Facility/Property management blog

 

Property management és ingatlan-átvétel

Egy újonnan épült ingatlan átvételének folyamata egy összetett és sokrétű feladat, amely komoly szakértelmet és figyelmet igényel. A property manager felelőssége, hogy minden szükséges lépést megtegyen az átvétel és a hatékony üzemeltetés érdekében. Az alapos előkészítés, az állapotfelmérés, a pénzügyi elemzés, a bérlőkkel való kommunikáció, a karbantartási munkálatok, a jogszabályi követelmények betartása és a biztosítási ügyek kezelése mind hozzájárulnak ahhoz, hogy az ingatlan értéke is megmaradjon és a lakók vagy bérlők elégedettsége is biztosított legyen.

Érdekes témát vett fel az Institute of Real Estate Management (IREM) honlapján július 15-én megjelent blogbejegyzés. Szerzője arról ír, hogy az ingatlanok életciklusán belül, az akvizíciótól a fejlesztésen át az üzemeltetésig minden egyes fázisban szükség van ismeretekre, kompetenciákra és készségekre az optimális irányítás érdekében. Az üzemeltetési fázis, különösen az ingatlankezelési ágazatban, olyan dinamikus környezet, amely folyamatos fejlődésnek és változásnak van kitéve. E fázison belül pedig az egyik legkritikusabb az átmeneti időszak.

Mostani posztunkban tekintsük át mi is ennek az időszaknak a szerteágazó témakörét, hiszen jóllehet egy-egy ingatlan átadása kihívásokkal járhat, a property managerek és más ingatlan-szakemberek számára lehetőséget kínál arra, hogy bizonyítsák növekedési, rugalmassági és innovatív problémamegoldó képességüket.

Ezek az átmeneti időszakok messze nem csak „felfordulást” jelentenek, döntő fontosságúak a fejlődés szempontjából is, s jelentős előrelépéshez vezethetnek az ingatlanüzemeltetés menedzselése és optimalizálása terén.

Alapvetően egy ingatlannál két esetben beszélhetünk „átmeneti időszakról”:

1. elkészülte után
2. tulajdonosváltást vagy teljes felújítást követően.

Terjedelmi korlátok miatt most csak az elsővel foglalkozunk, leszögezve azt is, hogy erősen javasolt a belső szakemberek bevonása már az ingatlanvásárlás (vagy értékesítés) előkészítésének folyamatába is, hiszen ennek elhatározása meghatározó lépés lehet egy vállalat életében. A megfelelő ingatlan megszerzése (vagy éppen eladása) hosszú távú hatással lehet egy cég sikerére és működésére. Ahhoz azonban, hogy ez a folyamat gördülékenyen, sikeresen és meglepetések nélkül folyjon le, elengedhetetlen az alapos felkészülés és szükség esetén a szakértői tanácsadás.

A számok érzékeltetésére: a BRF legfrissebb, 2024 második negyedévi irodapiaci felmérése a teljes budapesti modern irodaállomány jelenleg 4.440.490 négyzetmétert tesz ki, amelyen belül 3.603.265 négyzetméter „A” és „B” kategóriás modern spekulatív irodaterület, valamint 837.225 négyzetméter saját tulajdonú irodaház található. A bővülés 51.845 négyzetméterre tehető. Arányaiban tehát egy viszonylag kicsi, de korántsem elhanyagolható szegmensről van szó.

Mik a property management feladatai egy már megvásárolt ingatlan esetében?

A property management kritikus szerepet játszik egy spekulációs céllal épült ingatlan átvételekor. Lényegét tekintve ez mit sem különbözik attól, hogy az épület régi, hosszú teljes felújításon átesett-e, vagy új, a lényeg az, hogy nem működik abban az időben, amikor egy belső vagy külső property manager team átveszi a felügyeletet. Az ingatlan átvétele nem csupán az adminisztratív teendők elvégzését jelenti, hanem számos technikai, jogi és pénzügyi szempont figyelembevételét is. Milyen feladatokkal és kihívásokkal kell szembenéznie a property managereknek ebben a folyamatban?

