Facility/Property management blog

   

Dokumentumok kezelése és tárolása napjainkban

A modern üzleti környezet egyre inkább digitális irányba halad, azonban számos vállalat még mindig jelentős mennyiségű fizikai dokumentumot kezel. Ezek tárolása, kezelése és megőrzése komoly kihívásokat jelenthet, különösen a helyigény, a biztonság és a hozzáférhetőség szempontjából. Ennek a tehernek az enyhítése érdekében egyre több cég mérlegeli, hogy digitális vagy fizikai formában tárolja megőrzendő dokumentumait, illetve a vonatkozó döntés meghozatala után mérlegeli azt is, hogy kiszervezi-e a fizikai dokumentumok kezelését és megőrzését egy erre szakosodott szolgáltatónak.

Sok vállalkozás gondolja úgy, hogy dokumentumaik digitalizálása és a teljesen digitális jövő felé tett lépés egy „mindent vagy semmit üzlet”, de ez nem mindig van így – írja a Facilites Manager Journal február elején megjelent cikkének a szerzője. Ez az írás adja az apropóját annak, hogy ezen a héten a facility managementnek ennek a meglehetősen háttérbe szoruló ágával, az archiválási szolgáltatásokkal foglalkozzunk, jóllehet a BIG-HAUSE Kft. nem végez ilyen tevékenységet.

Számos oka lehet annak, hogy miért nem jött létre a papírmentes iroda. A gyakori ok egyszerűen az, hogy az emberek szeretik a papírt, és szeretik a tárgyi bizonyítékot a kezükben tartani. Ezenkívül a digitális átállás nem olyan egyszerű, mint amilyennek elsőre hangzik. A szervezeteknek nem is kell minden papíralapú iratot digitalizálniuk, ahogy azt eredetileg gondolták.

Ehelyett a „paper-lite” egy népszerű megoldás, amely azt jelenti, hogy a magas prioritású és nagyon „aktív” iratokat digitalizálják, miközben továbbra is ott maradnak a fizikai valóságukban, ahol ez a legköltséghatékonyabb. Sok ügyfél továbbra is előnyben részesíti a fizikai nyilvántartásokat, vagy nem rendelkezik teljes digitális hozzáféréssel, így a vállalkozásoknak továbbra is alkalmazkodniuk kell az ügyfelek preferenciáihoz.

Jogi okok

A papír alapú nyilvántartások tárolása a digitalizálás helyett jogi szempontból előnyös és néha szükséges is. A hazai szabályozáshoz hasonlóan az egyesült királyságbeli vállalkozásoknak legalább hat évig meg kell őrizniük a pénzügyi nyilvántartásokat, és egyes dokumentumokat, például a betegdokumentációkat hosszabb ideig kell tárolni, attól függően, hogy milyen jellegűek, vagy hogy vannak-e velük kapcsolatban esetleges jogi igények. Emellett jogi vizsgálatok vagy ellenőrzések esetén az eredeti papíralapú dokumentumok megléte döntő fontosságú lehet. Ha egy vállalatnak be kell mutatnia ezeket a dokumentumokat, az eredeti formában való megőrzésük biztosítja az ilyen irányú kéréseknek való megfelelést.

Védekezés a károk ellen

A fontos dokumentumok digitalizálása a sérülések elleni védelem érdekében a legbiztonságosabb választásnak tűnhet. Ez azonban nem így van. Az erre szakosodott cégek valójában sok-sok doboznyi fontos iratot tárolnak szigorúan védett létesítményekben. Mind a digitális-, mind a fizikai dokumentumok tárolása kockázatokkal jár, ezért fontos a megfelelő környezet, valamint annak a biztosítása, hogy a digitalizálási folyamat során bekövetkező károk minimalizálása érdekében hathatós intézkedések és szabványok legyenek érvényben, mint például a kifogástalan berendezések, kezelési és előkészítési eljárások.

