Facility/Property management blog

 

Irodákon belüli takarítás az irodaházakban

Az irodaházak takarítása nem csupán higiéniai kérdés, hanem üzleti presztízs és munkavállalói komfort szempontjából is kulcsfontosságú. A közös terek – folyosók, mosdók, liftek – tisztán tartása az alap, de az irodákon belüli takarítás már sokkal komplexebb feladat. A külső szolgáltató cégeknek nemcsak a fizikai munkát kell elvégezniük, hanem logisztikai, adminisztratív és kommunikációs kihívásokkal is szembesülnek, különösen, ha több, eltérő méretű és profilú iroda működik egy épületen belül, illetve elszórva az adott településen belül. 

Az irodaházak általános takarítása és az azokon belüli, egyedi irodák (kisebb egyéni irodák, open-space területek, nagyobb bérlői irodák) napi, heti és periodikus takarításának feladatai látszólag hasonlónak tűnnek, de a gyakorlatban számos speciális kihívás, logisztikai és adminisztratív követelmény különbözteti meg őket.

A „irodatakarítási szolgáltatások” piaca (office cleaning service market) 2024-ben kb. 23 milliárd USD volt, 2025-re kb. 24,65 milliárd USD, és 2034-re akár 46,09 milliárd USD-re nőhet mintegy 7,2 % átlagos éves növekedési ütem (CAGR) mellett.

Milyen plusz feladatokat és felelősségeket jelent egy külső szolgáltatónak és takarítószemélyzetének, hogyan kell szervezni a logisztikát, és milyen adminisztratív teendőkre kell figyelni a hatékony, jogszerű és biztonságos szolgáltatásnyújtáshoz? 

 

Mi a „hagyományos” irodaház-szintű takarítás?

Az irodaház általános takarítása általában az épület közös területeire fókuszál: előcsarnok, liftek, folyosók, mosdók, lépcsőházak, recepció, közösségi terek és parkolók. Ide tartozik a napi padló- és felülettisztítás, hulladékgyűjtés a közös kukákból, általános fertőtlenítési protokollok betartása és a közösségi helyiségek „rendben tartása”. Az ilyen munka gyakran az épületüzemeltetővel és a portaszolgálattal (stb.) való koordinációt igényli, és a munkavégzés időzítését (munkaidőn kívüli takarítás, éjszakai műszakok) a többi bérlői tevékenységhez igazítják. Az iparági sztenderdek szerint (például ISSA) fontos a tisztasági szintek és a mérőszámok megállapítása a minőség ellenőrzéséhez.

Az Essity megbízásából 2000 irodai dolgozó körében végzett 2024-es brit felmérésből kiderült, hogy az alkalmazottak 45%-a úgy véli, hogy az irodája „a baktériumok tenyészhelye”. Azt is kimutatták, hogy a munkahelyi higiéniával általában véve elégedetlenek, és a válaszadók mintegy 34%-a állította, hogy a konyha is sok kívánnivalót hagy maga után. Az irodai konyhai panaszok listájának élén olyan problémák álltak, mint a piszkos hűtőszekrények és mikrohullámú sütők, a túlcsorduló szemetesek, a koszos mosogatók és a hűtőben hagyott penészes ételek. A közösségi terek 24%-uk számára jelentettek vitás pontot, míg a válaszadók 57%-a mondta, hogy összességében irritálja a munkahelyi környezet állapota.

A munkahelyi tisztaság elhanyagolásának üzleti szempontból nincs értelme. A megkérdezettek mintegy 60%-a mondta, hogy produktívabbnak érzi magát egy tiszta munkahelyen, bár 39%-uk úgy nyilatkozott, hogy rendszeresen magának kell takarítania. A válaszadók 70%-a úgy érezte, hogy a felbérelt takarítók felelőssége kellene, hogy legyen az irodai környezet tisztaságának biztosítása. 22%-uk pedig azt állította, hogy egyszer már panaszkodott a vezetőségnek vagy a HR-nek a környezetük állapota miatt.

Miben más egy irodán belüli (bérlői) takarítás a „közös területekhez” képest?

 A saját gyakorlatunkból is tudjuk, hogy az irodán belüli takarítás – különösen, ha az egy nagyobb bérlői terület, vagy sok, különálló kisebb iroda – extra feladatokat és felelősségeket jelent:

1. Specializált feladatok és érzékeny zónák

 – IT- és elektronikai eszközök biztonságos tisztítása:

Monitortörlés (bár ez a szolgáltató „biztonsága” érdekében inkább elkerülendő feladat), billentyűzetek, telefonok, erre speciális mikroszálas kendők és enyhe tisztítószerek kellenek, valamint gyakran kifejezetten a használati útmutatók feltüntetése (pl. „nem használható erős vegyszer a képernyőn”). A személyes és technikai eszközök tisztítása felelősségteljes munkát igényel, mert adatvesztés vagy eszközkárosodás komoly következményekkel járhat.

