Az EFCI és a UNI ajánlásai tisztítási szolgáltatások beszerzésére

Az útmutatót az Európai Tisztítóipari Szövetség (EFCI) és a UNI Europa dolgozta ki az Európai Bizottság pénzügyi támogatásával, és célja, hogy segítse a vásárlókat a pályáztatási folyamatban azáltal, hogy rávilágít a minőségi szolgáltatások választásának előnyeire. Mivel a tisztítási, tisztítás-technológiai szolgáltatási ágazat európai szociális partnerei közösen készítették el, egyedülálló megközelítést kínál a legjobb érték kiválasztásához, tükrözve a takarítási ágazat tapasztalatait. Ugyanezen okból kifolyólag ez az útmutató azt javasolja, hogy az ágazatot partnernek kell tekinteni a szolgáltatások beszerzésének folyamatában.

Ezzel az útmutatóval a szociális partnerek célja, hogy segítsenek az olvasóknak abban, hogy megértsék, hogyan vonják be és mérjék a minőségi és szociális szempontokat beszerzési folyamatukba. Míg a takarítási szolgáltatások minőségét a műszaki érdem és a szakmai felkészültség határozza meg, addig a szociális szempontok közé tartozik a kollektív szerződések és a jó foglalkoztatási feltételek tiszteletben tartása. Mind a minőségi, mind a társadalmi szempontok ugyanannak az éremnek a két oldalát képviselik. Ha ezeket nem vesszük figyelembe, akkor valószínűleg a vállalatok közötti tisztességtelen verseny és a munkavállalók szociális dömpingje lesz a szabály.

A 48 oldalas dokumentum releváns fejezeteinek fordítását a BIG-HAUSE Kft. részletekben teszi közzé, kezdve napjaink egyik legégetőbb kérdésével, a szolgáltatás minőségének garantálásával és ellenőrzésével, már az ajánlatkérés során is.

Legjobb érték kiválasztása

Útmutató magán- és közszervezetek számára
Tisztítási szolgáltatásokra vonatkozó szerződések megítélése

Az Európai Tisztítóipari Szövetség (EFCI) és az UNI Europa

Selecting Best Value

A Guide for Private and Public Organisations
Awarding Contract for Cleaning Services

című dokumentumának részlete (II. rész, 24. oldaltól).

Minőségellenőrzések

A minőségi rendszerek objektív és szubjektív értékeléseken is alapulnak, amint azt fentebb kifejtettük, és különböző eszközöket használnak a minőségi szint fenntartása érdekében. Az ellenőrzések strukturált mechanizmust kínálnak az egyeztetett minőségi szint garantálására és a hiányosságok megelőzésére.

Ezért célszerű, hogy a pályázati felhívás a következőket tartalmazza:

– A belső és külső ellenőrzések gyakoriságát

– Az ellenőrzések lebonyolításának felelősségének megosztását a menedzser csapat között

– Az ellenőrzési módszereket, például a belső ellenőrzéseket általában speciálisan elkészített táblázatok használatával végzik, amelyeknek meg kell felelniük a szerződés követelményeinek.

– Rendszereket a minőségi szabványoktól lefelé történő eltéréseknek az orvoslására a lehető leggyorsabban és a minőség javítása érdekében.

– Az ellenőrzési eredmények értékelésének gyakoriságát és módszereit, annak felmérése, hogy szükséges-e szerszámok, gépek, tisztítószerek beszerzése vagy beruházása a szükséges minőségi szabványok eléréséhez

– A minőség dokumentálását, például az ellenőrzési eredmények igazolása révén

    – Azokat az utasításokat, amelyekkel a vezetőknek rendelkezniük kell a minőségbiztosítási vizsgálatok elvégzéséhez.

A megrendelők minőségbiztosítási akkreditációs tanúsítványt kérhetnek az ajánlattevőktől, ha azt relevánsnak tartják.

1. táblázat
A szerződéskezelésre és a műveletekre vonatkozó minőségi kritériumok

– A szerződésmenedzser és a vezetői csapat felépítése, szervezettsége és képességei
– A szerződésmenedzser és a vezetői csapat szerződésspecifikus know-how-ja
– Elérhetőség
– Válaszidő
   – A beavatkozás gyorsasága

– Operatív tervezési módszertan és beosztási módszertan
– A tisztítási folyamat elindítása
– Szállítási feltételek
– Tartalék kapacitás
– Általános- és megrendelőspecifikus eljárások
– Beszámolás
   – Helyszínnel és ügyféllel kapcsolatos kommunikáció
   – Válasz a megrendelő speciális igényeire
   – Válasz a megrendelő további kéréseire

– Ügyintézési, számlázási, humánerőforrás-gazdálkodási támogató szolgáltatások

– Az ellenőrzések gyakorisága
– Felelősségmegosztás
– A minőségi dokumentálása
– Rendszerek a lefelé eltérő minőségi feltételek javítására
– Minőségfejlesztési rendszer
– Hogyan és milyen gyakorisággal értékeli a megrendelő a szerződés teljesítését

– Ezeket a kritériumokat indokolni kell
– A vonatkozó európai és nemzeti jogszabályok keretein belül kell maradniuk

FELSZERELÉS

A tisztítóeszközök a tisztításhoz használt különféle gépeket és eszközöket jelentik, mint például a mopok, az automata eszközök és a porszívók.

