Facility/Property management blog

Útmutatók a facility managementben

Az útmutatók és a szabványok egyaránt fontosak a hatékony működéshez és a termékek, szolgáltatások vagy folyamatok minőségének biztosításához, de különböző célokat szolgálnak az információ átadásában. Az útmutatók és azok folyamatos felülvizsgálatai kulcsfontosságú eszközök az adott szolgáltatási ág, például a facility management tevékenységének támogatásában, a szervezetek hatékonyabb működésének, az ingatlanok és létesítmények jobb kezelésének elősegítésében. Szükség lenne a nemzetközi és a külföldi útmutatók adaptálására, illetve önálló, a magyarországi viszonyokat tükröző dokumentációk kidolgozására.

Az ünnepi vásárlási szezon már javában tart, ahogyan az influenza, a Covid-19 és az RSV (respiratorikus szinciciális vírus) hármas veszélye is. A következő hetekben a kisvállalkozások számára minden eddiginél fontosabb, hogy az egészséget és a biztonságosságot előtérbe helyezzék. Az American Cleaning Institute új felmérési eredményei szerint az amerikaiak 81%-a aggódik az irodák és kiskereskedelmi üzletek tisztasága miatt. 

A Thecleanzine.com november 30-án számolt be arról, hogy a kisvállalkozások működtetésével járó kihívások ismeretében az ACI (amelynek tagjai közé a háztartási, kereskedelmi, ipari és intézményi környezetben használt szappanok, mosószerek és általános tisztítószerek gyártói és formulázói, az e termékek összetevőit és kész csomagolását szállító vállalatok, valamint a vegyszerforgalmazók tartoznak) elindította a „Clean Means Business: A Guide for Healthy Workspaces” (kb. „A tisztaság üzletet jelent: útmutató az egészséges munkaterületekhez”) című ingyenes digitális eszköztárat, amely a kisvállalkozásokat naprakész tisztítási útmutatókkal és forrásokkal látja el, így a tiszta és biztonságos környezet fenntartása minden eddiginél könnyebbé válhat számukra. 

Az illusztrált eszköztár a következőket tartalmazza:

– Alapvető tisztítási lépések

– Munkahelyi takarítási ellenőrző lista (lépésről lépésre útmutatást nyújt a munkahelyi takarítási rutin optimalizálásához)

– A 12 legfontosabb célpont (a fertőtlenítési erőfeszítéseket ezekre a gyakran érintett felületekre kell összpontosítani)

– Fertőtlenítési útmutató (meg kell győződni arról, hogy a fertőtlenítőszereket megfelelően használják a baktériumok hatékony elpusztítása érdekében) 

Az újdonságról ugyancsak beszámoló Facilityexecutive.com azt is megjegyzi, hogy a toolkit a 2021-ben elindított Healthy Returns eszközkészlet sikerére épül, ami az üzleti élet a biztonságos újranyitásra összpontosított. Ezenkívül az ACI a „Cleaning Is Caring” kezdeményezés részeként személyre szabott erőforrásokat és ajánlásokat kínál különböző célcsoportoknak, köztük szülőknek, főiskolai hallgatóknak, gyermekgondozóknak és másoknak is. 

Természetesen nem ez az egyetlen útmutató, amely a facility management területén dolgozók munkáját segíti. Még akkor is, ha az amerikai takarító szakemberek gyakran úgy érzik, hogy kimaradnak, amikor a szövetségi hatóságok, például a U.S. Centers for Disease Control & Prevention (Egyesült Államok Betegségellenőrzési és Megelőzési Központja – CDC) általános tisztítási és fertőtlenítési útmutatásairól van szó. A CDC és más szövetségi ügynökségek tanácsai gyakran inkább az egészségügyi dolgozóknak és a környezetvédelmi szolgálatok (EVS) személyzetének szólnak az egészségügyi intézményekben, mint az általános épületekben dolgozó takarító szakembereknek. Például az egészségügyi intézményekben a fertőtlenítés egyes kórokozók esetében a kórokozók 99,999%-ának, másoknak pedig 99,9999%-ának elpusztítását jelenti. A tisztítóiparban azonban az volt a hüvelykujjszabály, hogy előbbinek megfelelő fertőtlenítőszereket kell használni, mivel az utóbbira képes termék használata nem biztonságos otthoni vagy nem-kiürített nyilvános létesítményekben. 