A költségek

Az olyan dokumentumok esetében, amelyek nagy aktivitásúak, és amelyekhez több embernek kell hozzáférnie, a digitalizálás csökkenti a költségeket, és lehetővé teszi a felhasználók számára a bárhonnan és bármikor történő hozzáférést. A továbbfeldolgozáshoz használt információk gyakran költséghatékonyabban rögzíthetők és vihetők be a megfelelő ügyfélrendszerekbe, ha azokat digitális formában tárolják, mint a kézi adatokat. Ez különösen akkor hatékony, ha a digitalizálás után a technológia által vezérelt döntéshozatallal és a dokumentumok automatikus továbbításával (olyan folyamat, amely a dokumentumokat automatikusan a megfelelő személyhez vagy részleghez irányítja meghatározott kritériumok alapján) párosul.

A sokáig megtartandó dokumentumok esetében hosszú távon olcsóbb lesz digitalizálni azokat, és megsemmisíteni az eredetit. Azokat azonban, amelyek nem olyan fontosak, és amelyekhez nem kell olyan gyakran hozzáférni, vagy amelyeket nem kell hosszú ideig megőrizni, drágább lenne digitalizálni, mint hosszú távon tárolni. Ezért a szakértők az intelligens, hibrid megközelítést javasolják, amely a tevékenység, a megőrzés időtartama és a későbbi feldolgozási követelmények figyelembevételével a költséghatékonyabb információkezelési megoldást nyújtja az ügyfelek számára.

Fenntarthatóság

Az informatikai lábnyom tekintetében nincs igazi különbség a digitális és a fizikai között, mivel mindkettőhöz rendszerekre és szerverekre van szükség a szolgáltatás fenntartásához. Ráadásul a papírt mindkét megoldás esetében biztonságosan megsemmisítik és újrahasznosítják – csak a digitalizálás esetében ez hamarabb történik meg.

A papíralapú nyilvántartás további környezeti hatása, hogy a dokumentumokat fizikailag is elő kell hívni a raktárakból, aminek további negatív hatása van, és hozzájárul a nagyobb karbonlábnyomhoz. Bár ennek enyhítésére az egyik lehetőség, hogy a dokumentumokat digitálisan kérik vissza. Ha egy dokumentumot digitalizálnak, akkor azokhoz a helytől függetlenül távolról is hozzá lehet férni. Továbbá tanácsos digitalizálni minden olyan dokumentumot is, amely speciális, hőmérséklet-szabályozott környezetet igényel.

Biztonsági megfontolások

Amikor arról kell dönteni, hogy a dokumentumok elektronikus tárolása biztonságosabb-e, mint a papíralapú tárolás, ez egy kicsit összetettebb kérdés. Mindkét lehetőségnek különböző következményei vannak, és a biztonsági intézkedésektől és a digitalizálás szintjétől függenek. Bár a digitalizálás egyik fő előnye, hogy az információkhoz való hozzáférés sokkal könnyebb, ez azt is jelenti, hogy valószínűleg könnyebben hozzáférhetnek az információkhoz, vagy rosszindulatú személyek könnyebben visszaélhetnek velük, különösen annak valószínűségéhez képest, hogy valaki fizikailag be tud törni egy magas biztonsági fokozatú létesítménybe, és hozzáférhet egy adott dobozhoz. Ezért bűnügyi biztonsági szempontból valószínűleg a fizikai tárolás a legbiztonságosabb megoldás.

Másrészt, ha egy dokumentumot csak fizikai formában tárolnak, akkor nincs biztonsági mentés. Ha egy dokumentum elveszik, vagy a doboz idő előtt megsemmisül, akkor ez az információ véglegesen elveszik. Mindezeket figyelembe véve mindkét megközelítésnek megvannak a velejáró kockázatai, ezért fontos a megfelelő szabványok és intézkedések megléte annak biztosítása érdekében, hogy minden ésszerű óvintézkedés megtörténjen.