A jó minőségű szolgáltatások biztosítása érdekében ajánlatos a szerződésben előírni, hogy:

– Minden használandó tisztítóeszköz megfelel annak a helynek és felületnek, amelyen használni kívánják

– Ahol speciális berendezésekre van szükség, a szerződésben rögzíteni kell, hogy a vállalat hozzáfér-e ehhez a berendezéshez, vagy kifejezetten a szerződéshez vásárolják.

– A berendezés biztonságos használatára és karbantartására vonatkozóan oktatás történik. Ez döntő fontosságú mind az azt használó személy, mind a használati hely biztonságának védelme szempontjából

– A vállalkozó rendelkezésre bocsáthat megfelelő egyenruhát és biztonsági felszerelést a különböző tisztítóeszközök és -termékek használatához

– A vállalkozó biztosítani tudja a berendezések és anyagok megfelelő karbantartását

A „szerződéses infrastruktúra” kifejezés itt minden olyan berendezésre és termékre vonatkozik, amelyet a szerződések végrehajtásakor használnak.

TERMÉKEK

A szerződésben hivatkozni kell a használandó tisztítószerekre. Javasoljuk, hogy az ajánlattevők igazolják a vevőnek, hogy képesek biztosítani:

– Számos tisztítási módszert a különféle felületek kezelésére a törvényi és minőségi követelményeknek megfelelően

– Különféle tisztítószereket a helyiség igényeinek és felületeinek megfelelően

– A személyzet képzését a különböző termékek alkalmazásához

– Annak igazolását, hogy a felhasználni kívánt termékek megfelelnek a jogilag kötelező egészségügyi, biztonsági és környezetvédelmi követelményeknek, valamint a vásárló további minőségi követelményeinek

A vásárlóknak fontolóra kell venniük a környezetbarát tisztítószerek használatát a fenntarthatóság és az energiahatékonyság előmozdítása érdekében. Ezt például úgy lehet elérni, ha LCC-t használnak a takarítási szolgáltatások költségének meghatározásához.

1. táblázat:
A szerződésmenedzsmentre és a műveletekre vonatkozó minőségi kritériumok

– A tisztító gépek és -anyagok karbantartásáról és megfelelő használatáról történő gondoskodás
– Az épület adottságaihoz igazodó tisztítóeszközök és módszerek
– Egyenruha és biztonsági felszerelés
– Speciális biztonsági oktatás

– Alkalmazott tisztítási módszerek
– Használt tisztítószerek
– Környezeti, egészségügyi és higiéniai megfontolások

4. SZAKASZ: ÉRTÉKELÉSI ÚTMUTATÓ ÉS INTERAKTÍV ESZKÖZ

Ez a rész egy felhasználóbarát eszközt foglal magában, amelynek célja, hogy segítse a vevőket a takarítási szolgáltatásokkal kapcsolatos igényeik meghatározásában. Az eszköz egy könnyen használható keretrendszert tartalmaz az értékek/pontszámok hozzárendeléséhez a vevő számára fontos különböző kritériumokhoz. Célja, hogy a vevők számára maximális önállóságot biztosítson a számukra és az elvégzendő magántakarítási szolgáltatások szempontjából különösen fontos minőségi kritériumok meghatározásában.

Az útmutató 3. szakaszában foglaltak szerint minden ajánlati felhívásnak háromlépcsős eljárást kell követnie, amelyben az ajánlatokat meghatározott kizárási, kiválasztási és odaítélési kritériumok szerint értékelik.

A kizárási és kiválasztási kritériumok célja csupán az, hogy kizárják azokat a cégeket a pályázati eljárásból, amelyek:

– Nem teljesítették a törvényben előírt adó- vagy társadalombiztosítási kötelezettségeiket, és nem tekinthetők pénzügyileg stabilnak

– Nem felelnek meg a kiválasztási kritériumoknak méretük vagy szakértelmük, valamint minőségi szolgáltatásnyújtási képességük tekintetében – különösen a személyzet, a műszaki kapacitás és a szakmai alkalmasság, valamint az innováció vonatkozásában

Végül azt javasoljuk, hogy a legjobb érték szerinti szerződés odaítélése a következő lépésekkel valósuljon meg.

1. Alkalmazza a jogszabályokban előírt MEAT-kritériumokat és minőségi kritériumokat, és tartózkodjon attól, hogy az árat használja a beszerzés kulcsmutatójaként. Szektorunkban az ár-elemen alapuló beszerzés gyakran jelentős hatással van a takarítószemélyzet munkakörülményeire és társadalmi jóllétére, és azt is jelentheti, hogy egészségük és biztonságuk nem biztosított. Ezenkívül tisztességtelen versenyt teremt a vállalatok között, amelyek következésképpen nem képesek minőségi szolgáltatásokat biztosítani.