1. Állapotfelmérés és átvétel

– Műszaki átvétel:

Elengedhetetlen az ingatlan műszaki állapotának részletes felmérése. Ide tartozik az épületgépészeti rendszerek, elektromos hálózat, vízvezetékek, fűtés-hűtés rendszerek ellenőrzése. Kulcsfontosságú a műszaki átvétel során a felmerülő hibák, hiányosságok dokumentálása és a kivitelezővel történő egyeztetés a garanciális javítások érdekében.

– Dokumentációs átvétel:

Az építési engedélyek, használatbavételi engedély, műszaki dokumentációk és egyéb releváns papírok átvétele és átvizsgálása. Az ingatlan-kezelőnek biztosítania kell, hogy minden szükséges dokumentáció rendelkezésre álljon és megfeleljen a jogszabályi előírásoknak.

2. Pénzügyi és jogi szempontok

– Pénzügyi ellenőrzés:

A vásárlási tranzakciók pénzügyi részleteinek ellenőrzése, beleértve az összes költségvetési tétel áttekintését és az esetleges rejtett költségek azonosítását.

– Jogi ellenőrzés:

Az ingatlan tulajdonjogának jogi átvilágítása, esetleges terhelések, jelzálogok, szolgalmi jogok ellenőrzése. Az ingatlan jogi státuszának tisztázása nélkülözhetetlen a későbbi jogviták elkerülése érdekében.

3. Üzemeltetési tervezés

– Karbantartási terv kidolgozása:

Az ingatlan hosszú távú értékmegőrzése érdekében részletes karbantartási terv készítése szükséges. Ennek tartalmaznia kell a rendszeres karbantartási feladatokat, a várható költségeket és az ütemezést.

– Bérlők kezelése:

Ha az ingatlan bérbeadásra kerül, az ingatlan-kezelő feladata a potenciális bérlők felkutatása, a bérleti szerződések megkötése és a majdani bérlői igények kezelése. Szerencsés esetben ez a folyamat már jóval az átvétel előtt megindul. Az üresedési ráta minimalizálása és a bérleti díjak időben történő beszedése szintén fontos feladat a sikeres bérlői akviráció után.

Milyen buktatókkal és kihívásokkal találkozhat a property management?

1. Műszaki hiányosságok

Az újonnan épült ingatlanok esetében gyakran előfordulhatnak rejtett hibák, amelyek csak később derülnek ki. Ezek a hibák jelentős költségekkel járhatnak, ha nem sikerül időben azonosítani és javítani őket.

2. Dokumentációs hiányosságok

Az építési és használatbavételi engedélyek hiányosságai, vagy a dokumentáció pontatlanságai jogi problémákat okozhatnak, amelyek hosszadalmas jogvitákhoz és pénzügyi veszteségekhez vezethetnek.

3. Pénzügyi kockázatok

A spekulációs ingatlanok esetében a piac változékonysága és a piaci kereslet ingadozása pénzügyi kockázatot jelenthet. A bérbeadás nehézségei, vagy az ingatlan értékcsökkenése komoly veszteségeket okozhat.

4. Jogviták

Az ingatlan jogi státuszának tisztázatlansága, a szomszédos ingatlanokkal kapcsolatos viták, vagy a kivitelezővel szembeni követelések jogi bonyodalmakhoz vezethetnek, amelyek megoldása időigényes és költséges lehet.

Mindent a megfelelő időben

A bevezetőben említett IREM-blogbejegyzés kitér arra, hogy akár bérbeadásra, akár eladásra épül egy projekt, az átadás során felmerülő számos probléma közül jónéhány a projekt befejezésének késedelméből eredeztethető. Ha az építési projekt nem tartja be a határidőket, az kisiklatja a későbbi folyamatokat, és hatással van a kapcsolódó részlegekre. Ez a dominóhatás veszélyeztetheti az ügyfélszolgálatot, ronthatja a majdani bérlők (vagy lakók) élményét, és ronthatja a projekt általános hírnevét.

Ahogyan a projekt befejezéséhez is időre van szükség, úgy az ingatlankezelőnek az átadás-átvételben betöltött szerepe is megfelelő időt igényel az összes érdekelt féllel való alapos koordináció biztosításához.