Dokumentumok rangsorolása

Számos tényező határozza meg, hogy mely dokumentumokat kell digitalizálni, és milyen fontossági sorrendben. A dokumentumok és a hozzájuk kapcsolódó relevancia megértése azt jelenti, hogy az ügyféllel együttműködve elemzést végezhetünk, és megállapodhatunk abban, hogy mely dokumentumok digitalizálásából származik a legtöbb előny.

Ezek a tényezők a következők:

 – Költségvetés és a szükséges megtérülés

A digitalizálás azonnali előzetes költségekkel jár, ezért az ügyfél költségvetésének ismerete segít annak meghatározásában, hogy a fizikai vagy a digitális a legjobb megoldás.

– A szervezet információs stratégiájának és a rendelkezésre álló digitális érettségnek a figyelembevétele:

Amennyiben a folyamatok és rendszerek nincsenek beállítva a digitális tartalom/kimenet kezelésére, akkor nincs értelme a digitalizálásnak.

– A dokumentumokhoz hozzáférésre szoruló személyek száma:

Költséghatékonyabb és hatékonyabb a digitális dokumentum, ha sok egyénnek/csapatnak van szüksége hozzáférésre, és még inkább, ha ezek távmunkások.

– Az aktivitás és a szükséges hozzáférés mértéke:

Az aktívabb dokumentumok gyorsabb megtérülést biztosítanak, mivel így nem kell minden alkalommal az eredeti papíralapú dokumentum fizikai kézbesítésével járó költségeket és időt viselni.

– Az üzleti folyamatok kiszervezése (BPO) és az információ feldolgozásának következő szakaszára gyakorolt hatás:

Ha az információnak további rendszerekben kell rendelkezésre állnia a feldolgozáshoz, vagy az ügyfél csapata számára gyors intézkedést igényel, a digitálisan rendelkezésre álló információ felgyorsítja a folyamatot, és megszünteti a kézi adatrögzítés szükségességét a következő lépcsőfokokon.

– Megőrzési idő:

Egy dokumentum digitalizálása magasabb kezdeti költséggel jár, mint a fizikai tárolás. A digitalizálás megtérülésének a dokumentum megőrzési idejéhez viszonyított időtartamának elemzése fogja meghatározni a legköltséghatékonyabb megoldást.

– Az információ kritikus fontossága:

A rendkívül fontos üzleti információkat érdemes digitalizálni, hogy az eredeti dokumentum sérülése/vesztése esetén is biztosítva legyen a biztonsági mentés.

– Jogi/szabályozási követelmények:

A fizikailag megőrzendő dokumentumok, akár digitalizálva vannak, akár nem, a digitalizálásból származó további előnyökre lesz szükség a többletköltségek igazolásához.

– Változásmenedzsment:

A kultúra megváltoztatásáról van szó, ahogy az ügyfelek a fizikai információk használatáról áttérnek a digitális információ használatára, és a hozzáférési rendszerek képzéséről.

Bár a teljes papírmentesség nem mindenki számára a legjobb megoldás, a megfelelő egyensúly megtalálása a lényeg, és a digitális jövőre való áttérés megkezdése számos előnnyel járhat a szervezet számára.

Amikor meghozták a döntést a dokumentumok tárolásának mikéntjéről, felmerül(het) a kérdés, hogyan végezzék ezt a tevékenységet hosszú távon, saját erőből valósítsák meg (in-house) vagy kiszervezzék a feladatot (out-sourcing)? Milyen előnyökkel jár, járhat a fizikai dokumentumok tárolásának kiszervezése, és milyen szolgáltatásokat nyújtanak ezek a cégek?

A kiszervezés előnyei

1. Költségmegtakarítás és hatékonyság

A dokumentumtárolás saját erőforrásból történő megoldása jelentős helyigénnyel, infrastrukturális és biztonsági követelményekkel jár. A külső szolgáltatók által kínált megoldások költséghatékonyabbak lehetnek, hiszen a cégek csak a ténylegesen használt tárolási kapacitásért és szolgáltatásokért fizetnek.