– Személyes és bizalmas dokumentumok védelme:

A takarítóknak be kell tartaniuk adatvédelmi és biztonsági előírásokat — például nem nyitogatnak fiókokat, iratokat jellegük miatt nem dobhatnak ki, erről világos szerződéses kikötés kell. (Ez adminisztratív és jogi követelmény is lehet a bérlő részéről.)

– Különleges zónák (server room, labor, K+F, konyha):

Ahol különleges tisztítási protokollok, antisztatikus eszközök, vagy éppen sterilizálás szükséges. Ilyen esetekben a szolgáltatónak külön kockázatértékelést és speciális képzést kell biztosítania.

2. Részletgazdagabb minőségellenőrzés

Az egyes irodák tisztasága sokszor a bérlő elégedettségétől függ: asztalok alatti, monitorok körüli, szekrények tetején lévő pókháló – ezekre a „finom” pontokra külön bejárási listát (checklist) kell készíteni és rendszeresen riportolni. Jó gyakorlat a standardizált scope of work és naponta/hetente vezetett ellenőrző lap használata.

3. A munkavégzés ideje

A nappali takarítás olyan téma, amely egyre gyakrabban merül fel a szerződéses takarítási ágazathoz kapcsolódó kérdőívekben, vitákban és tanulmányokban – és jogosan, mivel számos előnyt és fenntartást kell figyelembe venni, és ez a megközelítés minden bizonnyal jobban megfelel egyes vállalatok és alkalmazottaik számára, mint mások számára. A német Munkaügyi Gazdasági Intézet közzétett egy tanulmányt a Szövetségi Munkaügyi és Szociális Minisztérium (BMAS) megbízásából, amelyben 270 szerződéses takarítóvállalat vett részt. A tanulmány célja az volt, hogy aktuális adatokat gyűjtsön a munkaidő-beosztásról és a nappali takarítás mértékéről a szerződéses takarítási ágazatban. A vizsgálatra 2023-ban került sor.

Az eredmények azt mutatták, hogy a takarítást ott nappal és munkaidőn kívül (kora reggel és este), valamint éjszaka is végzik. Az irodai munkaidőn kívüli és az éjszakai takarítás (még mindig) túlsúlyban van. A nappali takarítás különösen az irodák és az ipari épületek esetében keresett, ritkábban az üzletek, állomások, repülőterek vagy közigazgatási épületek esetében.

Kis iroda vs. nagy iroda — miben különböznek a gyakorlatban?

 

 Kis iroda (1–10 fő)

– Rövidebb takarítási idő egy bérlőre vetítve, gyors, célzott napi feladatok (asztalok törlése, szemetesek ürítése, porszívózás).
– Gyakran rugalmasabb, kevésbé formális adminisztrációval, de ugyanakkor nagyobb hangsúly az ügyfélkapcsolaton: sokszor a tulajdonos/vezető közvetlen visszajelzése alapján módosul a feladat.
– Logisztikai előny: kevesebb eszköz és készlet szükséges, de nagyfokú érzékenység az ügyfél naptárára (pl. megbeszélések miatti takarítás időzítése). Ugyanakkor a takarítószereket forgalmazó cégek nem feltétlenül szállítják ki díjmentesen a kisebb rendeléseket.

Nagy iroda / nagy bérlő

– Strukturáltabb, ütemezett munkavégzés: napi rutin mellett részletes heti/ havi mélytisztítás (szőnyeg-sampon, ablaktisztítás, légtechnika szűrőinek ellenőrzése).
– Több személyzet, esetenként csoportvezető jelenléte a helyszínen; szükséges a műszakok, a rotáció kezelése.
– Nagyobb mennyiségű hulladék, újrahasznosítható anyagok és speciális veszélyes hulladék (pl. elektromos eszközök csomagolása), ezért logisztikai rendszer és a hulladékáramlás nyomon követése szükséges.
– Szorosabb koordináció a bérlő létesítménymenedzsmentjével: külön engedélyek, beléptetések, SOP-ok (munkautasítások), kockázatértékelések.

 

Logisztika — készletkezelés, útvonaltervezés, raktározás

A takarítás nem csak „seprű + fertőtlenítő” – a jó logisztika nagymértékben befolyásolja az átfutási időt, költséget és szolgáltatási minőséget:

– Készlet- és eszközgazdálkodás:
Pontos nyilvántartás (mennyiség, lejárat, helyszín), raktározási szabályok (tűzbiztonság, szellőzés, veszélyes anyagok tárolása). Az iparágban hasznos gyakorlatok a rendszeres leltár és FIFO („Elsőként beérkezett, elsőként felhasznált”) alkalmazása a vegyszereknél.

– Takarítói útvonal és műszakoptimalizálás:
A hatékonyságnövelés érdekében az irodát zónákra bontják (pl. magas forgalmú, közepes, ritkán használt), és úgy ütemezik a személyzetet, hogy a forgalmi csúcsok ne ütközzenek a takarítással.

