapig. Máskor azonban olyan vészhelyzet alakul ki, mint egy természeti katasztrófa, amely néhány órán belül fenyegetést jelent, és közvetlen veszélybe sodorja a létesítményeket, a fizikai eszközöket és az épületben tartózkodhat. Vészhelyzet esetén a könnyen hozzáférhető, naprakész információk megléte elengedhetetlen a helyzet sikeres kezeléséhez. Egy olyan biztonsági megoldás használata, amelyet úgy terveztek, hogy azonnali hozzáférést biztosítson a szükséges információkhoz, például a biztonsági kézikönyvekhez és protokollokhoz, segíthet az Ön szervezetének is a gyors reagálásban és az üzletmenet folytonosságának fenntartásában még vészhelyzetben is.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. október 10.

Natural disasters and property management

This summer has also seen several weather records broken in the world and in Hungary. Every day, reports of extreme drought, increased numbers of bush and forest fires, or even huge thunderstorms hit the news. This can no longer be seen as an aberration, but as a long-term trend, and what seems extreme today may become commonplace in the future. Property owners, property and facility managers should also be prepared for these changes.