Facility/Property management blog

Lean facility management

A vállalati folyamatfejlesztési módszerek és ezen belül a Lean alkalmazása kulcsfontosságú a modern vállalati környezetben való túléléshez és fejlődéshez. A facility management területén a Lean elvek segíthetnek a hatékonyabb működés elérésében, a költségek csökkentésében és a minőség javításában. A Lean módszertanok alkalmazása nemcsak a nagyvállalatoknak nyújt nagyobb hatékonyságot, hanem a kis cégeknek is lehetőséget kínál. A folyamatos fejlesztés és a dolgozók bevonása révén a Lean nemcsak egy módszertan, hanem egy filozófia is, amely hozzájárulhat egy cég sikeréhez és versenyképességéhez.

Egy közelmúltban megjelent blogbejegyzésünkben a költségek csökkentésének kényszerével és lehetőségeivel foglalkoztunk a létesítménygazdálkodás területén. Megmutattuk, hogy több módszer is rendelkezésre áll, beleértve az erőforrásallokáció optimalizálását, a technológia és innováció alkalmazását, a szolgáltatások standardizálását és skálázhatóságát, a hosszú távú partnerségek kiépítését vagy a teljesítmény monitorozását. Számos visszajelzést kaptunk a témában (Önt is biztatjuk erre), így ezen a héten újra a költségcsökkentés témáját járjuk körbe, egy kicsit alaposabban, egy kicsit más szemszögből, kiemelve a lehető legminimálisabb költségekkel való működés módszerét, a Lean-t.

A vállalati folyamatfejlesztés olyan szervezeti eljárások összessége, amelyek a hatékonyság növelésére, a költségek csökkentésére és a minőség javítására irányulnak. Azok a vállalatok, amelyek elkötelezik magukat a folyamatfejlesztés iránt, gyakran folyamatosan vizsgálják és optimalizálják működési folyamataikat, hogy megfeleljenek az ügyfelek igényeinek és a piaci kihívásoknak.

A folyamatfejlesztés alapvető lépései közé tartozik a folyamatok azonosítása, a hatékonyság elemzése, a fejlesztési lehetőségek meghatározása, és az új folyamatok bevezetése. Ezen lépések célja a folyamatok átláthatóságának növelése és a szervezeti teljesítmény optimalizálása.

Számos vállalati folyamatfejlesztő módszer létezik, amelyek célja a hatékonyság, minőség és versenyképesség növelése. 

Néhány fontos és elterjedt folyamatfejlesztő módszer 

Six Sigma

A Six Sigma a folyamatok teljesítményének javítására és a hibák csökkentésére összpontosít. A DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) ciklust alkalmazza a folyamatok elemzésére és javítására. 

Business Process Reengineering (BPR)

Az üzleti folyamat újraértékelése során a cégek gyakran átgondolják és újratervezik alapvető folyamataikat azért, hogy radikális javulásokat érjenek el a teljesítményükben. 

Total Quality Management (TQM)

A TQM a minőség iránti elkötelezettséget és a folyamatos javítás kultúráját hangsúlyozza. A teljes szervezetet átfogja, és a minőség szempontjából minden dolgozó felelős. 

Kaizen

A módszer a kis, folyamatos változások alkalmazását részesíti előnyben, hogy hosszú távon nagyobb hatást érjen el. 

Agile és Scrum

Elsősorban a szoftvertervezésben és -fejlesztésben alkalmazott módszerek, de egyre inkább terjednek más területeken is. Rugalmasságot, gyors válaszkészséget és folyamatos visszajelzést biztosítanak. 

ISO (International Organization for Standardization)

Az ISO szabványok olyan nemzetközi szabványok, amelyeket a vállalatok alkalmazhatnak a minőség, környezetvédelem, információbiztonság és más területeken. Az ISO 9001 például a minőségirányítási rendszerekre összpontosít. 

TOC (Theory of Constraints)

A TOC a korlátok elméletét alkalmazza, azaz azokat a tényezőket azonosítja, amelyek a vállalati folyamatokban a legnagyobb akadályt jelentik a hatékonyságban. 

Process Mapping

A folyamatok térképezése során a vállalatok részletesen dokumentálják és vizualizálják a folyamataikat, ami segít azonosítani a veszteségeket és javítási lehetőségeket. 

Benchmarking

A benchmarking más vállalatokkal vagy az iparágban elismert legjobb gyakorlatokkal való összehasonlítást jelenti. Ez segít azonosítani a javítási lehetőségeket és a versenyképesség növelését. 

És végül, de nem utolsósorban a Lean Manufacturing. 