Mielőtt megnéznénk néhány konkrét példát, tekintsük át, hogy mi a különbség a szabvány és az útmutató között. Az útmutató és a szabvány két különböző dokumentumtípus, és bár mindkettő célja az információ átadása, használatuk, tartalmuk és funkciójuk tekintetében különböznek. 

1. Cél

Az útmutató célja általában a felhasználók segítése, iránymutatások, lépésről lépésre történő útmutatások, problémamegoldás és hasonlók formájában. Ezek általában a gyakorlati alkalmazásra fókuszálnak. A szabvány célja általában a szabályozás és a szabályozások létrehozása. Szabványok olyan dokumentumok, amelyek meghatározzák egy adott termék, folyamat vagy szolgáltatás követelményeit, hogy azok megfeleljenek egy adott minőségi szintnek vagy biztonsági standardnak. 

2. Tartalom

Az útmutatók részletes lépéseket és információkat tartalmaznak a felhasználók segítésére, például beállítási eljárások, felhasználói útmutatók vagy hibaelhárítási tippek. A szabványok általában általános követelményeket, eljárásokat és szabályokat írnak le egy adott területen vagy iparágban, de nem szükségszerűen részletes használati útmutatásokat. 

3. Forma

Az útmutatók gyakran könnyen olvasható és érthető formában íródnak, és gyakran tartalmaznak példákat és illusztrációkat a jobb megértés érdekében. A szabványok hivatalos dokumentumok, amelyek gyakran szigorúbb formai szabályoknak kell megfelelniük. Ezek hivatalos nyelven, pontos meghatározásokkal íródnak le. 

4. Célközönség

Az útmutatók célközönsége a felhasználók, akik aktívan használják vagy alkalmazzák a terméket, szolgáltatást vagy folyamatot. A szabványok célközönsége lehet a gyártók, tervezők, szabályozók vagy az iparág egyéb érdekelt felek, akiknek szükségük van egy általános keretre vagy standardra. 

5. Frissítés és módosítás

Az útmutatók gyakran frissülnek vagy módosulnak, ahogy új funkciók vagy változások történnek a termékben vagy szolgáltatásban. A szabványok hosszabb ideig érvényben maradnak, és a módosítások vagy frissítések általában szigorúbb eljárási szabályokhoz kötöttek. 

Milyen célt szolgál egy útmutató megjelentetése?

1. Folyamatok optimalizálása

Az útmutató segíthet a facility management folyamatok optimalizálásában, például a karbantartás, tisztítás és biztonság területén. A részletes lépések és iránymutatások segíthetnek a feladatok hatékonyabb végrehajtásában. 

2. Szabványok és előírások betartása

Az útmutató részletesen ismertetheti a szabványokat és az előírásokat, amelyeket a létesítménygazdálkodás területén be kell tartani. Ez hozzájárulhat a jogi és szabályozási követelmények teljesítéséhez. 

3. Költségcsökkentés

Az útmutató segíthet hatékonyabb költségkezelésben azáltal, hogy javaslatokat és bevezetési módszereket kínál a költségek csökkentésére, például energiahatékonysági intézkedések vagy karbantartási optimalizáció révén. 

4. Rugalmas munkakörnyezet kialakítása

Az útmutató által megosztott legjobb gyakorlatok segíthetik a szervezetet abban, hogy rugalmasabb munkakörnyezetet teremtsen, amely megfelel a dolgozók igényeinek és az üzleti céloknak. 