2. Biztosítani kell a munkajog és a szociális normák tiszteletben tartását: ezek kulcsfontosságúak egy munkaintenzív ágazatban, amilyen például a takarítási szolgáltatások ágazata.

3. Az abnormálisan alacsony ajánlatokat utasítsa el, mivel azok tisztességtelen versenyhez vezetnek a takarítócégek között, rossz munkakörülményekhez a munkavállalók számára és esetleg szociális dömpinghez.

4. Kerülje az elektronikus aukciót a takarítási szolgáltatások beszerzésekor. Bár az új szabályok lehetővé teszik ezek alkalmazását, a szociális partnerek azt javasolják, hogy kerüljék ezeket, mivel az árak leszorítására szolgálnak, és nem járulnak hozzá a minőségi takarítási szolgáltatások beszerzéséhez.

5. A szerződések odaítélésekor az egyik lehetőség lehet az a lehetőség, hogy a költségelem fix ár formájában valósuljon meg, amely alapján az ajánlattevők csak a minőségi elemeken versenyeznek. A szociális partnerek elismerik, hogy ez lehet egy lehetőség, de nem ez a takarítási szolgáltatások beszerzésének általános módja.

6. Ha nemzeti jogszabályai ezt lehetővé teszik, éljen olyan kizárási okokkal, amelyek lehetővé teszik olyan ajánlatok kizárását, amelyek nem felelnek meg a szociális vagy munkajogi kötelezettségeknek.

1. LÉPÉS – VÁLLALATOK KIVÁLASZTÁSA EGY MINŐSÉGI SZOLGÁLTATÁSHOZ

A legjobb ár-érték arányú ajánlatok kiválasztásához a vevőknek az alábbi kritériumokat javasoljuk használni:

– Gazdasági és pénzügyi helyzet és alkalmasság a szakmai tevékenység végzésére: Ez a feltétel akkor teljesíthető, ha a cég igazolja a megfelelő szakmai nyilvántartásokba való felvételét, az adott tagállamban takarítási tevékenység végzésére vonatkozó engedélyét, valamint igazolja bizonyos minimum éves forgalom teljesítését, és információkat az éves beszámolójukkal kapcsolatosan.

– Technikai kapacitás: Ez a kritérium a vállalat szerződéskezelési és működési tervezési kapacitására vonatkozik, úgymint a vezetői csapat tapasztalata, az operatív tervezési módszertan, a back office szolgáltatások és a minőségellenőrzések.

– Szakmai alkalmasság (takarítószemélyzet): Ez a kritérium leginkább a takarítószemélyzetre vonatkozik, valamint azokra a módszerekre, amelyekkel a vállalat a megfelelő munkakörnyezetet biztosítja, mint például a kiválasztás, a toborzás, a képzések, valamint az egészségügyi és biztonsági feltételek.

Az alábbi táblázat azt javasolja, hogyan kérhet igazolást erre a háromra:

PONTOZÁSI MÓDSZER AZ 1. LÉPÉSHEZ

A kiválasztási szakaszban a vásárlók:

– vagy rögzítik a kiválasztani kívánt ajánlattevők maximális számát, és a legmagasabb pontszámot elérőnek ítélik oda a szerződést;

– vagy meghatározzák az elérendő minimális pontszámot (esetleg a fenti három kritérium mindegyikében) a kiválasztáshoz.

A kiválasztási eljárást egyértelműen fel kell tüntetni a pályázati felhívásban.

PÉLDA

A vevő összesen 60 pontot állít be a kiválasztási kritériumokhoz, majd elosztja:

– 18 pont a gazdasági és pénzügyi helyzet és a szakmai tevékenység folytatására való alkalmasság kategóriában
– 18 pont a technikai kapacitásra
– 24 pont a szakmai alkalmasságra, amelyet a vásárló a következő táblázatban határoz meg.

Ez a táblázat példát mutat a szakmai alkalmasságért járó pontok kiosztására a személyzetre és annak munkakörülményeire vonatkozó különböző kritériumok szerint, amint azt a 3. szakasz szemlélteti.

PRIORITÁSOK

A problémamentes indítási vagy átvételi időszak biztosításához elengedhetetlen, hogy a takarítók rendelkezzenek az iparágban szerzett tapasztalattal

Bizonyos tevékenység-specifikus tapasztalat szükséges, mivel a takarítási környezet speciális készségeket igényel

Megfelelő információknak kell rendelkezésre állniuk a személyzet fluktuációjáról és a hiányzások mértékéről

 A takarítóknak képzésben kell részesülniük a szolgáltatás minőségének garantálása érdekében

A kulcsfontosságú személyzetnek tevékenység-specifikus képzésben kell részesülnie, hogy tudatában legyen a takarítási környezet jelentette kihívásoknak

A szerződés olyan készségek alkalmazását követeli meg, amelyek folyamatosan fejlődnek. Rendszeres képzést kell biztosítani, hogy a készségek naprakészek legyenek

A címlapkép forrása: Cleaningbestvalue.eu
Utolsó módosítás: 2023. június 19.