Számítanak a részletek

Az ingatlanok átmenetének folyamata az egyszerű feladatok támogatásától a bonyolult folyamatok irányításáig mély összehangolt erőfeszítést igényel az összes kulcsfontosságú érdekelt féltől. Az átadási folyamat szakképzett létesítménygazdálkodást (FM) és szakmailag felkészült property management szakembereket igényel. Azokban a forgatókönyvekben, ahol hiány van szakképzett személyzetből, az eszközátadás terhe gyakran kizárólag a property management team-re hárul. Alapvető fontosságú a képzett szakemberek szükségessége melletti érvelés, és ennek bizonyítása. Ez nemcsak az átmenetek kezelésének útvesztőjében való manőverezés egyik fontos darabját érinti, hanem rávilágít a folyamat bonyolultságára is.

Ha a megfelelő erőforrások a megfelelő helyeken vannak, és a csapat készségeinek és képességeinek fejlesztésébe fektetünk be, az átmenet folyamata zökkenőmentes lehet. Ezek a lépések megalapozzák egy olyan team létrehozását is, amely elég megbízható és ügyes ahhoz, hogy bármilyen átmenetet kezelni tudjon, és a potenciális kihívást a szakmai fejlődés lehetőségévé, valamint az ügyfelek számára emlékezetes élménnyé alakítsa át.

Az eszközátadások bonyolult útvesztőjében való eligazodás képessége nem kizárólag az elméleti fogalmak megértésén múlik. A property managereknek gyakorlati stratégiákat is be kell építeniük, hogy hatékonyan kezeljék ezeket a kihívásokat, és ezáltal lehetőséggé alakítsák őket. A vészhelyzeti tervek végrehajtása ezért biztonsági hálóként szolgálhat akkor, amikor zavarok lépnek fel.

Továbbá

– a nyílt és átlátható kommunikáció fenntartása minden érdekelt féllel,

– a jogi útmutatás kérése,

– az ügyfélélmény előtérbe helyezése és

– egy erős szakmai hálózat kiépítése

mind hozzájárulhat a megalapozottabb döntéshozatalhoz a hatékony átállási folyamat megvalósítása során.

A digitális átalakulás korában az ingatlangazdálkodási szoftverek és eszközök bevezetése automatizálhatja a különböző folyamatokat, ezáltal növelve a hatékonyságot és csökkentve a hibák számát. Végül, de nem utolsósorban, elengedhetetlen az átfogó és naprakész dokumentáció vezetése, amely értékes forrást biztosít az előrehaladás nyomon követéséhez és az esetleges viták vagy félreértések megoldásához.

A vezetés létfontosságú szerepet játszik a sikeres átmenetben. Fontos azonban felismerni, hogy a hatékony vezetés nem csak az irányításról szól, hanem a meghallgatásról, a megértésről és az alkalmazkodásról is. Az olyan kultúra ösztönzésével, amelyben a visszajelzéseket értékelik és a rugalmasságot ápolják, az ingatlankezelők hatékonyabban vezethetik át csapataikat az átmeneteken. Ezen erőfeszítések révén olyan vezetőket fejlesztünk, akik fokozzák a kommunikációt, elősegítik a folyamatos tanulást, támogatják az empátiát, hatékony visszajelzési mechanizmusokat vezetnek be, és ösztönzik a türelmet és a rugalmasságot egyaránt.

Azzal, hogy ezeket a kihívásokat lehetőségnek tekintik, és elkötelezettek maradnak a kivételes tapasztalatok nyújtása mellett, az ingatlanszakemberek nemcsak a zökkenőmentes átmenetet biztosíthatják, hanem egy erősebb és rugalmasabb csapat alapjait is lerakhatják.

Amennyiben a menedzsment nem kívánja felvállalni mindezeket a feladatokat, vagy arra akar koncentrálni, ami eredetileg sikeressé tette a vállalatot, akkor természetesen lehetőség van kiszervezésre, outsourcing-re, vagyis külső cégek igénybevételére is. Ahogyan az ingatlanoknak is sokféle típusa van, úgy a property manager vállalatoknak is.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2024. július 30.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

Property management and handover

The process of taking over a newly built property is a complex and multifaceted task that requires considerable expertise and attention. It is the responsibility of the property manager to take all the necessary steps to ensure the takeover and efficient operation. Thorough preparation, condition assessment, financial analysis, communication with tenants, maintenance work, compliance with legal requirements and insurance management all contribute to maintaining the value of the property and ensuring the satisfaction of the tenants or occupants.