5. Biztonság növelése

Az útmutató részletesen kitérhet a biztonsági előírásokra és eljárásokra, ami növelheti a létesítményekben dolgozók és az ott tartózkodók biztonságát. 

6. Tudásmegosztás

Az útmutató alkalmas arra, hogy összefoglalja és megossza a szervezet belső tudását a facility management területén. Ez segíthet az új munkatársak gyors beilleszkedésében és a tapasztaltabbak folyamatos fejlődésében. 

7. Környezetvédelem

Az útmutató lehetőséget nyújthat környezetbarát és fenntartható gyakorlatok bevezetésére, például a hulladékcsökkentés, az energiatakarékosság és más fenntarthatósági intézkedések terén. 

8. Problémamegoldás

Az útmutatóban foglaltak segíthetnek a munkatársaknak a problémák gyorsabb és hatékonyabb megoldásában, például a rendszeres karbantartás, hibaelhárítás és a váratlan események kezelése terén. 

A Vallalkozoinegyed.hu cikke alapján a legfontosabb létesítménygazdálkodási szabványok a következők:

– ISO 41000 szabványsorozat

– ISO 41011: Létesítménygazdálkodás szótár

– ISO 41012: Útmutató a stratégiai erőforrás-kezelésre és a megállapodások kidolgozására

– ISO 41001: Létesítménygazdálkodás. Irányítási rendszerek. Követelmények alkalmazási útmutatója

– ISO 55001: Vagyongazdálkodás. Irányítási rendszerek. Követelmények

– ISO 45001:2018 – Szabvány a munkahelyi egészségvédelemről 

A Magyar Szabványügyi Testület és a Magyar Létesítménygazdálkodási Szövetség, amely egyik alapvető céljának tartja a létesítménygazdálkodás szabványosításának elősegítését Magyarországon, oldalain angol nyelven megtalálhatjuk még (például) a következőket:

– MSZ EN 15221-3 Létesítménygazdálkodás: 3. rész: Útmutató a szolgáltatások minőségbiztosításához

– MSZ EN 15221-4 Létesítménygazdálkodás: 4. rész: Taxonómia, egységes osztályozás és hierarchikus struktúrák

– MSZ EN 15221-5 Létesítménygazdálkodás: 5. rész: Útmutató a létesítménygazdálkodás üzleti folyamataihoz

– MSZ EN 15221-6 Létesítménygazdálkodás: 6. rész: Terek és területek felmérése

(az 1. és a 2. rész visszavonásra került) 

Jó volna ezekhez magyar nyelven is hozzáférni! Hazai útmutatókat sem igazán találni, van még teendője szakmai szervezeteinknek ezen a területen (is). Az igazság kedvéért meg kell azért jegyeznünk, hogy a Magyar Tisztítástechnológiai Szövetség irányelvei vagy a november 29-én közzétett, a 2024. évi takarítási óradíjra vonatkozó javaslatának (3629 Ft) módszertana, illetve a Létesítménygazdálkodási és Épületüzemeltetési Szolgáltatók Országos Szövetsége és a Beszerzési Vezető Klubja által az üzemeltetési white book részeként összeállításra került Mintatender bizonyos értelemben útmutatóknak is tekinthetők. 

Nézzünk néhány amerikai guideline-t a legutóbbi időkből! A már említett CDC olyan frissített szellőztetési irányelveket adott ki a COVID-19 terjedésének mérséklésére a beltéri létesítményekben, amelyek konkrétan meghatározzák, milyen gyakran kell levegőt cserélni és milyen típusú szűrőt kell használni. A felülvizsgált CDC-útmutatót az Amerikai Fűtés-, Hűtés- és Légkondicionáló Mérnökök Társaságának (ASHARE) új szabványával együtt dolgozták ki, és részletes ajánlásokat tartalmaz a beltéri levegő egészségesebbé tételére vonatkozóan. A frissítések között szerepel az a cél, hogy milyen gyakran kell teljesen átszellőztetni a helyiségeket és az épületeket – óránként öt levegőcsere. A CDC azt is javasolja, hogy minden HVAC-rendszerben MERV-13 légszűrőket használjanak, valamint hordozható vagy beépített, nagy hatékonyságú részecskelevegő- (HEPA) ventilátor-/szűrőrendszereket alkalmazzanak. 