Ezek a módszerek gyakran kombinálhatók, és a cégek kiválaszthatják azokat, amelyek leginkább megfelelnek saját szükségleteiknek és kihívásaiknak, 

A Lean (eredeti jelentése: „karcsú”) egy olyan filozófia és módszertan, amely a feleslegesség kiküszöbölésére és a folyamatok hatékonyságának maximalizálására összpontosít. A történelmi múltra (a velencei gályákat az 1500-as években építő Arzenálig) visszatekintő, de végső soron Toyota termelésrendszeréből származó Lean alapelvek alkalmazása nemcsak a gyártásban, hanem egyre inkább más iparágakban is teret hódít, beleértve a facility managementet is. 

A Lean (mint elnevezés először John Krafcik 1988 őszén írt cikkében bukkan fel) módszertan alapelvei közé tartozik a többletköltségek és feleslegességek kiküszöbölése, az értékteremtő folyamatokra való koncentráció, a munkafolyamatok folyamatos javítása és a dolgozók bevonása a döntéshozatalba. Ezek az alapelvek alkalmazhatók a facility management területén is, ahol a munkafolyamatok sokszínűek és szerteágazóak. 

A Lean módszertan segíthet azonosítani és kiküszöbölni az olyan pazarló tevékenységeket, mint a túltermelés, a felesleges készletezés, mozgás és az információhiány. Ezen keresztül optimalizálhatók az üzemeltetési folyamatok, csökkenthetők a költségek, és növelhető a munkafolyamatok átláthatósága. 

A Lean módszertan a folyamatos fejlesztés elvét is hangsúlyozza, ami azt jelenti, hogy a létesítménygazdálkodás folyamatait folyamatosan felülvizsgálják és optimalizálják a változó igények és körülmények figyelembevételével. A rendszeres munkatársi bevonás és a problémamegoldó gondolkodás elősegíti a hatékonyabb működést. 

Egyes szervezetek esetében az olyan kemény (hard) költségek, mint a bérek és a készletek esetében a veszteség azonnal azonosítható. Más szervezetek esetében azonban a puha (soft) költségek, például a nem hatékony folyamatok vagy az adminisztratív feladatokra fordított idő okozhatnak túlságosan nagy megterhelést a büdzsére. 

Az OpEx Learning Team szerint rengeteg módja van annak, hogy kihasználja a Lean-ben rejlő lehetőségeket a létesítménygazdálkodásban, s bejegyzésükben 3 példát említenek: 

1. Rendszeres veszteség-csökkentés

A működésében keletkező veszteség csökkentése az egyik legkritikusabb feladat, amellyel bármely szervezet vezetőjeként szembe kell néznie, és ez különösen igaz a létesítménygazdálkodásra. Alapvető fontosságú, hogy a veszteséget a lehető legkisebbre csökkentse, ugyanakkor némelyiknek a felismerése nagyobb kihívást jelenthet. Nem csak a fizikai erőforrásokról van szó, néha a cégek például rengeteg tehetséget pazarolnak el. Ezeknek a pontoknak az azonosítása és a megfelelő lépések megtétele a helyzet orvoslására olyasmi, amiben a Lean nagyon hasznos lehet. Ami azonban ennél is fontosabb, az az, hogy a Lean segít megelőzni, hogy ezek a problémák ismétlődjenek, és jól strukturált munkafolyamatot ad a veszteségfolyamatos kiküszöbölésére a vállalat munkájából. 

2. Jobb feladatszervezés

Túlságosan gyakran fordul elő, hogy a feladatokat helytelenül csoportosítják, vagy olyan emberekre bízzák, akik már így is túlterheltek, és nem mindig könnyű azonosítani, hogy pontosan honnan erednek a problémák. A helyzet még kuszábbá válhat egy nagyobb, több részleggel és alkalmazottal rendelkező szervezetben, különösen akkor, ha a köztük lévő kommunikáció valamilyen okból (például egy több távoli telephelyen működő vállalatnál) nehezebbé válik. Ezekben az esetekben nagyon megterhelő feladat lehet annak biztosítása, hogy a létesítménygazdálkodásban részt vevő valamennyi érintett a megfelelő feladatot a megfelelő időben kapja meg. A Lean segítségével különböző bevált feladatmenedzsment-technikákat és eszközöket vezethet be a munkafolyamatok optimalizálása érdekében, és biztosíthatja, hogy az emberek a lehető legjobban dolgozzanak. 