2. Biztonság és adatvédelem

A professzionális dokumentumkezelő cégek magas szintű biztonsági protokollokat alkalmaznak, így védelmet nyújtanak az illetéktelen hozzáférés, a tűz, a vízkár és más veszélyek ellen. Emellett biztosítják a jogszabályi előírásoknak való megfelelést is.

3. Könnyű hozzáférhetőség és gyors visszakeresés

A dokumentumokat rendszerezett módon archiválják, így azok szükség esetén gyorsan és hatékonyan előkereshetők. Sok szolgáltató digitális nyilvántartást is vezet, amely segíti a dokumentumok azonosítását és kezelését.

4. Időtakarékosság és munkavállalói produktivitás

A vállalatok alkalmazottai gyakran sok időt töltenek dokumentumok keresésével és kezelésével. Egy professzionális szolgáltató igénybevételével ez az idő jelentősen csökkenthető, így a munkavállalók az alapvető üzleti tevékenységekre összpontosíthatnak.

5. Megfelelőség és szabályozás

A dokumentumok kezelésére és megőrzésére vonatkozó előírások gyakran változnak. Egy szakosodott szolgáltató biztosítja, hogy a tárolás mindig megfeleljen a jogszabályoknak és iparági szabványoknak.

Milyen szolgáltatásokat nyújtanak a dokumentum- tárolásra szakosodott cégek?

A dokumentumtárolási szolgáltatók különféle megoldásokat kínálnak, amelyek az ügyfelek egyedi igényeihez igazíthatók. A leggyakoribb szolgáltatások közé tartoznak:

– Fizikai tárolás

A dokumentumokat ellenőrzött környezetben, polcokon vagy speciális tárolórendszerekben helyezik el, biztosítva azok épségét és hozzáférhetőségét.

– Digitális archiválás és nyilvántartás

A dokumentumok egy részét digitalizálhatják, így azok könnyebben kereshetők és távolról is elérhetők.

– Dokumentumkezelési rendszer és keresési szolgáltatások

Az ügyfelek igényei szerint az iratok katalogizálása és indexelése is megtörténhet, így a visszakeresés hatékonyabbá válik.

– Biztonságos megsemmisítés

A lejárt tárolási idővel rendelkező vagy feleslegessé vált dokumentumok szakszerű és biztonságos megsemmisítését is elvégzik, hogy azok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe.

– Hozzáférési és kiszállítási szolgáltatások

A cégek lehetőséget biztosítanak arra, hogy az ügyfelek igény szerint kérhessék a dokumentumok fizikai vagy digitális formában történő kiszállítását.

A fizikai dokumentumok tárolásának kiszervezése jelentős előnyöket kínál(hat) a vállalatok számára, beleértve a költségek csökkentését, a biztonság növelését és a hatékonyabb dokumentumkezelést. Az erre szakosodott szolgáltatók professzionális megoldásaikkal biztosítják a megfelelő tárolást, a gyors visszakereshetőséget és a jogszabályi megfelelést. Egy jól megválasztott szolgáltató nem csupán egyszerűsíti a dokumentumkezelési, archiválási folyamatokat, hanem hosszú távon is hozzájárulhat a vállalatok sikeres és gördülékeny működéséhez. Ezért érdemes megfontolni a dokumentumtárolás kiszervezését, különösen azoknak a szervezeteknek, amelyek nagymennyiségű iratot kezelnek nap mint nap.

A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2025. február 25.
© Kérjük a szerkesztőségeket, hogy bejegyzésünk átvételekor hitvatkozásként jelöljék meg (linkkel) a Property/Facility Management Blog-ot és/vagy a BIG-HAUSE Kft-t!

Document management and storage today

The modern business environment is increasingly digital, but many companies still manage a significant amount of physical documents. Storing, managing and preserving these can be challenging, particularly in terms of space, security and accessibility. To alleviate this burden, more and more companies are considering whether to store their documents in digital or physical form, or, once the decision has been made, whether to outsource the management and preservation of physical documents to a specialist service provider.