Az Institute of Inspection Cleaning and Restoration Certification (IIRCC) a Safety and Health Field Guide for Professional Cleaners (kb. A biztonsági és egészségvédelmi területre vonatkozó útmutató professzionális takarítóknak) c. dokumentuma megvilágítja a biztonságos munkavégzés gyakorlatát. A Field Guide kiegészíti a meglévő ANSI/IIRCC tisztítási szabványokat és tanúsítási tanfolyamokat, amelyek olyan értékes információkat tartalmaznak, amelyeket a takarító szakembereknek alkalmazniuk kell:

– Biztonsági és egészségügyi veszélyek azonosítási folyamatai

– Biztonságos munkavégzés

– Ellenőrzési módszerek.

Az Egyesült Államok Környezetvédelmi Ügynöksége (U.S. Environmental Protection Agency, EPA) útmutatója az egészségügyi létesítmények vezetőinek segít betartani a veszélyes hulladékokra vonatkozó előírásokat a gyógyszerhulladékra vonatkozóan. A 10-Step Blueprint for Managing Pharmaceutical Waste in US Healthcare Facilities (kb. 10 lépésből álló terv a gyógyszerhulladék kezeléséhez az Egyesült Államok egészségügyi intézményeiben) egy átfogó és gyakorlati útmutató, amely segít az egészségügyi intézményeknek, beleértve a kórházakat, a sebészeti központokat és a sürgősségi ellátást nyújtó intézményeket, hogy megértsék a vonatkozó előírásokat, így megfelelő, holisztikus és költséghatékony gyógyszerhulladék-gazdálkodási programot alakíthatnak ki. 

Vagy itt van például a BIG-HAUSE jelenlegi szolgáltatási területeit nem lefedő területről a Meiko UK gondozásában megjelent „Cutting Carbon in the Commercial Kitchen” (kb. Széncsökkentés a kereskedelmi konyhában) című ingyenesen letölthető útmutató, amely az üzemeltetőket segíti a nettó nulla cél elérésében. 

Az iparági útmutatók, mint az üzleti siker egyik kulcsfontosságú eleme, kritikus szerepet játszanak a vállalkozások és szervezetek hatékony működésében. Ezen iránymutatások megalkotása és betartása nem csupán az aktuális tevékenységeket, de a hosszú távú fenntarthatóságot és fejlődést is szolgálja. Az útmutatók által közvetített információk és eljárások megalapozzák a stabil alapot a kiváló facility management gyakorlatok számára, elősegítve a hatékony költségkezelést, a környezetbarát működést és a munkakörnyezet biztonságát. Ahogy az ipar folyamatosan változik, az útmutatók is fejlődnek, és alkalmazkodnak az új kihívásokhoz és lehetőségekhez. Ezért a jövőbeli siker kulcsa az lesz, hogy a szakemberek, a vezetők és a munkavállalók egyaránt folyamatosan fejlesszék és alkalmazkodjanak ezekhez az iránymutatásokhoz, biztosítva ezzel a szervezetek fenntartható fejlődését és versenyképességét a dinamikus üzleti környezetben.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2023. december 5.

Guidelines in facility management

Guidelines and standards are both important for efficient operation and to ensure the quality of products, services or processes, but they serve different purposes in the transfer of information. Guides and their ongoing review are key tools to support the activities of a service branch, such as facility management, to help organisations operate more efficiently and to better manage property and facilities. There is a need to adapt international and foreign guides and to develop independent documents reflecting the Hungarian context.