3. A felkészülési idők csökkentése

Néha nagy kihívást jelent a felkészülési időt elfogadható szintre csökkenteni. Amennyiben viszont jól érti, hogy miért fordulnak elő ezek a problémák, és képes hatékonyan nyomon követni a kiváltó okot, akkor ezeknek a problémáknak a nagy része egyszerűen el fog tűnni. Ha szisztematikusan vizsgálja meg a felkészülési időket, és mindent összekapcsolt módon lát, sokkal világosabbá válik, hogy hol kell keresnie a problémát és a megoldást munka problémásabb részeinek kezelése érdekében. 

Az AkitaBox szerint 8 olyan veszteség-forma létezik, amelyekkel az épületekért felelős vezetők nap mint nap találkoznak: 

1. Szállítás

Az áruk és az emberek szállítása sok veszteséggel járhat. Egy leggyakoribb típusa akkor fordul elő, amikor nem áll rendelkezésünkre probléma megoldásához szükséges információ. Ez arra kényszeríti a munkavállalókat, hogy időt, energiát és így pénzt pazaroljanak arra, hogy a szolgáltatási hely és az iroda között autózzanak, hogy hozzáférjenek a szükséges alkatrészekhez, rajzokhoz, kézikönyvekhez (stb.). A létesítményhez kapcsolódó adatok összegyűjtésének, naprakészen tartásának és terjesztésének biztosítása az első számú módja annak, hogy ez a veszteségelkerülhető legyen. 

2. Leltár

A készletekben gyakori a veszteség, különösen az alkatrészek és a dokumentáció tárolása terén. Ha raktárkészlet nem áll rendelkezésre, akkor a megelőző vagy reaktív karbantartás elvégzésére várakozó munkaerő és idő pazarlódik. Ehelyett egy olyan szoftver használatával, amely nyomon követi az adott eszközt, az ahhoz szükséges konkrét alkatrészeket és azok elérhetőségét, a javítás előtt előre tájékoztathatja az illetékeseket a hiányról. 

3. Mozgás

Fölöslegesen vesztegeti az időt a karbantartási feladatok és a létesítmény iroda között sétálva vagy vezetéssel? Vannak-e szükségtelen lépések a karbantartási folyamatában? Mennyi időt vesz igénybe a létesítményében a manuális feladatok elvégzése vagy bizonyos anyagok keresése a projektek során? Legtöbbször ez a probléma orvosolható a létesítmény alaprajzainak frissítésével és egy vizuális, térképalapú létesítményszoftverben való elhelyezésével, hogy a karbantartók (takarítók) pontosan tudják, hová kell menniük. 

4. Várakozás

Kerülni kell az alkatrészekre, információkra, utasításokra vagy felszerelésekre való várakozást. A létesítményekben az egyik legnagyobb veszteség az e-mailben, telefonon vagy papír alapú munkafolyamatokon keresztül történő információkra való várakozás, hogy megértsük az egyes munkamegrendelésekhez kapcsolódó problémát és megoldást. Egy tökéletes világban, tökéletes információkkal, lényegében nem lenne várakozás, mivel a munkavállalók más karbantartási tevékenységeket is végezhetnének helyette. Lehetőség szerint alkalmazzon olyan létesítményszoftvert, amely „ticketingjének” segítségével azonnal reagálni tud a kérésekre! 

5. Túlteljesítés

A létesítményekben a „túltermelés” jellemzően akkor fordul elő, amikor a munkamegrendelések nem kerülnek lezárásra, vagy a napi műveletek nem követhetők nyomon. Például a takarítási munkák végzése olyan területeken, amelyek kellően tiszták, vagy megelőző karbantartás elvégzése olyan berendezéseken, amelyek nem is működtek. Ez javítható, ha az összes létesítménygazdálkodási tevékenységet nyomon követi egy megfelelő szoftverrel. 

6. Túlterhelés

Ez tipikusan a duplikált adatbevitel vagy információfeldolgozás esetén fordul elő. Gyakran a papír alapú munkamegrendelések a bűnösök. Példaként említhető, hogy a következő munkafolyamatban gyakran 4 különböző alkalommal írják újra az információkat: 

– A munkamegrendelést a bérlő nyújtja be.

– A property manager kommunikál a bérlővel a munkamegrendelés megírása érdekében, és átadja azt a karbantartónak.

– A karbantartó a munka befejezésekor leírja, hogy mit végzett el.

– Az ingatlanadminisztrátor begyűjti a munkamegrendelést, és a számlázás és archiválás céljából feljegyzést készít. 

A Lean facility management és egy létesítménygazdálkodási szoftver alkalmazásával e veszteség nagy része kiküszöbölhető. 