– Mobil raktárak / takarítókocsik:
Nagy iroda esetén több, jól felszerelt munkakocsira van szükség minden műszakban – így csökken a visszajárás és nő az egy műszak alatti teljesítmény.

– Környezeti és újrahasznosítási logisztika:
Szelektív gyűjtés, komposztálható hulladék kezelése és dokumentáció – különösen nagy bérlőknél elvárt lehet ESG vagy zöldiroda követelmények miatt.

 

Adminisztráció — szerződés, SOW, kockázatkezelés, jelentések

Egy külső szolgáltató számára az adminisztratív kötelezettségek jelentősek és jogilag is fontosak:

– Részletes szerződés és Scope of Work (SOW, Feladatleírás):
Világosan definiált feladatkörök, gyakoriságok, minőségi mutatók (KPI), szankciók és SLA-k. A jó SOW sablonok és példák segítenek a félreértések elkerülésében.

– Kockázatértékelés (RAMS — Risk Assessment & Method Statements):
Különösen érzékeny zónáknál (szerverterem, labor) vagy veszélyes vegyszerek használata esetén. A munkahelyi egészség és biztonság szabályainak megfelelés (PPE, képzés, baleset-megelőzés) elengedhetetlen.

– Biztosítások és megfelelőség:

Felelősségbiztosítás, szakipari felelősség, esetenként háttérellenőrzések a takarítói személyzetnél (szerepkör és épületbiztonság miatt). A bérlők gyakran kérnek bizonyítékot a képzettségekről és a vizsgálatokról.

– Beléptetés, engedélyek, kulcskezelés: elektronikus beléptetés (kártya/badge) vagy fizikai kulcsok kezelése – erről dokumentált eljárás kell, és gyakran a beléptetési jogokat naponta/hetente frissítik. Az épületek egyre gyakrabban használnak időbélyegzett kártyás beléptetést a takarítók számára.

– Jelentéskészítés és visszacsatolás: napi/hetente vezetett riportok (elvégzett munkák, hiányosságok, anyagfelhasználás), illetve ügyfélpanaszok kezelése és javító intézkedések dokumentálása. Ez a minőségbiztosítási kör része, különösen ISO 9001-es folyamatok alatt. (A BIG-HAUSE Kft. rendszere megfelel az MSZ EN ISO 9001:2015 és az MSZ EN ISO 14001:2015 szabványok követelményeinek.) 

 

Munkaegészségügy és veszélyes anyagok kezelése

A takarítók gyakran dolgoznak vegyszerekkel és potenciálisan veszélyes anyagokkal, ezért az előírások betartása elengedhetetlen: anyagbiztonsági adatlapok (MSDS), megfelelő PPE, kockázatértékelés és képzés. Az EU/országos munkavédelmi szervezetek iránymutatásai hangsúlyozzák a veszélyes anyagok kockázatának csökkentését, a biztonságos tárolást és a helyes alkalmazást.

Minőségbiztosítás, ellenőrzés, ügyfélkapcsolat

 

 – Rendszeres auditok:
Belső és ügyfél által kért külső ellenőrzések; ellenőrzőlisták használata (tűréshatárokkal).

– Teljesítménymutatók:
Pl. elvégzett óra/terület, hibajavítási idő, ügyfél-elégedettség.

– Kommunikációs csatornák:
Dedikált kapcsolattartó, sürgősségi elérhetőség, és digitális riporting (fotókkal) javítja az átláthatóságot.

Mint láthatta, az irodaház általános takarítása és az irodákon belüli takarítás között a fő különbségek a részletességben, a speciális feladatokban, a logisztikai igényekben és az adminisztratív követelményekben keresendők. Egy külső szolgáltató számára csak akkor lehet sikeres és hosszú távú a működés, ha a szolgáltatás: (1) jól definiált SOW-ra épül, (2) logisztikai és készletgazdálkodási rendszere van, (3) betartja a munkaegészségügyi és vegyszerkezelési előírásokat, (4) megfelelő beléptetési és biztonsági protokollokat alkalmaz, és (5) rendszeres minőségellenőrzéssel, valamint ügyfélkommunikációval biztosítja az elégedettséget. A fentiek megvalósításához iparági sztenderdek (ISSA), munkavédelmi irányelvek (pl. EU/HSE/COSHH-jellegű iránymutatások), készletszabályozási gyakorlatok és jól kidolgozott szerződések képezik az alapot.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2025. október 28.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

Office cleaning in office buildings

Cleaning office buildings is not just a matter of hygiene, but also crucial in terms of business prestige and employee comfort. Keeping common areas – corridors, restrooms, elevators – clean is essential, but cleaning inside offices is a much more complex task. External service providers not only have to perform physical work, but also face logistical, administrative, and communication challenges, especially when there are several offices of different sizes and profiles operating within a single building or scattered throughout a given locality.