7. Hibák

A hibák akkor válnak problémává, ha a karbantartási vagy tisztítási problémákat elsőre nem oldják meg megfelelően. 

8. Készségek

A létesítménygazdálkodásban az egyik legnagyobb veszteség a munkavállalók képességeinek kihasználatlansága vagy a nem megfelelő képzés, különösen az újonnan felvett dolgozók esetében. Ha nem tud egyértelmű tájékoztatást adni a dolgozóinak arról, hogy milyen eszközök vannak az épületeiben, hol találhatók, és mit kell tenniük velük, akkor a dolgozók kihasználatlanok lesznek. 

A Building Information Modeling (Épületinformáció modellezés, BIM) technológia, ha megfelelően használják, számos előnyt nyújt a Lean facility management számára:

– Az épület részletes ismerete
– Lean építési módszerek az életciklus-költségek csökkentése érdekében
– Pénzügyi átláthatóság
– Információalapú döntéstámogatás
– Kulcsfontosságú teljesítménymutatók
– Hosszú távú, előnyös kapcsolatok valamennyi érdekelt féllel és szolgáltatási partnerrel 

Jóllehet a Lean módszerek eredetileg a nagyvállalati környezetben terjedtek el, de ma már egyre több kis- és középvállalat alkalmazza ezeket a hatékonyság és költséghatékonyság javítása érdekében. Azok a kis facility management cégek, amelyek minimális költségekkel szeretnék optimalizálni működésüket, számos konkrét lépést tehetnek. 

1. Folyamatok elemzése és azonosítása

A Lean alapelvek alkalmazása kezdődhet a folyamatok átfogó elemzésével és azonosításával. A kis- és közepes FM-cégeknek is érdemes átvilágítaniuk a jelenlegi működési folyamataikat, és azonosítaniuk a veszteségeket, redundanciákat vagy ineffektív lépéseket. 

2. Értékteremtő tevékenységek koncentrációja

A Lean módszertan hangsúlyozza az értékteremtő tevékenységekre való koncentrációt. A kisebb cégeknek érdemes meghatározniuk, hogy mely tevékenységek hoznak valós értéket ügyfeleik és saját vállalatuk számára. Az olyan tevékenységek, amelyek nem járulnak hozzá közvetlenül az értékteremtéshez, áttekintésre és optimalizálásra szorulnak. 

3. Kisebb mértékű pilot-projektek

A Lean elvek bevezetése során érdemes kezdetben kisebb méretű pilot-projekteket indítani. Ez lehetővé teszi a vállalatnak, hogy tesztelje a Lean elvek alkalmazásának hatékonyságát kisebb méretű környezetben, minimalizálva a kockázatokat és a költségeket. 

4. Munkatársak bevonása és tudatosság növelése

A Lean sikeres bevezetése a munkatársak bevonásával kezdődik. A kisebb facility management cégeknek is fontos a munkavállalók oktatása és tudatosságának növelése ezen a területen. A dolgozók bevonása segít az ötletek gyűjtésében és a folyamatos fejlesztési kultúra kialakításában. 

5. Technológiai eszközök kihasználása

A modern technológiai eszközök és szoftverek segíthetnek a folyamatok automatizálásában és optimalizálásában. A kis cégeknek is érdemes felmérniük az elérhető technológiai megoldásokat, amelyek segíthetnek a hatékonyság növelésében. 

6. Rendszeres értékelés és fejlesztés

A Lean nem egy egyszeri projekt, hanem egy folyamatos fejlesztési folyamat. A kisebb létesítménygazdálkodási cégeknek is rendszeresen értékelniük kell/kellene a bevezetett változások hatásait, és szükség esetén további fejlesztéseket kell végrehajtaniuk. 

A Lean módszer tehát ideális megoldásnak tekinthető a költségek csökkentésére, az érték és a hatékonyság növelésére. Alkalmazásával arra keressük a választ, hogy miként lehet a kulcstevékenységek hatékonyságát növelni, hogyan tudunk költségeket csökkenteni úgy, hogy közben az értékteremtés ne csökkenjen, sőt, ha lehetséges, növekedjen. Talán az Ön cégénél is…

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2024. január 16.

Lean facility management

The use of enterprise process improvement methods, including Lean, is key to survive and thrive in the modern enterprise environment. In facility management, Lean principles can help to achieve more efficient operations, reduce costs and improve quality. The application of Lean methodologies not only provides greater efficiency for large companies, but also offers opportunities for small firms. Through continuous improvement and employee involvement, Lean is not only a methodology but also a philosophy that can contribute to a company’s success and competitiveness.